Zusammenarbeit an Dokumenten über das Internet

Sie müssen sich nicht um denselben Computer drängen oder Dateien per E-Mail hin- und herschicken, wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten möchten. Sie können alle dieselbe Kopie des Dokuments bearbeiten – Sie können es sogar gemeinsam in Echtzeit bearbeiten.

Wir empfehlen Google Docs, da es eine ausgereiftere Lösung für die Zusammenarbeit ist und wir damit die meisten Erfahrungen haben. Office Online von Microsoft hat kürzlich Funktionen für die gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit erhalten, sodass es auch einen Blick wert sein könnte.

Google Dokumente

Google Docs ist die Office-Suite von Google. Wie bei den meisten Google-Diensten handelt es sich um eine kostenlose Anwendung, auf die Sie über Ihren Webbrowser zugreifen. Dateien, die Sie in Google Docs erstellen, werden in Google Drive gespeichert und mit Ihrem Google-Konto verknüpft. Da diese Dateien online und nicht auf Ihrem Computer gespeichert sind, können Sie das Dokument ganz einfach für andere Personen freigeben. Google kontrolliert das Dokument und kann anderen Personen Zugriff darauf geben.

Um Google Docs für die Zusammenarbeit zu verwenden, gehen Sie zum Google Drive-Website und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie den Dokumenttyp aus, an dem Sie arbeiten möchten, um ein neues Dokument zu erstellen. Sie können auch ein vorhandenes in Google Drive gespeichertes Dokument öffnen oder ein Dokument von Ihrem Computer hochladen.

Klicken Sie bei geöffnetem Dokument auf die Schaltfläche Teilen. Sie können mit der Maus über diese Schaltfläche fahren, um zu sehen, wer Zugriff auf dieses Dokument hat.

Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie an dem Dokument zusammenarbeiten möchten. Personen, die Sie hinzufügen, verfügen standardmäßig über Bearbeitungsberechtigungen, Sie können sie jedoch auch darauf beschränken, das Dokument nur zu kommentieren oder anzuzeigen. Die Berechtigung «Kann anzeigen» ist nützlich, wenn Sie ein Dokument nur Personen zeigen möchten.

Standardmäßig erhalten Personen eine E-Mail, wenn Sie das Dokument für sie freigeben. Die E-Mail enthält einen Link zum Dokument, damit sie es gemeinsam mit Ihnen bearbeiten können. Wenn Sie nicht an dem Dokument arbeiten, ist das in Ordnung – sie können es bearbeiten und Sie sehen ihre Änderungen, wenn Sie später zum Dokument zurückkehren.

Wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, sehen Sie mehrere Cursor für die Texteingabe. Sie sehen in Echtzeit, was andere Personen in das Dokument eingeben, sodass Sie an einem komplizierten Dokument zusammenarbeiten können, ohne sich zu begegnen und später widersprüchliche Bearbeitungen lösen zu müssen. Es gibt sogar eine Chat-Funktion, mit der Sie mit Ihren Co-Autoren sprechen können.

Um eine Liste der für Sie freigegebenen Dokumente anzuzeigen, klicken Sie in Google Drive auf die Kategorie Für mich freigegeben.

Office Online

Office Online von Microsoft war früher als Office Web Apps bekannt. Es ist eine völlig kostenlose, webbasierte Version von Microsoft Office, auf die Sie in Ihrem Browser zugreifen. Da es sich um eine Web-App handelt, handelt es sich nicht um das vollständige Microsoft Office und ist stärker eingeschränkt. Sie können mit den Desktop-Versionen von Microsoft Office zusammenarbeiten, aber es ist einfach keine so ausgereifte Lösung für die Zusammenarbeit, wie sie Google Docs bietet. Beispielsweise kann bei der Zusammenarbeit in Office 2013 nur eine Person gleichzeitig an demselben Absatz arbeiten.

Office Online ist verfügbar unter Office.com. Es erfordert ein Microsoft-Konto und speichert Ihre Dokumente im Dateispeicherdienst OneDrive (früher bekannt als SkyDrive) von Microsoft.

Besuchen Sie zunächst die Office Online-Website und öffnen Sie die App Ihrer Wahl – oder besuchen Sie die OneDrive-Website und öffnen Sie ein vorhandenes Dokument. Klicken Sie bei geöffnetem Dokument oben auf der Seite auf die Schaltfläche Freigeben. Sie können auch auf das Menü DATEI im Menüband klicken, auf Freigeben klicken und für Personen freigeben auswählen.

Geben Sie die E-Mail-Adressen ein, mit denen Sie teilen möchten, und wählen Sie die Berechtigungen aus, die Sie erteilen möchten. Sie können auswählen, ob Personen, für die Sie das Dokument freigeben, das Dokument bearbeiten können und ob sie dazu ein Microsoft-Konto benötigen.

Die Personen, für die Sie das Dokument freigeben, erhalten E-Mail-Einladungen mit einem Link zu Ihrem Dokument. Sie können das Dokument öffnen, auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken und in Word Online bearbeiten auswählen, um daran zu arbeiten. Sie können die Liste der Personen verwalten, die über die Berechtigung zum Anzeigen oder Bearbeiten des Dokuments im Bereich „Freigeben“ verfügen.

Es gibt eine Vielzahl anderer Möglichkeiten, über das Internet in Echtzeit an denselben Dokumenten zu arbeiten, aber Sie sind wahrscheinlich besser dran, bei diesen Funktionen für die Zusammenarbeit zu bleiben. Sowohl Google Docs als auch Office Online machen dies einfach und enthalten leistungsfähige Office-Apps, mit denen Sie arbeiten können.