6 Möglichkeiten, mehr aus Microsoft Planner herauszuholen

Microsoft Planner ist recht einfach zu bedienen, aber einige seiner nützlicheren Funktionen stehen nicht im Vordergrund. Wenn Sie nur Aufgaben erstellen und verschieben, haben Sie sechs Möglichkeiten, um mehr aus Planner herauszuholen. Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen.

Benachrichtigungen über Aufgaben erhalten

Wenn Sie Planner bereits mit Ihrem Outlook verbunden haben, erhalten Sie bereits Benachrichtigungen über Fälligkeitstermine. Wenn Sie dies jedoch nicht getan haben oder wissen möchten, wann Ihnen Elemente zugewiesen wurden, gibt es eine zusätzliche Benachrichtigungsfunktion.

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad Einstellungen Microsoft Planner und wählen Sie dann die Option «Benachrichtigungen».

Dadurch wird das Fenster mit den Benachrichtigungsoptionen geöffnet. Wählen Sie eine der Benachrichtigungseinstellungen und dann die Schaltfläche «Speichern».

Wenn Sie «Jemand weist mir eine Aufgabe zu» wählen, werden Sie per E-Mail, Microsoft Teams (wenn Sie Teams haben) und mit mobilen Push-Benachrichtigungen (wenn Sie das installiert haben) benachrichtigt App, die wir Ihnen später in diesem Artikel zeigen werden). Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn Sie in einem Team arbeiten, auch wenn nur Sie und Ihr Partner Planner verwenden, um die Aufgaben zu erledigen.

Wenn Sie Planner noch nicht mit Ihrem Outlook verbunden haben, werden Sie durch die Option «Eine mir zugewiesene Aufgabe ist verspätet, heute fällig oder in den nächsten 7 Tagen fällig» per E-Mail benachrichtigt, wenn Sie mit Ihren Aufgaben verspätet sind. Diese Funktion funktioniert sehr gut, sagt Ihnen jedoch immer wieder, dass eine Aufgabe zu spät ist. Dies kann großartig sein, wenn Sie Schwierigkeiten haben, Termine einzuhalten und Erinnerungen zu benötigen, aber es kann auch zu viel sein, wenn Sie sich dadurch demotiviert fühlen.

Wir sind Fans von Systemen, die Ihnen dabei helfen, Dinge zu erledigen. Daher bevorzugen wir die letztere Option, aber diese Wahl ist definitiv eine persönliche Präferenz.

Fügen Sie Ihren Favoriten einen Plan hinzu

Wenn Sie Planner verwenden, werden Ihre Pläne im Abschnitt «Letzte Pläne» der Seitenleiste angezeigt.

Wenn Sie nur einen oder zwei Pläne haben, ist dies in Ordnung. Wenn Sie jedoch mehrere Pläne haben – und insbesondere, wenn Sie sich in einer Unternehmensumgebung befinden, in der Sie möglicherweise unerwartet zu Plänen hinzugefügt werden -, kann der Abschnitt „Letzte Pläne“ ziemlich schnell unhandlich werden .

Sie können stattdessen Pläne zum Abschnitt «Favoriten» der Seitenleiste hinzufügen. Auf diese Weise haben Sie die Kontrolle darüber, welche Pläne Sie sehen, was das Auffinden Ihrer wichtigen Pläne erheblich erleichtert.

Um einen Plan in den Bereich Favoriten zu verschieben, klicken Sie auf das Sternsymbol neben dem Plannamen.

Dadurch wird Ihr Plan sofort in den Favoritenbereich der Seitenleiste verschoben.

Um einen Plan aus Ihren Favoriten zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Sternsymbol. Der Plan wird dann wieder im Abschnitt «Letzte Pläne» angezeigt.

Ändern Sie die Aufgabengruppierungen

Standardmäßig sind Ihre Aufgaben in den von Ihnen verwendeten Buckets gruppiert: Aufgaben, In Bearbeitung, Fertig und alle anderen von Ihnen erstellten Buckets. Dies ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu gruppieren. Planner bietet Ihnen daher die Möglichkeit, Aufgaben anhand ihrer Eigenschaften wie Fälligkeitsdatum, Verantwortlicher, Priorität usw. zu gruppieren.

Um Ihre Aufgabengruppierungen zu ändern, klicken Sie oben rechts in der Benutzeroberfläche auf die Schaltfläche „Nach Bucket gruppieren“.

Wählen Sie eine andere Eigenschaft aus, nach der Ihre Aufgaben gruppiert werden sollen, und sie werden automatisch neu angeordnet. Wenn Sie beispielsweise «Priorität» auswählen, werden Ihre Aufgaben in neuen Prioritätsbereichen zusammengefasst.

Um Ihre Aufgaben wieder in den ursprünglichen Buckets anzuzeigen, klicken Sie einfach auf «Gruppieren nach» und wählen Sie «Bucket».

Diese Funktion ist sehr nützlich, um Aufgaben in Datumsreihenfolge oder, wenn Sie in einem Team arbeiten, nach Beauftragten anzuzeigen, damit Sie sehen können, wer überfordert ist und wer nicht genug Arbeit hat. Wenn Sie das farbige Beschriftungssystem verwenden, um ein Projekt zu verfolgen, können Sie alle Aufgaben für dieses Projekt anzeigen, indem Sie einfach nach Beschriftungen gruppieren.

Filtern Sie die Aufgaben nach bestimmten Eigenschaften

Das Gruppieren ist eine Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu organisieren. Sie können sie jedoch auch filtern, um nur die Aufgaben anzuzeigen, die Sie sehen möchten. In einem Teamplan ist dies hilfreich, um nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben oder nur die Aufgaben für ein bestimmtes Label anzuzeigen.

Um die Aufgaben zu filtern, klicken Sie oben rechts auf „Filter“.

Klicken Sie auf einen der Eigenschaftsnamen, um einen Wert zum Filtern auszuwählen. Wir werden nach dem Wert «Dringend» in der Eigenschaft «Priorität» filtern.

Der Plan zeigt nun nur die Aufgaben an, die die Priorität „Dringend“ haben.

Sie können so viele Filter gleichzeitig anwenden, wie Sie möchten, sodass Sie beispielsweise nach dringenden Aufgaben mit einem gelben Etikett filtern können, das Jane zugewiesen wurde und beispielsweise nächste Woche fällig ist.

Wenn die Eigenschaften nicht spezifisch genug sind, können Sie auch nach Schlüsselwörtern innerhalb der Aufgaben filtern.

Dies zeigt jede Aufgabe an, die das Schlüsselwort an einer beliebigen Stelle im Titel hat. Um den Filter zu löschen, klicken Sie erneut auf „Filter“ und wählen Sie dann die Schaltfläche „Löschen“.

Je mehr Aufgaben in Ihrem Planer enthalten sind, desto nützlicher wird das Filtern.

Generieren Sie Statistiken zu Ihrem Plan

Wenn Sie ein Manager sind, der über die Arbeit Ihres Teams berichten muss, wissen Sie, wie wichtig Statistiken sind. Der Planer bietet einige grundlegende Diagramme, mit denen Sie den aktuellen Status Ihres Plans so verstehen können, dass die Berichterstellung einfach ist.

Um auf die Planerdiagramme zuzugreifen, klicken Sie oben im Plan auf Diagramme.

Auf diese Weise erhalten Sie einige visuelle Darstellungen des aktuellen Plans.

Außerdem erhalten Sie eine Aufschlüsselung der Aufgaben nach Priorität und Beauftragten weiter unten auf der Seite. Diese Diagramme sind bis zu einem gewissen Punkt nützlich, aber nicht besonders detailliert oder anpassbar. Dazu müssen Sie Ihren Plan nach Excel exportieren, wo Sie die Diagramme selbst erstellen oder die Tabelle in ein Tool wie einfügen können Power BI um die Statistiken für Sie zu zeichnen.

Um den Plan zu exportieren, klicken Sie auf die drei Punkte oben im Plan und wählen Sie dann «Plan nach Excel exportieren».

Dadurch wird eine Tabelle erstellt, die eine Momentaufnahme der Daten über den Plan und die Aufgaben enthält, mit der Sie mit jedem gewünschten Tool visuelle Darstellungen Ihres Plans erstellen können.

Installieren Sie die Planner Mobile App

Wenn Sie Ihre Pläne unterwegs überprüfen möchten, benötigen Sie die Planer mobile App. Microsoft hat es sehr einfach gemacht, es zu erhalten, ohne in Ihren App Store gehen zu müssen. Klicken Sie einfach auf den Link «Get The Planner App» unten in der Seitenleiste.

Dies öffnet ein Fenster, in dem Sie Ihre Telefonnummer eingeben können. Microsoft sendet dann einen Download-Link an den entsprechenden App Store. Wenn Sie Ihre Telefonnummer nicht verwenden möchten oder es sich um ein Tablet ohne Telefonnummer handelt, können Sie stattdessen eine E-Mail-Adresse angeben.

Installieren Sie die App wie gewohnt, und jetzt können Sie Ihre Arbeit im Auge behalten, ohne einen Laptop mitnehmen zu müssen.