So verwenden Sie Tabellenkalkulationen im Excel-Stil in Microsoft Word

Wie Erdnussbutter und Schokolade bildet ein Textverarbeitungsprogramm mit einigen einfachen Tabellenkalkulationskoteletts eine fantastische Kombination. Wenn Sie eine relativ einfache Zahlenverarbeitung in ein ansonsten gewöhnliches Textdokument eingebettet haben möchten, ist Microsoft Word dank der integrierten Funktionen seines Schwesterprogramms Excel für Sie da.

Die Word-Implementierung von Excel-Tabellen bettet im Wesentlichen eine winzige Kopie des Programms mitten in Ihrem wöchentlichen Newsletter an den Booster’s Club ein. Während Sie den Excel-Abschnitt des Dokuments bearbeiten, haben Sie Zugriff auf alle Excel-Steuerelemente, als ob Sie Excel in einem eigenen Fenster verwenden würden. Sie können Standardtext- und Zahlenwertzellen und vor allem Formeln hinzufügen, die speziell für das Excel-Minifenster gelten.

Um eine Excel-Tabelle in Word 2016 einzufügen, klicken Sie oben im Fenster auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf die Schaltfläche „Tabelle“. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Schaltfläche «Excel-Tabelle».

Hier ist ein grundlegendes Beispiel. Ich habe die Standardzellen mit erfundenen Werten für Stanleys Sprocket-Verkäufe gefüllt und eine der gebräuchlichsten Summenformeln für die Zellen in der letzten Spalte verwendet. Also verwende ich für den «Jahresgesamtwert» für «Space Sprockets» in Zelle F2 die Formel «Summe (B2: E2)», um alle vier Werte in der Zeile zu addieren und meine Gesamtsumme automatisch zu erhalten. Sie können in dieser eingebetteten Version des Programms jede beliebige Excel-Formel verwenden.

Dies ist ein Screenshot von Word, aber die Menüs und Steuerelemente von Excel werden beim Bearbeiten der eingebetteten Tabelle angezeigt.

Excel-Tabellen haben im Grunde unendlich viele Zeilen und Spalten, aber das ist nicht praktikabel, wenn Sie diese Daten als Tabelle in einem Word-Dokument verwenden. Um die Anzahl der sichtbaren Zeilen und Spalten zu ändern, klicken und ziehen Sie die Ankerpunkte, die schwarzen Quadrate, die in jeder Ecke und in der Mitte des Felds um die Excel-Tabelle angezeigt werden.

Wenn Sie mit der Bearbeitung dieser Werte fertig sind, können Sie auf einen beliebigen anderen Teil des Word-Dokuments klicken und die Formatierungsvorgaben werden wieder auf eine einfache Tabelle zurückgesetzt, die zum Drucken oder zur Weitergabe über schreibgeschützte Formate wie PDF geeignet ist. Hier können Sie Breite und Höhe der Tabelle an die Formatierung des Word-Dokuments anpassen, ohne die Anzahl der sichtbaren Spalten oder Zeilen zu ändern.

Um erneut mit der Bearbeitung der Tabelle zu beginnen, doppelklicken Sie auf eine beliebige Stelle darin, um die Excel-Steuerelemente wiederherzustellen.

Es ist auch möglich, eine vorhandene Excel-Datei einzubetten, was praktisch ist, wenn Sie bereits gesammelte Daten weitergeben möchten. Klicken Sie in der Tabelle Einfügen auf die Schaltfläche „Objekt“ (das kleine blau umrandete Quadrat unter dem Abschnitt „Text“):

Klicken Sie im angezeigten Fenster auf „Aus Datei erstellen“ und dann auf „Durchsuchen“, um zur Excel-Tabelle auf dem Speicherlaufwerk Ihres Computers zu navigieren und diese zu öffnen. Sie haben hier auch ein paar andere Optionen. Wenn Sie die Option «Mit Datei verknüpfen» auswählen, bleibt die in Word angezeigte Tabelle mit der tatsächlichen Excel-Tabelle verknüpft, solange sie an denselben Orten aufbewahrt werden, an denen Sie sie verknüpft haben. Änderungen, die Sie an einer Stelle vornehmen, werden an der anderen widergespiegelt. Sie können auch die Option «Als Symbol anzeigen» auswählen, um die Tabelle als einfaches Symbol im Word-Dokument anzuzeigen, auf das Sie klicken können, um die Tabelle in Excel zu öffnen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie einfach auf „OK“, um die Tabelle einzufügen.

Abhängig von Ihrer Word-Formatierung müssen Sie möglicherweise die Größe ändern oder bearbeiten, um alles sichtbar zu machen.