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Verwenden Sie stattdessen OHIO, um Ihre E-Mails zu durchsuchen

Verwenden Sie stattdessen OHIO, um Ihre E-Mails zu durchsuchen

NicoElNino/Shutterstock

Email ist weder tot Noch obsolet. Es nimmt tatsächlich zu um 10+ Milliarden E-Mails pro Tag und zu viele davon landen in Ihrem Posteingang. Hier erfahren Sie, wie Sie einen Griff bekommen und sich nicht von ihnen überwältigen lassen.

Wenn Ihr Posteingang eine Wüste aus minimalistischem Weiß ist und Sie schnell mit gelegentlichen E-Mails umgehen, die es wagen, die makellose Ordnung zu beschmutzen, ist dies wahrscheinlich nichts für Sie. Wir haben noch viele weitere Dinge zu lesen, die Sie interessieren werden. Aber wenn Sie einen Posteingang mit Hunderten, Tausenden oder sogar Zehntausenden von E-Mails haben, brauchen Sie eine Möglichkeit, die Dinge unter Kontrolle zu bekommen. „Inbox Zero“, das darauf abzielt, Ihren Posteingang leer zu halten, liegt im Trend – aber wir haben eine überlegene Lösung.

Wir werden uns auf ein System konzentrieren, das als OHIO oder „Nur einmal behandeln“ bekannt ist, aber nicht so, dass viele Leute es falsch interpretiert haben. OHIO ist ein Informationsmanagement-Prinzip, das einfach gesagt besagt, dass Sie Informationen nur so oft wie nötig verarbeiten sollten – idealerweise einmal. Als Effizienzhilfe ist dies sehr nützlich. Aber wie bei allen guten Ideen haben einige Leute es auf die Spitze getrieben und OHIO als goldene Regel gepredigt, die wörtlich genommen werden muss. Dies ist sowohl unnötig als auch kontraproduktiv, insbesondere im Umgang mit E-Mails.

Was bedeutet „OHIO“?

„Nur einmal verarbeiten“ bedeutet nicht, dass Sie eine E-Mail einmal lesen und nie wieder lesen sollten – das macht keinen Sinn. Manchmal müssen Sie eine E-Mail mehrmals lesen, um sie zu verstehen, insbesondere wenn der Absender die Kürze nicht versteht. OHIO bedeutet auch nicht, dass Sie den Inhalt der E-Mail nie wieder sehen sollten, wenn sie den Posteingang verlassen hat. Das macht auch keinen Sinn, denn es zwingt Sie, auf jede E-Mail sofort zu antworten, ohne sich Gedanken über Ihre aktuellen Prioritäten oder Verantwortlichkeiten zu machen.

Was „Nur einmal bearbeiten“ bedeutet, ist, dass Sie, nachdem Sie die E-Mail verstanden haben, mit ihr umgehen – „mit ihr umgehen“ – und sie dann entweder löschen oder archivieren sollten. Möglicherweise sehen Sie die Informationen in der E-Mail im Rahmen einer Aufgabenliste oder zur Vorbereitung eines Meetings noch öfter, aber Sie sollten die E-Mail nie wieder in Ihrem Posteingang sehen. Sie handhaben es nur einmal.

Warum ist OHIO nützlich?

OHIO ist ziemlich einfach zu verstehen, aber warum empfehlen wir es? Welchen Vorteil hat es, eine E-Mail in Ihrem Posteingang nur einmal zu bearbeiten? Die Antwort ist einfach: Ihr Posteingang ist kein Archiv, kein Mülleimer, kein Aktenschrank oder eine Müllhalde. Es ist ein Posteingang!

Wenn Sie Hunderte oder Tausende von E-Mails in Ihrem Posteingang haben, werden sie schnell verschüttet – und aus den Augen verloren. Es ist viel schwieriger, bestimmte E-Mails zu finden, Ihr E-Mail-Client arbeitet langsamer (selbst wenn Sie über einen Browser wie Gmail auf Ihre E-Mails zugreifen) und verbraucht Ihren Speicherplatz (was ein besonderes Problem darstellt, wenn Sie Outlook oder Apple Mail verwenden Apps auf Ihrem Telefon).

Die Quintessenz: Es macht keinen Sinn, alle Ihre E-Mails in Ihrem Posteingang zu behalten und es gibt viele gute Gründe, dies nicht zu tun. „Only Handle It Once“ ist ein System, das Sie dazu ermutigt, mit einer E-Mail fortzufahren, sobald Sie sie gelesen haben – um sie zu bearbeiten – und ob Sie die E-Mail letztendlich archivieren oder löschen, sie bleibt nicht in Ihrem Posteingang.

Was bedeutet „Handling“ genau?

„Handle“ bedeutet, dass Sie, sobald Sie die E-Mail verstanden haben, eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen:

  • Antworten Sie auf die E-Mail.
  • Leiten Sie die E-Mail weiter.
  • Organisieren Sie ein Meeting über die E-Mail.
  • Verwandeln Sie die E-Mail in ein Aufgabenlistenelement.
  • Nichts tun (wenn keine der vier oben genannten Optionen benötigt wird)

Nachdem Sie alle erforderlichen Schritte mit der E-Mail erledigt haben, löschen Sie die E-Mail oder archivieren Sie sie. Sie lassen die E-Mail nicht in Ihrem Posteingang, nachdem Sie sie bearbeitet haben.

Sie haben gerade keine Zeit, eine E-Mail zu bearbeiten? Das ist in Ordnung – Sie verfolgen Inbox Zero nicht, und eine verbleibende E-Mail in Ihrem Posteingang ist kein Fehler, sondern nur eine Aufgabe, die Sie noch nicht in Angriff genommen haben. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die E-Mail bearbeiten, wenn Sie eine Minute Zeit haben.

Okay, das macht Sinn. Wie implementiere ich OHIO?

Der einfachste Weg, OHIO zu implementieren, ist die Verwendung eines einfachen Flussdiagramms.

Ein einfaches Flussdiagramm

Sie bearbeiten jede E-Mail in Ihrem Posteingang und löschen oder archivieren die E-Mail. Das ist es.

Wenn das seltsam einfach erscheint, liegt das daran, dass es so ist. OHIO im Prinzip einfach, und auch die Umsetzung soll einfach sein. Ziel ist es, Ihnen zu helfen, Ihren Posteingang in den Griff zu bekommen, indem Sie ihn mit einem einfachen Entscheidungsprozess aufräumen. Wenn Sie sich eine E-Mail ansehen, beantworten Sie sie, leiten Sie sie weiter, richten Sie eine Besprechung darüber ein, verwandeln Sie sie in ein Aufgabenlistenelement oder tun Sie nichts, wenn keine dieser Optionen erforderlich ist. Anschließend löschen Sie die E-Mail, wenn Sie sie nicht behalten möchten, und archivieren sie, wenn Sie dies tun. Spülen und wiederholen Sie es mit der nächsten E-Mail, bis Ihr Posteingang leer ist.

Wenn dies verdächtig nach einem anderen Weg klingt, um „Posteingang Null” Dann mach dir keine Sorgen, ist es nicht. Oder zumindest nicht so, wie die Leute normalerweise von Inbox Zero denken. Ja, ein leerer Posteingang hat einige Vorteile (und Befriedigung), aber das ist hier nicht das ultimative Ziel. OHIO hilft Ihnen, die Inbox Zero-Philosophie auf den Punkt zu bringen, die darin besteht, dass Sie nur die Zeit verbringen, die Sie in Ihrem Posteingang verbringen müssen, und dies ist keine Quelle von Stress für Sie.

Es kann Tage oder Wochen dauern, Ihren Posteingang mit OHIO zu leeren, also verlieren Sie nicht den Mut. Jede E-Mail an Sie OHIO ist ein Sieg! Und solange Sie mit der E-Mail in Ihrem Posteingang zufrieden sind, geht es Ihnen gut. OHIO ist ein Prozess, kein Ziel. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, erfolgreich zu sein.

  • Versuchen Sie zunächst, mit der E-Mail von heute umzugehen. Versuchen Sie, keine E-Mails von heute in Ihrem Posteingang zu haben, wenn Sie abends die Arbeit verlassen.
  • Nehmen Sie sich jeden Freitag (oder was auch immer Ihr letzter Tag der Arbeitswoche ist) ein wenig Zeit, um alle E-Mails der vergangenen Woche zu bearbeiten, die durchgerutscht sind.
  • Richten Sie die Optionen für den Lesebereich in Outlook nach Ihren Wünschen ein oder aktivieren Sie den ausgeblendeten Vorschaubereich in Gmail.
  • Wenn Sie sich in Gmail befinden, haben Sie eine Schaltfläche zum Archivieren und eine Schaltfläche zum Löschen. Benutze sie!
  • Wenn Sie sich in Outlook befinden, richten Sie einen schnellen Schritt ein, um ein Element als gelesen zu markieren und es auf einmal zu archivieren.
  • Verwenden Sie Ihr Smartphone, um E-Mails zu bearbeiten, wenn Sie in einem Geschäft, im Zug, in einem Uber oder Lyft Schlange stehen oder wenn Sie während eines Arbeitstages Zeit haben.

Vor allem weiter so! Die E-Mail wird weiterhin kommen, aber wenn Sie mit OHIO den Überblick behalten, ist es in Zukunft viel einfacher, den Überblick zu behalten.

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