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So verwenden Sie Regeln zum Verwalten Ihrer Outlook.com-E-Mail

So verwenden Sie Regeln zum Verwalten Ihrer Outlook.com-E-Mail

Wenn Sie ein Outlook.com-Benutzer sind, interessiert Sie vielleicht, dass das Einrichten von Regeln für die Verwaltung Ihrer ein- und ausgehenden E-Mails Ihr Leben viel einfacher machen kann.

Was sind Regeln?

In ihrer einfachsten Form sind Outlook-Regeln Aktionen, die Ihr E-Mail-Konto basierend auf den von Ihnen festgelegten Richtlinien automatisch ausführt. Es gibt zwei Hauptkategorien von Regeln, die Sie erstellen können. Dies sind organisatorische Regeln und benachrichtigungsbasierte Regeln. Diese Regeln gelten nicht rückwirkend, d. h. sie gelten nur für ungelesene Nachrichten.

  1. Organisieren Sie Ihre E-Mails – Diese Regeln konzentrieren sich auf das Ablegen und Organisieren von Nachrichten basierend auf Absendern, Betreff-Schlüsselwörtern und Ordnern in Ihrem Outlook-Konto. Diese sind hilfreich, um E-Mails in relevante Ordner oder Kategorien einzuordnen.
  2. Auf dem neuesten Stand bleiben – Diese Regeln senden Ihnen Benachrichtigungen basierend auf Ihren eingehenden Nachrichten. Diese sind nützlich, wenn Sie Benachrichtigungen über neue E-Mails auf Ihre Mobilgeräte erhalten möchten.

Erstellen neuer Regeln in Outlook.com

Sobald Sie bei Ihrem Outlook.com-E-Mail-Konto angemeldet sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“ und dann auf die Option „Regeln verwalten“, um eine neue Regel zu erstellen.

Ausblick 1

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Neu“, um Ihre erste Regel zu erstellen. Wie Sie sehen, gibt es zwei Hauptbereiche. Auf der linken Seite weisen Sie eine oder mehrere Bedingungen zu, um die E-Mails zu identifizieren, für die Ihre neue Regel gelten soll. Auf der rechten Seite legen Sie fest, welche Aktionen Outlook mit Ihren E-Mails ausführen soll.

Ausblick 2

In diesem Beispiel wählen wir zwei der neun Bedingungen aus, die die E-Mail erfüllen muss, sowie zwei der acht Aktionen.

Ausblick 3

BEDINGUNGEN AKTIONEN

Wir werden zuerst auf den Link Bedingungen klicken, um eine zweite Bedingung hinzuzufügen. Nehmen wir an, alle E-Mails von „Sender@emailaddress.com“, die das Wort „Apple“ in der Betreffzeile enthalten, sollten an einen Ordner namens „Apple Emails“ gesendet werden und müssen als „WICHTIG!!!“ kategorisiert werden.

Bearbeiten Sie dazu Ihre Regel, bis die beiden Abschnitte wie in den Bildern unten aussehen.

Ausblick 4

Ausblick 5

Klicken Sie abschließend auf „Regel erstellen“ und lassen Sie sie wirksam werden. Von nun an werden alle E-Mails von Sender@emailaddress.com, die das Wort Apfel enthalten, als wichtig eingestuft und in Ihren Ordner „Apple Emails“ verschoben.

Wenn Sie eine Ihrer zuvor erstellten Regeln bearbeiten möchten, müssen Sie nur auf die Regel klicken und sie im sich öffnenden Fenster bearbeiten. Um eine Regel zu löschen, klicken Sie einfach auf den kleinen Papierkorb neben der Regel.

Regeln aus E-Mail-Nachrichten erstellen

Die Seite „Regeln verwalten“ ist nicht die einzige Möglichkeit, Regeln für Ihre E-Mails zu erstellen. Wenn Sie alternativ eine Regel basierend auf einer erhaltenen E-Mail erstellen möchten, suchen Sie sie einfach in Ihrem Posteingang und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie als Nächstes die Option „Regel erstellen“.

Ausblick 7

Alternativ können Sie auf die E-Mail klicken, um sie zu öffnen und eine Regel erstellen, indem Sie die Option aus dem „Erweiterten Menü“ auswählen.

Ausblick 8

Sobald Sie dies getan haben, sehen Sie ein Popup-Fenster wie unten gezeigt, in dem Sie die Regel nach Bedarf anpassen können.

Organisieren Ihrer Regeln

Denken Sie daran, dass Outlook.com die von Ihnen definierten Regeln automatisch auswählt und basierend auf der Reihenfolge, in der sie in Ihrer Regelliste erscheinen, implementiert. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre Regeln nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Klicken Sie einfach auf die Auf- und Abwärtspfeile neben den Regeln, um sie nach Bedarf zu ordnen.

Ausblick 6

Regellimits

Da Sie nun wissen, wie Sie Ihre Regeln erstellen und organisieren, müssen Sie wissen, dass auch die Regeln in der Outlook.com-Webanwendung einigen Einschränkungen unterliegen. Die Anzahl der Regeln, die Sie erstellen können, ist begrenzt. Aus irgendeinem Grund werden Ihnen für Ihre Outlook.com-Regeln nur 64 KB zugewiesen. Es gibt keine definitive Antwort darauf, wie viele Regeln Sie erstellen können, da die Größe der Regeln von der Länge der Regel und der Anzahl der von Ihnen definierten Bedingungen und Aktionen abhängt. Sobald Sie Ihr Limit erreicht haben, weist Outlook.com Sie darauf hin, dass Sie keine weiteren Regeln erstellen können. In diesem Fall müssen Sie Regeln konsolidieren oder alte, nicht mehr benötigte Regeln löschen.

Wenn Sie auch die Microsoft Outlook-Desktopanwendung mit Regeln verwenden, erhalten Sie neben der Begrenzung der Anzahl der Regeln, die Sie erstellen dürfen, möglicherweise eine Warnung, dass Ihre Regeln mit denen in der Desktop-App in Konflikt stehen. Sie müssen überprüfen, ob Sie die widersprüchlichen Regeln deaktivieren oder bei Bedarf löschen können.

Herzlichen Glückwunsch, Sie wissen jetzt so ziemlich alles, was Sie zum Erstellen, Bearbeiten und Verwenden von Regeln in der Microsoft Outlook Web App wissen müssen. Viel Spaß beim Verwalten Ihrer digitalen Kommunikation mit Outlook.com.

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