Connect with us

Wie man

Speichern von E-Mails (und anderen Elementen) als Dateien in Microsoft Outlook

Speichern von E-Mails (und anderen Elementen) als Dateien in Microsoft Outlook

Sie können Ihre Outlook-E-Mails, Kontakte und Termine als einzelne Dateien speichern. Durch Speichern dieser Elemente können Sie später schneller und einfacher darauf zugreifen. Auf diese Weise können Sie bestimmte Nachrichten bequem sichern, freigeben oder einfach zugänglich machen.

So speichern Sie eine E-Mail-Nachricht als Datei

Schauen wir uns zunächst an, wie Nachrichten in Outlook als Dateien gespeichert werden. Dies kann nützlich sein, wenn Sie eine Sicherungskopie der E-Mail auf Ihrem Computer wünschen (oder auf einen anderen Computer kopieren möchten) oder wenn Sie die Nachricht später als Vorlage für zukünftige Nachrichten verwenden möchten.

Öffnen Sie zunächst die Nachricht, die Sie speichern möchten. Klicken Sie im E-Mail-Fenster auf der Multifunktionsleiste auf das Menü „Datei“.

Wählen Sie den Befehl „Speichern unter“.

Navigieren Sie im Menü „Speichern unter“ zu dem Speicherort, an dem Sie die Datei speichern möchten, und geben Sie einen Namen für die Datei ein. Standardmäßig benennt Outlook es mit der Betreffzeile der Nachricht, aber Sie können dies nach Belieben ändern.

Sie können eine Nachricht auch über das Dropdown-Menü „Dateityp“ als verschiedene Dateitypen speichern. Der Standardwert ist das Outlook-Nachrichtenformat. Wenn Sie dies auswählen, können Sie einfach auf die Datei doppelklicken, um sie erneut in Outlook zu öffnen. Es gibt jedoch noch einige andere Optionen, aus denen Sie auswählen können:

  • Nur Text: Wenn Sie Ihre Nachricht als Nur-Text-Datei speichern, speichern Sie nur die Wörter, keine Formatierungen oder Bilder.
  • Outlook-Vorlage: Wenn Sie Ihre Nachricht als Outlook-Vorlage speichern, können Sie die Formatierung auf zukünftige E-Mails anwenden. Wenn Sie die Datei öffnen, erstellt Outlook eine neue Nachricht mit dem Inhalt der Datei, die Sie dann adressieren und unterwegs senden können.
  • HTML: Wenn Sie Ihre Nachricht als HTML-Dokument speichern, speichern Sie Ihre E-Mail, um sie auf einer Webseite anzuzeigen. Sie können die Nachricht in jedem Webbrowser öffnen.
  • MHT: Eine MHT-Datei ist eine Webseitenarchivdatei. Wie eine HTML-Datei kann sie in einem Webbrowser angezeigt werden. Im Gegensatz zu einer MHT-Datei speichert eine HTML-Datei den gesamten Text, Code, Bilder und andere Medien in einer einzigen Datei.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Und Ihre Nachricht wird jetzt als Datei gespeichert.

So speichern Sie eine E-Mail-Nachricht als PDF

Sie können Ihre E-Mail auch mit dem in Microsoft Office integrierten PDF-Drucker als PDF speichern. Das Speichern als PDF ist eine hervorragende Möglichkeit, eine Sicherungskopie einer Nachricht zu speichern, die Sie mit der richtigen Formatierung lesen können.

Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf der Multifunktionsleiste auf das Menü „Datei“.

Klicken Sie auf den Befehl „Drucken“.

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Drucker“ und wählen Sie dann die Option „Microsoft Print to PDF“.

Beachten Sie, dass die Optionen hier möglicherweise unterschiedlich sind, wenn auf Ihrem Computer eine andere App zum Erstellen von PDF-Dateien installiert ist (oder wenn Sie macOS verwenden). Wenn Sie beispielsweise Adobe installiert haben, wird wahrscheinlich die Option „Adobe PDF“ angezeigt. Das wird genauso gut funktionieren.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Drucken“.

Wählen Sie im folgenden Fenster „PDF speichern unter“ aus, wo Ihre PDF gespeichert werden soll, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern“.

Sie haben Ihre E-Mail jetzt als PDF gespeichert.

Beachten Sie außerdem, dass dieser Trick, da Sie nur in einer PDF-Rendering-Engine drucken, genauso funktioniert, um Elemente in Outlook (Kontakte, Termine usw.) in PDF zu speichern.

So speichern Sie einen Kontakt als Datei

Sie können Kontakte auch mit Outlook als Dateien speichern. Es funktioniert fast genauso wie das Speichern von Nachrichten und kann nützlich sein, um einzelne Kontakte zu sichern oder auf einen neuen Computer zu verschieben. Kontakte werden auch als Vcard Files (CVF) gespeichert – ein Format, das von vielen anderen Apps verwendet wird, die mit Kontakten arbeiten. Dies macht es auch einfach, einen Kontakt auf eine andere App zu übertragen oder die Informationen eines Kontakts an eine andere Person zu senden, damit diese in die von ihnen verwendete App importiert werden kann.

Klicken Sie im Kontaktfenster im Hauptband auf „Datei“.

Klicken Sie auf den Befehl „Speichern unter“.

Navigieren Sie im Fenster „Speichern unter“ zu dem Ort, an dem die Kontaktdatei gespeichert werden soll, und ändern Sie den Namen, wenn Sie möchten.

Genau wie bei Nachrichten können Sie hier im Dropdown-Menü „Dateityp“ einige verschiedene Dateiformate auswählen:

  • Nur Text: Wenn Sie Ihren Kontakt als Nur-Text-Datei speichern, speichern Sie nur die Wörter, keine Formatierungen oder Bilder.
  • Rich-text-Format: Wenn Sie Ihren Kontakt als Rich-Text-Datei speichern, können Sie verschiedene Formatierungsarten wie Fett- und Kursivdruck sowie Bilder in Ihrer Datei speichern. Dieses Format kann nützlich sein, wenn Sie ein Bild mit Ihrer Kontaktkarte haben.
  • Outlook-Nachrichtenformat: Wenn Sie Ihren Kontakt im Outlook-Nachrichtenformat speichern, können Sie ihn in Outlook (auch auf einem anderen Computer) öffnen und er funktioniert wie jeder andere Outlook-Kontakt. Aber dann verhält es sich genauso, wenn Sie es im Standard-VCF-Format speichern, daher gibt es hier keinen großen Vorteil.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Sie haben Ihren Kontakt jetzt als Datei gespeichert.

So speichern Sie einen Termin (oder Ihren gesamten Kalender) als Datei

Und genau wie bei anderen Outlook-Elementen können Sie Ihre Termine auch als Dateien speichern. Während es bei weitem nicht so nützlich ist, gespeicherte Kopien einzelner Termine zu sichern, unterstützt Outlook den vCalendar-Standard. Dies bedeutet, dass Sie einen Termin speichern, an eine andere Person senden und diese dann in eine andere unterstützte App importieren können.

Öffnen Sie den Termin, den Sie speichern möchten. Klicken Sie im Terminfenster auf der Multifunktionsleiste auf das Menü „Datei“.

Klicken Sie auf den Befehl „Speichern unter“.

Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Termindatei speichern möchten, und geben Sie ihr einen Namen.

Genau wie bei Nachrichten und Kontakten können Sie hier im Dropdown-Menü „Dateityp“ einige verschiedene Dateiformate auswählen:

  • Nur Text: Wenn Sie Ihren Termin als Nur-Text-Datei speichern, speichern Sie nur die Wörter, keine Formatierungen oder Bilder.
  • Outlook-Vorlage: Wenn Sie Ihren Termin als Outlook-Vorlage speichern, können Sie die Formatierung auf zukünftige Kalender oder Kalendertermine anwenden.
  • Outlook-Nachrichtenformat: Wenn Sie Ihren Termin im Outlook-Nachrichtenformat speichern, können Sie ihn auch auf einem anderen Computer in Outlook erneut öffnen.
  • HTML: Wenn Sie Ihre Nachricht als HTML-Dokument speichern, speichern Sie Ihren Termin, um ihn auf einer Webseite anzuzeigen.
  • MHT: Eine MHT-Datei ist eine Webseitenarchivdatei. Wie eine HTML-Datei kann sie in einem Webbrowser angezeigt werden. Im Gegensatz zu einer MHT-Datei speichert eine HTML-Datei den gesamten Text, Code, Bilder und andere Medien in einer einzigen Datei.
  • iCalendar-Format: iCalendar ist ein weiterer Kalenderstandard, mit dem Sie Kalenderinformationen auf verschiedene Kalender-Apps übertragen können.

Wählen Sie aus, ob Sie einen einzelnen Termin oder Ihren gesamten Kalender speichern möchten. Durch Speichern Ihres gesamten Kalenders werden alle Daten in Ihrem aktuellen Outlook-Kalender gespeichert.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Und Sie haben jetzt Ihren Termin oder Kalender erfolgreich gespeichert.

Continue Reading
Click to comment

Leave a Reply

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Tendencia