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Verwenden von Erwähnungen in Microsoft Office 365-Kommentaren

Verwenden von Erwähnungen in Microsoft Office 365-Kommentaren

Wenn Sie einem Word-Dokument, einer Excel-Tabelle oder einer PowerPoint-Präsentation Kommentare hinzufügen, können Sie in Office 365 einen anderen Benutzer mit dem @ -Zeichen erwähnen (wie bei den meisten Chat-Apps). Hier erfahren Sie, wofür Office 365 erwähnt wird und wie Sie sie effektiv verwenden können.

Erwähnungen sind nur dann sinnvoll, wenn Sie mit anderen Personen arbeiten. Obwohl Sie sie mit einem persönlichen Office 365-Abonnement (O365) verwenden können, müssen Sie diesem Abonnement weitere Personen hinzufügen, damit sie viel nutzen können. Dies bedeutet, dass Erwähnungen in einer Organisation, in der jeder eine O365-Lizenz besitzt, in der Regel nützlicher sind.

Sie werden niemals Word, Excel oder PowerPoint als Chat-Apps verwenden, aber das bedeutet nicht, dass Sie die Datei, die Sie überprüfen, verlassen möchten, um dem Autor eine Nachricht zu senden. Bisher konnten Sie einer Office-Datei Kommentare hinzufügen, die jeder andere Benutzer mit Zugriff auf diese Datei lesen kann. Dies hängt jedoch davon ab, dass er die Datei öffnet und die Kommentare liest. Mit Erwähnungen können Sie proaktiv jemandem eine Nachricht senden.

Diese Nachricht könnte eine Frage („Sandra, können Sie bestätigen, dass diese Zahlen korrekt sind?“), Eine Bearbeitung („John, dieser Abschnitt ist zu wortreich, können Sie ihn bitte kürzen.“) Oder einfach ein Kommentar („Jean , liebe diese Folie, das ist wirklich effektiv “). Was auch immer es ist, eine Erwähnung sendet dieser Person automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Kommentar. Kein Warten mehr darauf, dass jemand die Datei öffnet, „nur für den Fall“, dass Sie einen Kommentar hinzugefügt haben!

Wir werden dies mit Word demonstrieren, aber der Prozess ist in Excel und PowerPoint genau der gleiche.

Wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten, und klicken Sie dann auf Einfügen> Neuer Kommentar (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Neuer Kommentar“).

Das "Neuer Kommentar" Option im Menü Einfügen.

Geben Sie im angezeigten Kommentarfeld „@“ und den Namen der Person ein, die Sie erwähnen möchten. Schreiben Sie den Rest Ihrer Nachricht auf und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Posten“.

Ein Kommentar mit der Erwähnung hervorgehoben.

Und das war’s, du hast jemanden erwähnt.

Die von Ihnen erwähnte Person erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, in der Ihr Kommentar, der von Ihnen kommentierte Text und eine Schaltfläche angezeigt werden, mit der Sie direkt zu Ihrem Kommentar im Dokument gelangen.

Ein Beispiel für die Kommentar-Benachrichtigungs-E-Mail.

Erwähnungen im Allgemeinen funktionieren in den mobilen Apps, Web-Apps und Desktop-Clients von Microsoft für Word, Excel und PowerPoint.

Die E-Mail-Benachrichtigung verfügt über zusätzliche Funktionen, die auch jeden Kommentarthread und den umgebenden Dokumentkontext anzeigen und Ihnen die Möglichkeit geben, auf den Kommentar aus der E-Mail zu antworten.

Diese zusätzliche Funktionalität ist in den mobilen Apps und Web-Apps für Word, Excel und PowerPoint sowie im Excel-Client verfügbar (Version 1911 oder höher für Windows, Version 16.31 oder höher für Mac). E-Mail-Benachrichtigungen von den Word- und PowerPoint-Client-Apps erhalten diese zusätzliche Funktionalität irgendwann im Jahr 2020.

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