So verwenden Sie die Vergleichsfunktion von Microsoft Word

Wenn Sie in einem kollaborativen Team von Mitarbeitern arbeiten oder einfach nur mit mehreren Überarbeitungen Ihrer eigenen Arbeit zu tun haben, ist es wichtig, inkrementelle Änderungen nachverfolgen zu können. In Microsoft Word ist die Möglichkeit, jeden Unterschied in zwei nahezu identischen Dokumenten zu vergleichen, in das Vergleichstool integriert. So verwenden Sie es.

Öffnen Sie zunächst Word und eine beliebige Dokumentdatei. (Es kann eines der zu vergleichenden Dokumente sein, ein anderes Dokument vollständig oder einfach ein leeres Projekt.) Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte „Überprüfen“, um das Menüband zu öffnen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Vergleichen“— es befindet sich in der Nähe der rechten Seite des Menüs.

Klicken Sie erneut auf „Vergleichen“, wenn sich ein weiteres Menü öffnet. Wählen Sie dann im neuen Fenster Ihre beiden Dokumente aus: das Dokument „Original“ (oder früher) und das Dokument „Revised“ (oder später). Wenn Sie beides im Dropdown-Menü nicht sehen, klicken Sie auf das Ordnersymbol rechts, um mit Ihrem Dateibrowser zu dem Dokument zu navigieren.

Unter „Etikett ändert sich mit“ können Sie eine Notiz festlegen, damit Sie den Überblick behalten, welcher Unterschied zu welchem ​​Dokument gehört. Hier werde ich meine mit «später» bezeichnen, da es die neueste Überarbeitung des Manuskripts ist. Sie können dem überarbeiteten Dokument nur ein Tag hinzufügen, aber Sie können zwischen ihnen mit dem Doppelpfeil-Symbol wechseln.

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Mehr», um die erweiterten Optionen anzuzeigen. Die meisten davon sind selbsterklärend und alle Optionen sind standardmäßig aktiviert. Beachten Sie die Option «Änderungen anzeigen um», die einzelne Änderungen entweder zeichenweise (sehr langsam) oder wortweise anzeigt.

OK klicken.» Word öffnet eine kompliziert aussehende Auswahl von Fenstern in einem einzigen Dokument. Von links nach rechts haben Sie eine detaillierte Liste der Änderungen, eine vollständige Ansicht des „überarbeiteten“ Dokuments mit roten Markierungen am linken Rand, die auf Änderungen hinweisen, und ein Doppelfenster, in dem das Original und die überarbeiteten Dokumente gestapelt angezeigt werden. Wenn Sie mit dem Mausrad scrollen, werden alle drei Hauptfenster gleichzeitig gescrollt, aber Sie können die Bildlaufleisten rechts von jedem verwenden, um die einzelnen Fenster zu jedem zu scrollen.

Der Bereich Revisionen ist hier am nützlichsten. Es zeigt jede Änderung, was entfernt und was hinzugefügt wurde, von oben nach unten im Dokument. Es ist eine fantastische Möglichkeit, die Unterschiede im Text und in der Formatierung auf einen Blick zu sehen. Wenn Sie auf einen der Einträge im Bereich Revisionen klicken, werden die anderen Bereiche sofort an die entsprechende Position gescrollt. Sauber!

Nachdem Sie die Registerkarte Revisionen verwendet haben, um die spezifische Revision zu finden, können Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Text im mittleren Bereich klicken. Klicken Sie auf „Akzeptieren“ oder „Ablehnen“ (gefolgt von der entsprechenden Aktion), um die Änderung beizubehalten bzw. rückgängig zu machen.

Sie können dieses verglichene Dokument als separate Datei speichern, die sich nicht auf die Dokumente auswirkt, die Sie gerade anzeigen. Klicken Sie einfach auf Datei>Speichern unter und speichern Sie es wie jedes andere Word-Dokument.

Beachten Sie, dass die Vergleichsfunktion nicht verfügbar ist, wenn eines der Dokumente über einen Kennwortschutz verfügt oder seine Änderungen in Word geschützt sind. Sie können diese Einstellung in den einzelnen Dokumenten ändern, indem Sie auf Überprüfen>Änderungen verfolgen klicken.