Sparen Sie Zeit mit benutzerdefinierten Suchordnern in Microsoft Outlook

Die Suche in Outlook ist ziemlich einfach, aber warum sollten Sie die gleichen Suchen immer wieder eingeben, wenn Sie sie regelmäßig durchführen? Mit benutzerdefinierten Suchordnern können Sie diese benutzerdefinierten Suchen speichern, sodass Sie mit nur ein oder zwei Klicks darauf zugreifen können.

Und obwohl es verlockend ist, benutzerdefinierte Suchordner nur wie eine gespeicherte Suche vorzustellen, sind sie tatsächlich cooler. Da sie automatisch aktualisiert werden, funktionieren sie tatsächlich eher wie virtuelle Ordner – ähnlich wie die Labels-Funktion in Gmail, außer dass sie leistungsfähiger sind. Möchten Sie einen Ordner, der nur ungelesene Nachrichten von einer bestimmten Person mit einem oder mehreren Anhängen anzeigt? Kein Problem.

Schauen wir uns an, wie man sie einrichtet.

Erstellen Sie einen vordefinierten Suchordner in Outlook

Outlook verfügt bereits über eine Reihe vordefinierter Suchordner, die Sie verwenden können. Sie können keines davon weiter anpassen, aber es lohnt sich, es zuerst zu prüfen, falls es Ihre Bedürfnisse abdeckt.

Zunächst finden Sie Ihre Suchordner unten in der Liste der Ordner in Ihrer Outlook-Datendatei auf der linken Seite des Fensters. Jede Datendatei verfügt über einen eigenen Suchordner. Wenn Sie also Outlook verwenden, um mehr als ein Konto zu überprüfen, können Sie für jedes Konto unterschiedliche Suchordner einrichten.

Sie können diesen Ordner «Suchordner» jedoch erst auswählen, wenn Sie Ihren ersten Suchordner erstellt haben. Um einen Suchordner zu erstellen, wechseln Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Ordner“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Neuer Suchordner“.

Dies öffnet das Fenster Neuer Suchordner. Sie sehen eine Reihe vordefinierter Suchordner, die in Kategorien wie E-Mails lesen, E-Mails von Personen und Listen und Organisieren von E-Mails unterteilt sind. Die meisten Ordner sind ziemlich selbsterklärend, daher werden wir sie nicht im Detail behandeln – Sie können sie einfach durchsuchen.

Hier erstellen wir einen neuen Suchordner, der ungelesene E-Mails anzeigt. Es ist ein super praktischer Suchordner, weil er alle Ihre ungelesenen E-Mails anzeigt, egal in welchem ​​Ordner sie gespeichert sind. Klicken Sie einfach auf den Suchordner, den Sie erstellen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“.

Ziemlich einfach, oder? Werfen wir nun einen Blick darauf, wie Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Suchordner erstellen, die viel leistungsfähiger sind.

Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Suchordner in Outlook

Mit benutzerdefinierten Suchordnern können Sie zusätzliche Kriterien verwenden, die in den vordefinierten Suchordnern nicht enthalten sind – Sie können praktisch nach jedem Feld suchen, das eine Outlook-Nachricht enthält. Noch wichtiger ist, dass Sie einen benutzerdefinierten Suchordner erstellen können, der mehrere Kriterien verwendet, um Nachrichten auszuwählen. Sie können beispielsweise nur Nachrichten von bestimmten Personen anzeigen lassen, die bestimmte Wörter in der Betreffzeile enthalten.

Um einen Suchordner zu erstellen, wechseln Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Ordner“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Neuer Suchordner“.

Scrollen Sie im Fenster „Neuer Suchordner“ bis zum Ende der Liste, wählen Sie die Option „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ und klicken Sie dann auf die angezeigte Schaltfläche „Auswählen“.

Geben Sie im Fenster Benutzerdefinierter Suchordner einen Namen für Ihren Ordner ein.

Als Nächstes richten Sie die Kriterien für die Suche ein, klicken Sie also auf die Schaltfläche «Kriterien».

Im Fenster Suchordnerkriterien können Sie Ihre Suche wirklich anpassen und so viele der verfügbaren Kriterien auswählen, wie Sie möchten.

Die Registerkarte «Nachrichten» enthält grundlegende Kriterien, mit denen Sie nach bestimmten Wörtern im Betreff oder Nachrichtentext, Absendern und Empfängern suchen können. Sie können die Suche auch auf Nachrichten beschränken, bei denen Sie die einzige Person in der Zeile „An“ oder in der Zeile „An“ oder „Cc“ mit anderen Personen sind.

Und Sie können sogar einen Zeitraum für die Nachrichten angeben, basierend darauf, wann sie empfangen, gesendet, geändert usw. wurden. So könnten Sie beispielsweise nur Nachrichten anzeigen, die in den letzten sieben Tagen eingegangen sind.

Die Registerkarte „Weitere Auswahlmöglichkeiten“ bietet noch mehr Kriterien zur Eingrenzung Ihrer Suche. Sie können nach Nachrichten in bestimmten Kategorien suchen, nach Nachrichten, die ungelesen sind oder Anhänge haben, nach der Wichtigkeit der Nachricht, nach Nachrichten, die markiert sind oder nicht und sogar nach der tatsächlichen Größe der Nachricht. Letzteres kann übrigens hilfreich sein, um große Anhänge zu finden und zu löschen.

Auf der Registerkarte „Erweitert“ können Sie Kriterien hinzufügen, die auf allen Feldern basieren, die ein Outlook-Objekt speichern kann. Es gibt viele davon, daher werden wir sie hier nicht behandeln. Wenn Sie jedoch nach etwas suchen müssen, das Sie auf den anderen Registerkarten nicht gefunden haben, werden Sie es wahrscheinlich finden, indem Sie auf die Schaltfläche «Feld» klicken und die Menüs durchsuchen.

Wenn Sie alle gewünschten Kriterien auf diesen drei Registerkarten festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche «OK», um zum Fenster «Benutzerdefinierter Suchordner» zurückzukehren. Es gibt noch eine Sache, die Sie hier möglicherweise konfigurieren möchten, bevor Sie fertig sind.

Standardmäßig wird die von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Suche aus allen Ordnern in Ihrer Outlook-Datendatei abgerufen. Wenn Sie dies auf bestimmte Ordner beschränken möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“.

Wählen Sie im Fenster Ordner auswählen die Ordner aus, die Sie in die Suche einschließen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“.

Und dann zurück im Hauptfenster Anpassen, fahren Sie fort und klicken Sie erneut auf «OK».

Outlook erstellt den benutzerdefinierten Suchordner und fügt ihn Ihrer Ordneransicht hinzu.

Sobald Sie den Dreh raus haben, ist die Funktion des benutzerdefinierten Suchordners ziemlich mächtig. Hier sind nur einige Beispiele für Dinge, für die Sie Suchordner verwenden können:

• Nachrichten an und von Ihrem Chef
• Nachrichten mit ungelösten Follow-up-Flags nach Kategorie (Sie könnten beispielsweise nur nach den ungelösten Elementen in der persönlichen Kategorie suchen)
• Nachrichten mit hoher Bedeutung
• Nachrichten an und von einem Kunden (Sie können sogar seine vollständige Domain im Suchfeld verwenden und alle Felder durchsuchen)
• Nachrichten mit Anhängen, die eine bestimmte Größe überschreiten (ideal, um große Anhänge loszuwerden und die Größe Ihrer Datendatei zu reduzieren)

Und das kratzt nur an der Oberfläche. Welche Arten von Suchordnern erstellen Sie also? Lass es uns in den Kommentaren wissen!