Connect with us

Schule

Verwenden von Kommentaren zum Anzeigen von Änderungen in einem Dokument

Verwenden von Kommentaren zum Anzeigen von Änderungen in einem Dokument

Zusätzlich zur Verwendung von „Änderungen verfolgen“, um alle Revisionen in einem Dokument zu protokollieren (siehe Lektion 2), können Sie anstelle der Änderung des tatsächlichen Textes oder Layouts auch Feedback geben.

Vielleicht möchten Sie einem anderen Prüfer eine Frage stellen oder vorschlagen, einen Abschnitt hinzuzufügen oder einen Abschnitt zu verschieben. Kommentare sind der richtige Weg. Kommentare sind eine sehr nützliche, zerstörungsfreie Methode – dh sie ändern den Inhalt oder die Struktur eines Dokuments nicht, um einen Punkt zu vermitteln oder eine Frage zu stellen.

Während erfahrene Word-Mitarbeiter wahrscheinlich Kommentare in Verbindung mit der Funktion „Änderungen verfolgen“ verwenden, muss „Änderungen verfolgen“ nicht aktiviert sein, um einem Dokument Kommentare hinzuzufügen.

In dieser Lektion werden wir das Kommentieren in Word vollständig behandeln. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Kommentare hinzufügen, auf Kommentare antworten, Kommentare als erledigt markieren, schnell durch Kommentare navigieren und diese löschen.

Wir werden auch eine Funktion diskutieren, mit der Sie direkt mit anderen Gutachtern kommunizieren können, die Kommentare hinzugefügt haben. Beginnen wir dann damit, zu diskutieren, wie man tatsächlich einen neuen Kommentar erstellt!

Erstellen Sie einen neuen Kommentar

Um einen neuen Kommentar in einem Dokument zu erstellen, markieren oder platzieren Sie den Cursor in dem Text, den Sie kommentieren oder platzieren möchten. Klicken Sie dann auf die Registerkarte „Überprüfen“ und dann im Abschnitt „Kommentare“ auf „Neuer Kommentar“.

clip_image001

Am rechten Rand oder im Markup-Bereich befindet sich ein Kommentarfeld. Geben Sie Ihren Kommentar in das Kommentarfeld ein.

clip_image003

Die Markup-Ansichten, über die wir in Lektion 2 gesprochen haben, gelten auch für Kommentare. Wenn Sie sich in der Ansicht „Alle Markups“ befinden, gibt es immer eine Linie (gestrichelt oder durchgehend) vom Text zum Kommentar, unabhängig davon, ob der Kommentar oder der Text ausgewählt ist oder nicht, wie oben gezeigt. Wenn Sie sich jedoch in der Ansicht „Einfaches Markup“ befinden, gibt es keine Zeile vom Text zum Kommentar, es sei denn, Sie bewegen die Maus über den Kommentar oder der Cursor befindet sich im Kommentar.

clip_image005

Kommentare im Markup-Bereich ausblenden

Wenn Ihr Dokument viele Kommentare enthält, kann es hilfreich sein, diese auszublenden und nur eine Markierung im Text anzuzeigen, die angibt, dass ein Kommentar hinzugefügt wurde. Sie können dies mithilfe der Ansicht „Kein Markup“ oder „Original“ im Abschnitt „Nachverfolgung“ der Registerkarte „Überprüfen“ tun, wie in Lektion 1 beschrieben.

Sie können jedoch auch festlegen, dass nur Revisionen inline angezeigt werden, wodurch auch Kommentare ausgeblendet werden. Klicken Sie dazu im Abschnitt „Nachverfolgung“ der Registerkarte „Überprüfen“ auf „Markup anzeigen“ und wählen Sie „Sprechblasen“ und dann „Alle Revisionen inline anzeigen“.

clip_image007

Am Ende des Textes, der bei der Eingabe des Kommentars hervorgehoben wurde, oder an der Stelle des Cursors befindet sich eine Markierung mit der ersten Initiale des Überprüfers und der Nummer des Kommentars, die angibt, dass ein Kommentar eingegeben wurde. Wenn Sie mit der Maus über die Kommentarmarkierung (oder den hervorgehobenen Text) fahren, wird der zugehörige Kommentar über dem Text angezeigt.

clip_image008

Wenn Sie einen neuen Kommentar hinzufügen, während die Option „Alle Revisionen inline anzeigen“ ausgewählt ist, wird links neben dem Text der Überprüfungsbereich mit dem Cursor unter Ihrem Namen als Prüfer angezeigt. Geben Sie Ihren Kommentar direkt in das Überprüfungsfenster ein.

clip_image009

Der „Überprüfungsbereich“ wird auch verwendet, während alle Revisionen inline angezeigt werden, um Kommentare zu bearbeiten. Doppelklicken Sie einfach auf die Kommentarmarkierung, um den entsprechenden Kommentar im „Überprüfungsbereich“ anzuzeigen und zu bearbeiten.

clip_image010

Sie können einen Kommentar auch bearbeiten, während alle Revisionen inline angezeigt werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Kommentarmarkierung klicken und im Popup-Menü die Option „Kommentar bearbeiten“ auswählen. Sie können dieses Kontextmenü auch verwenden, um auf einen Kommentar zu antworten, einen Kommentar zu löschen oder einen Kommentar als erledigt zu markieren. All dies wird später in dieser Lektion erläutert.

clip_image011

Um das Markup erneut inline anzuzeigen, wählen Sie im Dropdown-Menü „Markup anzeigen“ erneut die Option „Sprechblasen“ aus und wählen Sie dann entweder „Revisionen in Sprechblasen anzeigen“ oder „Nur Kommentare anzeigen und in Sprechblasen formatieren“.

clip_image013

Auf einen Kommentar antworten

Zusätzlich zum Hinzufügen eigener Kommentare möchten Sie möglicherweise auch auf Kommentare anderer Prüfer antworten. Das Antworten auf einen Kommentar ist ein einfacher Vorgang, insbesondere wenn Kommentare in Sprechblasen im „Markup-Bereich“ angezeigt werden. Klicken Sie im Kommentarfeld auf die Schaltfläche „Antworten“.

clip_image014

Die Antwort wird unter dem Kommentar eingerückt, auf den Sie antworten.

clip_image015

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den Kommentar klicken und im Popup-Menü die Option „Auf Kommentar antworten“ auswählen.

clip_image016

Sie können sogar im Abschnitt „Kommentare“ der Registerkarte „Überprüfen“ auf „Neuer Kommentar“ klicken, während sich der Cursor in dem Kommentar befindet, auf den Sie antworten möchten.

HINWEIS: Wenn die Option „Alle Revisionen inline anzeigen“ ausgewählt ist, können Sie auf einen Kommentar antworten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Kommentarmarkierung klicken und im Popup-Menü „Auf Kommentar antworten“ auswählen.

clip_image017

Einfache Kommunikation mit anderen Gutachtern

Die Überprüfung und Zusammenarbeit von Dokumenten setzt eine gute Kommunikation zwischen den Überprüfern voraus. Für alle neuen Dokumente, die in Word 2013 erstellt wurden, enthält jeder Kommentar ein Bild des Überprüfers, sofern verfügbar, und einen Namen. Wenn kein Bild verfügbar ist, wird ein allgemeines Bild eingefügt.

Klicken Sie auf das Bild, um auf die „Personenkarte“ zuzugreifen, mit der Sie den Prüfer per E-Mail, Instant Messaging (IM), Telefon oder Video kontaktieren können, sofern verfügbar. Die für einen Prüfer verfügbaren Informationen hängen davon ab, ob dieser Prüfer in einem Microsoft-Konto oder in Office 365 angemeldet ist, wie auf der Microsoft Office-Website angegeben:

„Wenn Sie sich mit einem Microsoft-Konto oder einer Benutzer-ID für Office 365 bei Microsoft Office anmelden, fügt Word jedem von Ihnen erstellten Dokument und Kommentar eine eindeutige Nummer hinzu. Wenn jemand, der das Dokument öffnet, den Namen und die E-Mail-Adresse der von Ihnen verwendeten ID anzeigen kann (z. B. ein Kollege in Ihrer Organisation, der die Berechtigung hat, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse anzuzeigen), zeigt Word dieser Person den Namen und die E-Mail-Adresse an Adresse, um Sie als Autor zu identifizieren und alle Kommentare, die Sie speichern. Andernfalls zeigt Word der Person Ihren Namen und die Initialen aus der Registrierung an, um Sie als Autor zu identifizieren, sowie alle Kommentare, die Sie speichern. Die eindeutige Nummer ist für Personen, die das Dokument öffnen, nicht sichtbar und wird nur verwendet, um den Namen und die E-Mail-Adresse abzurufen, die mit der ID verknüpft sind, mit der Sie sich bei Office angemeldet haben. “

In unserem Beispiel ist die Person nicht sofort verfügbar. Klicken Sie daher auf den Abwärtspfeil „Kontaktkarte öffnen“, um auf die Kontaktkarte zuzugreifen.

clip_image018

Alle Kontaktinformationen, die Sie für den ausgewählten Prüfer haben, werden auf der Kontaktkarte angezeigt. In unserem Fall haben wir eine E-Mail-Adresse unter IM, sodass wir dem Prüfer eine E-Mail senden können. Wir müssen sie jedoch manuell per E-Mail versenden, da sie derzeit nicht verfügbar sind.

clip_image019

Markieren Sie einen Kommentar als erledigt

Wenn Sie mit einem Kommentar fertig sind, möchten Sie ihn möglicherweise nicht löschen, da er möglicherweise nützliche Inhalte enthält. Es ist jedoch hilfreich zu verfolgen, was Sie getan haben und woran Sie noch arbeiten. Zu diesem Zweck können Sie in Word einen Kommentar als erledigt markieren und den Kommentar in den Hintergrund stellen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Kommentar und wählen Sie im Popup-Menü die Option „Kommentar als erledigt markieren“.

clip_image020

Der Kommentar wird verkleinert und ist ausgegraut, sodass er Ihnen nicht im Weg steht. Jetzt können Sie feststellen, welche Kommentare angesprochen wurden und welche nicht.

clip_image021

Wenn Sie den vollständigen Text eines als erledigt markierten Kommentars sehen möchten, bewegen Sie die Maus über den sichtbaren Text des Kommentars. Ein Popup mit dem vollständigen Kommentar wird mit dem Namen des Überprüfers und dem Datum angezeigt, an dem der Kommentar abgegeben wurde.

clip_image022

Sie können den vollständigen Kommentar auch anzeigen, indem Sie auf den Abwärtspfeil im Kommentarfeld klicken. Ein Popup-Fenster „Kommentare“ zeigt die Kommentare und Antworten in ausgegrautem Text an. Klicken Sie auf das „X“, um das Popup zu schließen.

clip_image024

HINWEIS: Wenn die Option „Alle Revisionen inline anzeigen“ ausgewählt ist, können Sie einen Kommentar als erledigt markieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Kommentarmarkierung klicken und im Popup-Menü „Kommentar fertig markieren“ auswählen.

clip_image025

Durch Kommentare navigieren

Wenn Sie nur alle Kommentare in Ihrem Dokument lesen möchten, verwenden Sie die Schaltflächen „Zurück“ und „Weiter“ im Abschnitt „Kommentare“ der Registerkarte „Überprüfen“.

clip_image026

Öffnen Sie den Überprüfungsbereich

Wir haben den „Überprüfungsbereich“ weiter oben in diesem Abschnitt kurz erwähnt. In diesem Bereich können Sie alle Revisionen und Kommentare in einem Dokument anzeigen.

Um den „Überprüfungsbereich“ manuell zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Überprüfungsbereich“ im Abschnitt „Nachverfolgung“ der Registerkarte „Überprüfung“. Beachten Sie, dass sich auf der rechten Seite der Schaltfläche „Überprüfungsbereich“ ein Abwärtspfeil befindet. Wenn Sie darauf klicken, können Sie festlegen, dass der Überprüfungsbereich vertikal oder horizontal angezeigt wird. Wenn Sie einfach auf die Schaltfläche klicken, lautet die Standardeinstellung „Vertikal“.

clip_image027

Der Überprüfungsbereich kann auch „abgedockt“ werden. Dies bedeutet, dass der Bereich aus Word entfernt und über das Programm oder außerhalb des Programmfensters „verschoben“ werden kann. Bewegen Sie dazu die Maus über die Überschrift „Revisionen“ im Bereich, bis ein Fadenkreuz angezeigt wird. Klicken Sie auf den Bereich und ziehen Sie ihn an die gewünschte Stelle.

clip_image028

Bei vertikaler Anzeige wird links neben dem Text das Überprüfungsfenster angezeigt.

clip_image029

Horizontal wird es unter dem Text angezeigt.

clip_image031

Um zu einem Kommentar in Ihrem Dokument zu springen, klicken Sie einfach im „Überprüfungsbereich“ darauf. Der Cursor springt dann zu dieser Stelle in Ihrem Dokument.

Unabhängig davon, ob Sie das Überprüfungsfenster vertikal oder horizontal anzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „X“ in der oberen rechten Ecke des Fensters, um es zu schließen.

Kommentare löschen

Wir haben Ihnen gezeigt, wie Sie einen Kommentar als erledigt markieren, wenn Sie ihn angesprochen haben und ihn aus dem Weg räumen möchten. Was ist jedoch, wenn Sie den Kommentar überhaupt nicht mehr möchten? Sie können Kommentare einfach löschen. Wählen Sie dazu einen Kommentar aus, indem Sie in den Text des Kommentars klicken, und klicken Sie dann im Abschnitt „Kommentare“ der Registerkarte „Überprüfen“ auf „Löschen“.

clip_image032

Um alle Kommentare in Ihrem Dokument zu löschen, klicken Sie auf die untere Hälfte der Schaltfläche „Löschen“ und wählen Sie „Alle Kommentare im Dokument löschen“ aus dem Dropdown-Menü.

HINWEIS: Wenn mehr als ein Kommentar gleichzeitig auf dem Bildschirm angezeigt wird, können Sie „Alle angezeigten Kommentare löschen“ auswählen, um alle aktuell angezeigten Kommentare zu löschen.

clip_image033

HINWEIS: Wenn die Option „Alle Revisionen inline anzeigen“ ausgewählt ist, können Sie einen Kommentar löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Kommentarmarkierung klicken und im Popup-Menü „Kommentar löschen“ auswählen.

clip_image034

Überprüfen Sie ein Dokument auf verbleibende Kommentare und nachverfolgte Änderungen

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie alle Überarbeitungen und Kommentare in einem Dokument behandelt haben, möchten Sie möglicherweise überprüfen, ob Sie etwas verpasst haben. Dies kann mit dem in Lektion 1 beschriebenen „Dokumenteninspektor“ erreicht werden.

Öffnen Sie den „Dokumentinspektor“, wie wir Ihnen in Lektion 1 gezeigt haben. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für „Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen“. Klicken Sie unten im Dialogfeld auf „Prüfen“.

clip_image035

Die Prüfergebnisse zeigen Ihnen, was gefunden wurde. In unserem Fall wurden nur Revisionszeichen gefunden, da wir alle Kommentare im vorherigen Abschnitt gelöscht haben. Klicken Sie auf „Alle entfernen“, um alle Kommentare und Überarbeitungen aus Ihrem Dokument zu entfernen.

Wir werden in Version 5 über Versionen sprechen und Anmerkungen sind nur verfügbar, wenn Word auf einem Tablet-PC verwendet wird.

clip_image036

Sie sollten eine Meldung sehen, dass alle Elemente erfolgreich entfernt wurden. Klicken Sie auf „Schließen“, um das Dialogfeld zu schließen, wenn Sie alle Elemente entfernt haben.

clip_image037

Als nächstes…

Dies bringt uns zum Ende von Lektion 3. Sie sollten ziemlich genau wissen, wie Sie mit Kommentaren Fragen an andere Prüfer stellen, Feedback geben und Ihre nachverfolgten Änderungen erläutern können.

In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Sie verhindern können, dass andere Prüfer Änderungen an der Formatierung vornehmen, und wie Sie die Art der Bearbeitungsänderungen einschränken können, die sie vornehmen können. Anschließend werden wir erläutern, wie Sie Ihr Dokument mit einem Kennwort schützen können, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Continue Reading
Click to comment

Leave a Reply

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Tendencia