So verwenden Sie Trello, um die Verwaltung von Projekten zum Kinderspiel zu machen

Trello kann eine großartige Möglichkeit sein, Projekte zu verwalten, mit Ihrem Team zu kommunizieren, Ideen zu organisieren und als eine Art „Internet-Whiteboard“ zu dienen, auf dem Menschen gemeinsam Brainstormings durchführen und in einem gemeinsamen Raum zusammenarbeiten können.

Nachdem Sie ein Board erstellt haben, können Sie damit beginnen, die Mitglieder des Projekts hinzuzufügen, aus denen das Team besteht. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte „Menü anzeigen“ auf der rechten Seite, die hier zu sehen ist.

Sobald Sie alle Mitglieder Ihres Boards gesammelt und einsatzbereit haben, können Sie mit dem Hinzufügen neuer Listen beginnen. Die Titel dieser Listen können je nach Art des Projekts, das Sie erstellen, dem Workflow, wie Sie einzelne Aufgaben verwalten möchten, und der Art und Weise, wie Sie Ihre Inhalte insgesamt verwalten möchten, beliebig sein.

Als Beispiel haben wir unten einige verschiedene Ideen aufgelistet. In jeder Liste finden Sie die Option „Karte hinzufügen“, die Sie hier anklicken können.

Sobald die Karte in der Liste erstellt wurde, klicken Sie darauf und Sie sehen ein Fenster, das so aussieht:

Und in diesen Karten beginnt die eigentliche Organisation. Alles, vom Hinzufügen von Mitgliedern bis zum «Abonnieren einer Karte» (d. h. sie erhalten eine Benachrichtigung entweder per E-Mail oder Telefon, wenn eine neue Aktion stattfindet), bis hin zur Kennzeichnung einer Karte für ihren Unterabschnitt geschieht in den Schaltflächen an der Seite.

Sie können die Beschreibung einer Karte bearbeiten (zB „Nur Brainstorming“, ein Link zu einschlägigen Recherchen, YouTube-Clips usw.) sowie eine „Checkliste“ erstellen, siehe hier am Rand.

Checklisten sind eine großartige Möglichkeit, einzelne Karten zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Teams jederzeit auf dem neuesten Stand sind, wo sich ein bestimmter Teil des Projekts befindet. Um eine Checkliste hinzuzufügen und sie mit neuen Elementen zu füllen, fahren Sie einfach mit der Maus über die Schaltfläche „Checkliste“, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und beginnen Sie mit dem Ausfüllen der Aufgaben.

Andere Einstellungen in jeder Karte umfassen die Option, ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen, das von allen Mitgliedern, denen die Erlaubnis für die Karte erteilt wurde, aktualisiert oder geändert werden kann.

Den Aktivitätsfeed finden Sie im Menü auf der rechten Seite, und solange eine Karte nicht als „Privat“ markiert ist, können alle Aktionen Ihres Teams in einem einfach zu verfolgenden Stream angezeigt werden.

Eine weitere großartige Funktion von Trello ist, dass alle Ihre Dateien und Ordner direkt an die Karten selbst angehängt werden können. Sie müssen sich nicht mehr durch eine endlose Reihe von Dropbox-Ordnern mit komplizierten Passwörtern wühlen oder versuchen, jemanden dazu zu bringen, seine Drive-Berechtigungen richtig zu organisieren, mit Trello ist alles, was Sie brauchen, direkt vorhanden und kann direkt vom Server heruntergeladen werden.

Falls Ihr Team jedoch noch nicht bereit ist, seine Dropbox zu „löschen“, integriert sich der Dienst automatisch in viele der beliebtesten Cloud-Dienste und ermöglicht es Ihnen, Inhalte direkt von Ihrem eigenen verknüpften Konto anzuhängen.

Als nächstes kommen hier Etiketten ins Spiel.

Die Labels sind ein universeller Spitzname, mit dem Sie Ihre Abschnitte problemlos in Unterabschnitte usw. aufteilen können. Angenommen, Sie haben etwas in Ihrer „Zugewiesen“-Liste, wissen aber nicht, zu welcher Abteilung der Artikel gehört?

Mithilfe von Etiketten können Sie bestimmte Inhalte schnell farblich kennzeichnen, sodass jeder, der die Karte angehängt hat, schnell erkennen kann, wem sie gehört und was der Zweck der Zuweisung ist. Dieser visuelle Hinweis sorgt für ein einfaches Organisationssystem, ähnlich den farbigen Registerkarten, die Sie über Ordnern sehen, die sich in einem Aktenschrank befinden.

Schließlich können Sie eine Karte per E-Mail mit anderen teilen oder einfach in Ihrem Workflow-Bereich außerhalb des Trello-Netzwerks verknüpfen.

Zu den zusätzlichen, unterhaltsameren Funktionen von Trello gehören die Möglichkeit, einer Karte oder einem Mitglied freundliche Aufkleber hinzuzufügen, von denen einige in der Basic-Mitgliedschaft enthalten sind, und eine ganze zusätzliche Bibliothek, die geöffnet wird, wenn Sie sich für Trello Gold anmelden monatliches Abo.

In der Business Class erhalten Sie die gleichen Aufkleber, aber anstatt die gesamten 5 US-Dollar pro Monat zu zahlen, können Sie stattdessen jedem Ihrer Mitarbeiter eine Premium-Mitgliedschaft zu einem ermäßigten A-la-carte-Preis von nur 3,75 US-Dollar pro Person geben.

Zusätzliche Einstellungen in der Menüleiste ermöglichen es Ihnen, die Berechtigungen für die Mitglieder Ihres Teams sorgfältig zu kontrollieren, einschließlich wer die Karten lesen, wer sie kommentieren darf und wer die Möglichkeit hat, ältere Aufgaben zu archivieren, zu löschen oder zu verschieben, die bereits vorhanden sind ihren Zweck erfüllt.

Hier finden Sie auch das Menü „Power Ups“ mit der Option, alle Aufgaben und deren Besitzer in einem Kalenderformat mit Fälligkeitsdaten und passenden Zeitplänen anzuzeigen, sowie die Option, Ihren Teammitgliedern zu erlauben, „ Stimme“ auf bestimmten Karten.

Die Idee hinter dem Abstimmungssystem ist, dass Sie das Wort für eine Abstimmung öffnen können, wenn sich nicht alle auf eine Idee oder eine Aufgabe einigen können, die als nächstes zu bearbeiten ist. Welche Option die meisten Stimmen erhält, ist das nächste Projekt, das gesendet wird.

Wenn ein Board nicht ausreicht, gibt es immer die Möglichkeit, mehr zu machen. Eine solche Trennung Ihrer Belegschaft kann dazu beitragen, übermäßiges Übersprechen zwischen verschiedenen Abteilungen zu beseitigen, und ist immer eine gute Option, wenn Sie sich Sorgen um Berechtigungen machen oder Leute private Projekte in Aktion sehen, bevor sie für die Öffentlichkeit bereit sind.

Hat eine Karte ihren Zweck erfüllt, können Sie sie per Knopfdruck ordentlich im Archiv verstauen. Das Archiv speichert Inhalte für mehr als 30 Tage, bevor sie endgültig gelöscht werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie niemals etwas in diesen Bereich von Trello senden, es sei denn, Sie sind sich absolut sicher, dass Sie damit endgültig fertig sind.

Trello kann eine hilfreiche, leicht zugängliche Möglichkeit für Sie und die Mitglieder Ihres gesamten Teams sein, um im hektischen Arbeitsalltag organisiert zu bleiben. Durch die Nutzung all der vielen Funktionen und Tricks können Sie jederzeit einen klaren Kopf behalten, Ihre Projekte auf Kurs halten und die Breite Ihrer Aufgaben rechtzeitig veröffentlichen.