Connect with us

Wie man

Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit in Office 2016

Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit in Office 2016

Microsoft Office 2016 hat seine Kollaborationsfunktionen verbessert, sodass mehrere Autoren in Echtzeit an einem Dokument arbeiten können. Sie können ein Dokument in OneDrive freigeben und anzeigen, wer daran arbeitet, und sogar einen Link erhalten, um anderen einen einfachen Zugriff auf das Dokument zu ermöglichen.

In diesem Artikel verwenden wir Word, um zu veranschaulichen, wie Sie an Dokumenten zusammenarbeiten. Diese Funktion für die Zusammenarbeit in Echtzeit ist jedoch auch in Excel und PowerPoint verfügbar.

Öffnen Sie zunächst das Dokument, das Sie teilen möchten, und klicken Sie in der Multifunktionsleiste in der oberen rechten Ecke des Word-Fensters auf die Schaltfläche „Teilen“.

HINWEIS: Bevor Sie Ihr Dokument für die Freigabe einrichten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr OneDrive-Konto über einen freigegebenen Ordner verfügt. Oder Sie können den Ordner „Öffentlich“ verwenden, der standardmäßig in Ihrem Konto vorhanden ist.

Der Bereich „Teilen“ wird angezeigt. Um das Dokument in dem Ordner zu speichern, den Sie in Ihrem OneDrive-Konto freigegeben haben, klicken Sie auf „In Cloud speichern“.

Wählen Sie auf dem Backstage-Bildschirm „Speichern unter“ den freigegebenen Speicherort aus, an dem Sie Ihr Dokument speichern möchten, oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, um einen Speicherort in Ihrem OneDrive-Konto auszuwählen, der nicht in der aktuellen Liste enthalten ist.

Navigieren Sie bei Bedarf zum freigegebenen Ordner im Dialogfeld „Speichern unter“. Wenn Sie den Namen der Datei ändern möchten, geben Sie im Bearbeitungsfeld „Dateiname“ einen neuen Namen ein. Klicken Sie auf „Speichern“.

Sie kehren zum Dokument zurück und der Bereich „Freigeben“ verbindet sich und ermöglicht es Ihnen, Personen einzuladen, die Datei entweder anzuzeigen oder zu bearbeiten oder einfach nur anzuzeigen. Um jemanden einzuladen, an dem Dokument mitzuarbeiten, geben Sie die E-Mail-Adresse dieses Benutzers in das Bearbeitungsfeld „Personen einladen“ ein. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus, ob sie „Bearbeiten“ oder „Kann anzeigen“ sind. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Nachricht senden möchten, geben Sie diese in das Feld „Nachricht einschließen“ ein. Um das Dokument zu teilen, klicken Sie auf „Teilen“.

Der Benutzer wird der Liste der Personen hinzugefügt, für die Sie das Dokument freigegeben haben.

Sie können auch festlegen, ob Sie Änderungen automatisch „Immer“ oder „Nie“ teilen oder bei jeder Änderung gefragt werden („Nachfragen“), indem Sie eine Option aus der Dropdown-Liste „Änderungen automatisch teilen“ auswählen.

Der Benutzer, für den Sie das Dokument freigegeben haben, erhält eine E-Mail ähnlich der folgenden Abbildung. Sie klicken auf „In OneDrive anzeigen“, um auf das Dokument zuzugreifen.

HINWEIS: Sie können ganz einfach einen Link zum freigegebenen Dokument abrufen, damit Sie es per E-Mail an Benutzer senden können, indem Sie unten im Bereich „Freigeben“ auf „Freigabelink abrufen“ klicken.

Im Bereich „Teilen“ werden zwei Schaltflächen angezeigt. Wenn Sie einen Link senden möchten, der es einem Benutzer ermöglicht, das Dokument anzuzeigen und zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Link zum Bearbeiten erstellen“. Um einen Link zu senden, der es einem Benutzer nur erlaubt, das Dokument anzuzeigen, aber nicht zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Nur-Anzeige-Link erstellen“.

Das Feld „Link bearbeiten“ wird angezeigt, das die URL für den Zugriff auf das Dokument mit den entsprechenden Berechtigungen enthält. Klicken Sie rechts neben dem Feld auf die Schaltfläche „Kopieren“, um die URL zu kopieren, damit Sie den Link beispielsweise in einer E-Mail teilen können.

Durch Klicken auf den Link, den der Benutzer per E-Mail erhält, wird das Dokument in der Online-Version der entsprechenden Office 2016-App geöffnet.

Wenn der Benutzer mit der Bearbeitung des Dokuments beginnt, wird ein Popup angezeigt, das Ihnen mitteilt, dass ein Gast dieses Dokument bearbeitet.

Von der anderen Person vorgenommene Änderungen werden in Ihrer Instanz des Dokuments als hervorgehobener Text angezeigt.

Wenn Sie einem Benutzer erlaubt haben, ein Dokument zu bearbeiten, und dann Ihre Meinung geändert haben, können Sie die Berechtigungen für diesen Benutzer ganz einfach ändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Benutzers in der Liste und wählen Sie „Berechtigung ändern auf: Kann anzeigen“. Sie können auch in die andere Richtung gehen und einem Benutzer die Berechtigung erteilen, das Dokument zu bearbeiten, nachdem er ihm nur das Anzeigen erlaubt hat.

Wenn Sie mit der Freigabe des Dokuments für einen Benutzer fertig sind, können Sie dem Benutzer nicht mehr erlauben, das Dokument anzuzeigen oder zu bearbeiten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Benutzers in der Liste und wählen Sie „Benutzer entfernen“ aus dem Popup-Menü.

Um den Bereich „Teilen“ zu schließen, klicken Sie auf das „X“ in der oberen rechten Ecke des Bereichs.

Egal, ob Sie an einem großen oder kleinen Projekt arbeiten, diese neue Zusammenarbeitsfunktion in Office 2016 mit Echtzeitbearbeitung und Cloud-Integration mit OneDrive ist leistungsstark.

Continue Reading
Click to comment

Leave a Reply

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Tendencia