So zeichnen Sie Makros auf und automatisieren lästige Aufgaben in Microsoft Word

Makros sind grundlegende Programmierelemente, mit denen Sie eine Schnelltaste oder eine Tastenkombination drücken können, um eine vorab aufgezeichnete Aktion auszulösen. So erstellen Sie einfache in Word.

Was ist ein Makro?

Ein Makro ist eigentlich nur eine Aufzeichnung einer Reihe von Tastendrücken, Klicks und Tippen. Wenn Sie ein Makro aufzeichnen, klicken Sie einfach auf „Aufzeichnen“, führen die Schritte aus, die Sie automatisieren möchten, beenden die Aufzeichnung, lassen Word die Programmierung für Sie erstellen und weisen dann das Makro einer Schaltfläche oder einer Tastenkombination zu. Wann immer Sie diese Reihe von Aktionen in Zukunft ausführen möchten, aktivieren Sie einfach das Makro.

Sie können Makros für alle möglichen Dinge verwenden. Ehrlich gesagt sind die Möglichkeiten ziemlich grenzenlos. Sie können beispielsweise ein Makro einrichten, das eine neue Fußzeile mit Ihren Unternehmensinformationen erstellt, den Text nach Belieben formatiert und sogar Seitenzahlen einfügt. Warum also nicht einfach eine Vorlage mit etwas Boilerplate-Text verwenden? Ja, du kannst. Aber was passiert, wenn Sie ein vorhandenes Dokument haben, dem Sie diese Dinge hinzufügen möchten?

Sie können auch Makros erstellen, um bereits formatierte Tabellen einer bestimmten Größe einzufügen, nach einem bestimmten Absatzstil zu suchen oder einfach nur Text einzufügen.

Wir werden das sehr einfache Beispiel für das Einfügen von Text verwenden, um Sie durch die Aufzeichnung eines Makros zu führen. Aber nutzen Sie Ihre Fantasie und experimentieren Sie. Sie werden überrascht sein, wie viel Sie mit ihnen machen können.

So zeichnen Sie ein Makro auf

Erstellen Sie zunächst ein neues leeres Word-Dokument, in dem Sie arbeiten möchten. Sie können Ihre Makros in einer systemweiten Datenbank speichern, sodass Sie nicht für jedes Dokument, an dem Sie arbeiten, neue erstellen müssen. Wechseln Sie im leeren Dokument in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte «Ansicht», klicken Sie auf das Dropdown-Menü «Makros» und dann auf den Befehl «Makro aufnehmen».

Geben Sie als Nächstes Ihrem Makro einen geeigneten Namen und geben Sie eine kurze Beschreibung ein. Dies ist ein wichtiger Schritt, insbesondere wenn Sie viele Makros erstellen möchten. Für unser Beispiel erstellen wir eine Art witzige Texteinfügung, die den Namen eingibt: „Lwaxana Troi, Tochter des fünften Hauses, Inhaberin des Heiligen Kelches von Rixx, Erbe der Heiligen Ringe von Betazed“ – etwas, das wir würde nicht immer wieder tippen wollen, wenn es unser vollständiger Titel wäre.

Wählen Sie aus, ob Sie Ihr Makro einer Schaltfläche oder einer Tastenkombination zuweisen möchten. Und schließlich wählen Sie, wo Sie Ihr Makro speichern möchten. Standardmäßig wird es in der Mastervorlage von Word (einer Datei mit dem Namen Normal.dotm) gespeichert, damit Sie es in allen Ihren Dokumenten verwenden können. Sie können es aber auch nur im aktuellen Dokument speichern, wenn Sie möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, wenn Sie fertig sind.

Zur Erläuterung zeigen wir Ihnen den Erstellungsprozess sowohl für die Schaltfläche als auch für die Tastatur. Und beachten Sie, dass Sie jederzeit auf die Menüschaltfläche „Makros“ klicken und diese Einstellungen später bearbeiten können, wenn Sie sie ändern möchten.

Wenn Sie die Option „Schaltfläche“ wählen, wird Ihnen ein Bildschirm angezeigt, in dem Sie auswählen können, wo die neue Schaltfläche gespeichert werden soll. Standardmäßig wird es auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff platziert. Klicken Sie in der linken Spalte auf den Namen des Makros und dann auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um das Makro zur Liste der Schaltflächen für die rechts angezeigte Symbolleiste hinzuzufügen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

Wenn Sie Ihr Makro einer Tastenkombination zuweisen, wird stattdessen der folgende Bildschirm angezeigt. Stellen Sie sicher, dass der Name des Makros im Bereich „Befehle“ ausgewählt ist, klicken Sie in das Feld „Neue Tastenkombination drücken“ und drücken Sie dann die Tastaturkombination, die Sie verwenden möchten. Sie können fast jede Kombination aus Strg, Alt, Umschalt und jeder anderen Primärtaste wählen, aber denken Sie daran, dass Sie eine benötigen, die noch nicht einer Word- oder Windows/macOS-Verknüpfung zugewiesen ist.

Für unser witziges Star Trek-Makro halten wir Strg gedrückt, drücken dann L, lassen das L los und drücken T – alles ohne Strg loszulassen. Die resultierende Tastenkombination wird als „Strg+L,T“ ausgedrückt. Diese Erweiterung mit mehreren Buchstaben ist eine Möglichkeit, Konflikte mit gängigen Standard-Shortcuts zu vermeiden. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zuweisen“ und dann auf die Schaltfläche „Schließen“.

Jetzt befinden Sie sich wieder in der Hauptschreiboberfläche von Word. Das Programm befindet sich im Aufnahmemodus, also führen Sie alle gewünschten Aktionen aus. Sie können auf Schaltflächen klicken, Menüs öffnen, Objekte einfügen – Sie können es benennen. Word überwacht und zeichnet alles, was Sie tun, als Makro auf. Und mach dir keine Sorgen, dass du dir Zeit nimmst. Word dupliziert diese Aktionen nicht wirklich in der Geschwindigkeit, mit der Sie sie ausführen. Stattdessen nimmt es die tatsächlichen Aktionen, die Sie vornehmen, und erstellt ein Skript, um sie auszuführen.

Für unser Beispiel wiederholen wir nur unseren eher nerdigen Namen und Titel:

Während Sie Ihr Makro erstellen, können Sie auf die Schaltfläche „Aufnahme pausieren“ klicken, wenn Sie etwas anpassen oder schnell Notizen machen müssen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Resume Recorder“, um mit der Arbeit an Ihrem Makro fortzufahren.

Wenn Sie fertig sind, öffnen Sie das Dropdown-Menü «Makros» erneut und klicken Sie dann auf den Befehl «Aufnahme beenden».

Das ist es. Word erstellt ein Makro aus Ihrer Aufzeichnung und speichert es als Schaltfläche oder Tastenkombination (je nachdem, was Sie entscheiden).

Um das Makro auszuführen, klicken Sie auf die zugewiesene Schaltfläche oder drücken Sie die von Ihnen definierte Tastenkombination. Wenn Sie die Schaltflächenoption gewählt haben, sehen Sie Ihre Makroschaltfläche in der „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ ganz oben im Fenster.

Offensichtlich ist dies ein super einfaches Beispiel, das wir Ihnen gegeben haben. Sie können Word verwenden, um einige ziemlich anspruchsvolle Makros zu erstellen. Fortgeschrittene Benutzer können sogar ihre eigenen manuell programmieren (oder ihre aufgezeichneten Makros manuell optimieren). Aber diese Anleitung sollte Ihnen zumindest den Einstieg in die Erstellung einiger grundlegender Makros erleichtern.

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