Was BCC ist und warum Sie eine schreckliche Person sind, wenn Sie es nicht verwenden

Nur wenige Annehmlichkeiten im modernen digitalen Workflow sind so weit verbreitet, werden aber so weithin ignoriert (oder direkt missbraucht) wie die E-Mail-BCC-Funktion. Wenn Sie sich des Missbrauchs oder der Vernachlässigung seiner Macht schuldig machen (und die Chancen stehen gut), ist es an der Zeit, Buße zu tun und dabei Spam zu reduzieren und die Privatsphäre Ihrer Freunde und Familie zu schützen.

Was ist BCC und woher kommt es?

In jedem E-Mail-Client gibt es drei Adress-Slots: TO, CC und BCC, die für „[deliver] to“, „Kopie“ bzw. „Blind-Kopie“. Diese Bezeichnungen sind ein Überbleibsel aus der Welt, die der elektronischen Post vorausging: physische Briefe und Memos.

In Geschäftsnotizen aus der Mitte des Jahrhunderts gab es beispielsweise einen TO-Slot für den Hauptempfänger, einen CC-Slot für Personen, die an der Kommunikation teilnehmen mussten, aber nicht die Hauptempfänger waren, und einen dritten Slot, BCC, für, Personen, die ebenfalls an der Kommunikation teilnehmen mussten, deren Identität jedoch aus irgendeinem Grund aus den an die Empfänger in den TO- und CC-Adressschlitzen verteilten Memos vorenthalten wurde.

Mit dem Aufkommen der elektronischen Post wurden die gleichen Konventionen, die in Papierpost und Memos verwendet wurden, kopiert, sowohl aus Vertrautheit als auch weil sie nützlich blieben, obwohl die Nachricht nicht mehr physisch kopiert und zugestellt wurde.

Wenn diese Konventionen jahrzehntelang vor dem Aufkommen der E-Mail bestanden haben und auch in der Zwischenzeit etwa ein halbes Jahrhundert weiterbestehen, wo entsteht dann das Problem? Es gibt zwei Formen des BCC-Missbrauchs: passiv-aggressives blindes Durchschreiben (die bösartige Form von Ärger) und das Versäumnis, blindes Durchschreiben zum Schutz der Privatsphäre zu verwenden (Probleme, die aus Unwissenheit entstehen). Werfen wir einen Blick darauf, wie und warum man sie vermeiden kann.

Sagen Sie Nein zu passiv-aggressivem blindem Carbon Copying

Der schlimmste Nutzen der Blindkopie besteht darin, einen Mitarbeiter passiv aggressiv zu umgarnen. Diese Art von BCC-Missbrauch tritt auf, wenn Mitarbeiter auf die BCC-Funktion zurückgreifen, um indirekt auf ihre Kollegen zu schimpfen, sich an ihrem Chef zu laben oder sich anderweitig an dysfunktionalen Hijinks am Arbeitsplatz zu beteiligen.

Ein Mitarbeiter könnte beispielsweise seinen Chef als BCC-Adressaten in einer E-Mail angeben, die er an einen anderen Mitarbeiter sendet, damit dieser sieht, dass er mit dem anderen Mitarbeiter kommuniziert oder der andere Mitarbeiter einer Verpflichtung nicht nachkommt oder Frist. Diese Art von geheimer Kommunikation mit Eichhörnchen ist am Arbeitsplatz im Allgemeinen verpönt, und wir befürworten keine Art von Verhalten, das eine kleinliche und passiv-aggressive Arbeitsumgebung hervorbringt.

Unser einziger Rat zu diesem Thema ist: Hör auf damit.

Sofern nicht Ihre Personalabteilung oder Ihr Chef zu Ihnen kommt und Sie anweist, Ihre Kommunikation zu BCC zu führen, sollten Sie die Praxis vermeiden.

Wenn Personen außerhalb der primären Kommunikation auf dem Laufenden gehalten werden müssen, auch höher gelegene, besteht die beste Vorgehensweise darin, sie als CC-Adressaten aufzunehmen und die TO-Adressaten darüber zu informieren, wer und aus welchem ​​Grund aufgenommen wurde.

Dies schafft nicht nur einen reiferen Dialog am Arbeitsplatz, sondern hilft Ihnen auch, ein besonders peinliches Ereignis zu vermeiden: Wenn Ihr Chef oder ein anderer BCC-Empfänger die Antwort-Alles-Funktion nutzt, entlarvt er sich effektiv und zeigt, dass er in den Inhalt eingeweiht wurde der vorherigen E-Mail. Versuchen Sie, das dem Kollegen zu erklären, gegen den Sie sich am Wasserkühler verschworen haben.

Glücklicherweise ist die Zahl der Personen, die die BCC-Funktion böswillig verwenden, gering, was uns zu denen führt, die den Großteil des Missbrauchs ausmachen: die Unwissenden.

Freunde kopieren keine Freunde

Wenn die Mehrheit der Menschen die BCC-Funktion nicht böswillig als Teil einer Kampagne zur psychologischen Kriegsführung gegen ihre Mitarbeiter nutzt, wo bleibt uns dann? Es lässt uns mit den Leuten zurück, die unwissentlich es versäumen, die BCC-Funktion überhaupt zu verwenden.

Warum ist die BCC-Funktion so wichtig? Es ermöglicht Ihnen, eine E-Mail an jemanden zu senden, ohne dass diese Person alle anderen Empfänger der E-Mail sieht, wodurch ihre privaten Informationen effektiv geschützt werden. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Weiterleitung, die aus unseren eigenen E-Mail-Archiven stammt:

Jede blaue Unschärfe im Bild mit Datenschutzfilterung oben ist eine E-Mail-Adresse. Es gab nicht nur über 40 E-Mail-Adressen in der Liste der Weiterleitungsempfänger, in die wir aufgenommen wurden, sondern es gibt auch zwei Sätze von übrig gebliebenen Weiterleitungsblöcken in der weitergeleiteten E-Mail (siehe oben), die 13 bzw. 8 E-Mail-Adressen enthalten. Das bedeutet, dass der gesamte Text der E-Mail über 60 E-Mail-Adressen enthält.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht: „Na und? Was macht es aus?» Es ist aus mehreren Gründen wichtig. In erster Linie geht es um das einfache Thema Datenschutz und den respektvollen Umgang mit der Privatsphäre der Personen auf Ihrer Kontaktliste (sei es Freunde, Familie oder Geschäftspartner). Es versteht sich von selbst, dass die Leute, die mit Dutzenden ihrer Freunde und Bekannten Weiterleitungen und Massen-E-Mails abfeuern, sich nicht die Zeit nehmen, jeden dieser Dutzende von Empfängern persönlich zu kontaktieren und zu fragen, ob sie ihre Kontaktinformationen mit allen anderen auf der Seite teilen möchten Adressatenliste. Es ist absolut respektlos, Kontaktinformationen ohne die Zustimmung der betreffenden Person weiterzugeben.

Es wird umso respektloser und lästiger, je vielfältiger die Menschenmenge ist, die Sie per E-Mail versenden. Wenn Sie zehn Personen in einer kleinen Bürgerorganisation, die sich bereits kennen, eine E-Mail senden, ist das Problem möglicherweise strittig. Wenn Sie Lehrer sind und Dutzenden (wenn nicht Hunderten) von Schülern zusätzliches Material per E-Mail schicken, teilen Sie plötzlich die persönlichen Kontaktinformationen vieler Personen mit vielen anderen Personen, mit denen sie möglicherweise nicht teilen möchten .

Schlimmer noch, wenn jemand versehentlich auf «Allen antworten» auf eine der E-Mails klickt, die Sie mit vollständig geladenen TO- und CC-Slots versenden, ist das bestenfalls relativ harmlos, aber es verschwendet sicherlich die Zeit aller anderen, wenn sie die E-Mail öffnen, um zu sehen, was es Neues gibt in der Diskussion. Im schlimmsten Fall kann die E-Mail, wie es in Unternehmen auf der ganzen Welt schon oft vorgekommen ist, ein Eigenleben entwickeln, wenn Hunderte von Mitarbeitern antworten, streiten und auf andere Weise mit der E-Mail interagieren. Eine solche Reply-All-Kettenreaktion kann Tausende von E-Mails umfassen und sogar Flame-Wars auslösen (einen solchen Flame-War bei Tandem Computers gab es im späten 20.

Zweitens und praktischer für diejenigen unter Ihnen, die sich weniger um eine gute E-Mail-Etikette und den Schutz der Privatsphäre Ihrer Freunde kümmern könnten, erstellen diese Art von Massen-E-Mails versehentlich kleine Listen mit E-Mail-Adressen, die von bösartiger Software und Spammern gesammelt werden können. Wenn Ihre E-Mail-Adresse in einer riesigen E-Mail-Weiterleitung landet, die sprichwörtlich in der ganzen Welt verschickt wird, können Sie sicher sein, dass Sie irgendwann auf einer Spam-Liste landen werden. Schlimmer noch, wenn einer der Benutzer, der Ihre weitergeleitete E-Mail in seinem Posteingang landet, von Malware getroffen wird, die sich über Kontaktlisten und E-Mail-Adressen im Posteingang repliziert, erhalten Sie wahrscheinlich eine bösartige E-Mail den Weg zu dir zu finden.

BCC mit Bedacht einsetzen

Wenn Sie im letzteren Lager sind und die BCC-Funktion ignorieren, fragen Sie sich wahrscheinlich, was Sie tun können, um die oben beschriebenen Datenschutz- und Sicherheits-Fauxpas zu vermeiden. Machen Sie sich keine Sorgen, sobald Sie sich bewusst sind, wie schrecklich es ist, die BCC-Funktion zu ignorieren, wird schnell klar, was Sie tun müssen, um sich von Ihrem früheren schlechten E-Mail-Verhalten zu befreien.

Zunächst und vor allem fragen Sie sich zunächst: „Muss ich diese E-Mail wirklich an alle in meiner Kontaktliste senden? Dreißig von ihnen? Jeder von ihnen?» Die Antwort auf diese Fragen für die meisten E-Mails lautet: Nein. Nein, Sie müssen keine persönliche E-Mail versenden oder an alle in Ihrer Kontaktliste weiterleiten.

Zweitens, wenn Sie einen legitimen Grund haben, vielen Leuten gleichzeitig eine E-Mail zu senden. Wenn Sie zum Beispiel zu einem neuen E-Mail-Anbieter wechseln oder Ihre neue Postadresse an hunderte Ihrer Freunde und Verwandten senden möchten, ist es nur sinnvoll, deren Adressen in den BCC-Slot einzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Übel des Massen-TO/CC-E-Mailings beseitigt werden: Die E-Mail-Adressen aller Empfänger werden geheim gehalten, es besteht keine Möglichkeit, dass ein Spam-Bot oder eine Malware auf dem Computer eines Empfängers die E-Mail eines anderen Empfängers erntet und Wenn einer von ihnen Ihnen antworten muss, um eine Frage oder ähnliches zu stellen, wird er seine Frage oder seinen Kommentar nicht an jede andere Person weitergeben.

BCC erhöht die Privatsphäre, erhöht die Sicherheit und reduziert den Posteingang, den Ihre Freunde und Mitarbeiter durchwaten müssen. Es gibt absolut keinen Grund, die Verwendung zu vermeiden, wenn dies so einfach ist, wie die Adressen in einen anderen Adressschlitz zu legen.