Connect with us

Wie man

So verwenden Sie die Postfachbereinigung, um Ihre Outlook-Ordner von Müll zu bereinigen

So verwenden Sie die Postfachbereinigung, um Ihre Outlook-Ordner von Müll zu bereinigen

Die Postfachbereinigung in Outlook ist eine Reihe von Tools, die entwickelt wurden, um Müll aus Ihrem Postfach zu entfernen. Sie können damit die Größe Ihres Postfachs überprüfen, Elemente automatisch nach Größe und Datum bereinigen und einige andere Funktionen ausführen. Lassen Sie uns sie durchgehen und einen Blick darauf werfen.

Zuerst müssen Sie das Tool öffnen. Gehen Sie zu Datei > Tools und klicken Sie auf Postfachbereinigung.

Es stehen einige Tools zur Verfügung, und wir sehen uns zunächst die Datenmenge in Ihrem Postfach an.

Überprüfen Sie die Größe Ihres Postfachs

Ihr Outlook-Postfach besteht aus Ordnern – Posteingang, Gesendete Objekte, Archiv usw. – und wenn Sie die Größe der Ordner kennen, können Sie sehen, wo sich alle Ihre E-Mails befinden. Um dies herauszufinden, klicken Sie auf „Postfachgröße anzeigen“.

Dies öffnet das Fenster Ordnergröße, das Ihnen die Größe jedes Ordners anzeigt. Standardmäßig wird es auf der Registerkarte Lokale Daten geöffnet. Lokale Daten sind die Daten, die auf Ihrem Computer in Ihren .pst- und .ost-Dateien gespeichert sind.

Die Spalten zeigen den Namen, die Größe und die Gesamtgröße des Ordners (die Größe einschließlich aller Unterordner). Das Beste an dieser Ansicht ist, dass Ordner angezeigt werden, die Sie normalerweise nicht in Betracht ziehen, z. B. den Kalender. Wenn Sie mehrere Jahre lang Termine und Besprechungsanfragen haben, können Sie leicht einen anständigen Kilobytes im Kalender haben, den Sie durch Löschen alter Ereignisse bereinigen können.

Wenn Sie die Größe der Ordner auf dem Mailserver sehen möchten, klicken Sie auf den Reiter „Serverdaten“. Wenn Sie diese Registerkarte zum ersten Mal öffnen, kann es eine Weile dauern, bis die Daten ausgefüllt sind. Dies liegt daran, dass Outlook den Exchange-Server kontaktiert, nach den Daten zu Ihren Dateien fragt (die im laufenden Betrieb berechnet werden) und dann die Ergebnisse herunterlädt und anzeigt.

Jedes weitere Mal, wenn Sie diese Registerkarte öffnen, erfolgt der Datenabruf viel schneller, da Exchange nur eine Differenzanalyse durchführen muss und die Größe der meisten Ordner nicht so stark verändert wird. Sobald die Registerkarte geladen ist, sehen Sie die Ordnergrößen auf dem Exchange-Server. Dies entspricht möglicherweise nicht der Größe auf der Registerkarte Lokale Daten, da Outlook nicht unbedingt alle Nachrichten auf Ihren Computer herunterlädt.

Auf meiner Registerkarte Lokale Daten beträgt die Gesamtgröße des Archivordners beispielsweise 116805 KB, aber auf der Registerkarte Serverdaten beträgt die Gesamtgröße 363399 KB – ein Unterschied von 246594 KB (265 MB). Das ist eine Menge E-Mail, die in den lokalen Daten nicht sichtbar ist. Was ist los?

Standardmäßig behält Outlook nur eine bestimmte Menge an E-Mails auf Ihrem lokalen Client, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht zu viel Speicherplatz beanspruchen. Auf Computern mit einer Festplatte, die größer als 64 GB ist (was heutzutage die meisten sind), speichert Outlook nur E-Mails des letzten Jahres auf Ihrem Computer. Ältere E-Mails werden auf dem E-Mail-Server aufbewahrt und Sie können darauf zugreifen. Sie können die älteren Mails herunterladen und diese Standardeinstellung ändern, wenn Sie möchten. Denken Sie daran, dass Sie den Standard so ändern können, dass auch E-Mails heruntergeladen werden. Wenn Sie also Platzmangel haben, sollten Sie den Standard von 1 Jahr auf 6 Monate (oder weniger) ändern.

(Hinweis: Dies betrifft nur Konten, die einen Microsoft Exchange-Server verwenden, wie Hotmail, live.com, O365 und einige Unternehmenskonten. Wenn Sie Outlook verwenden, um E-Mails von anderen Anbietern wie Google oder Yahoo herunterzuladen, wird diese Einstellung ignoriert und alle E-Mail wird heruntergeladen.)

Da Sie nun wissen, wie viele Daten Ihre Ordner enthalten, können Sie priorisieren, welche Sie bereinigen.

Suche nach alter oder großer Post

Wenn Sie E-Mails in vielen verschiedenen Ordnern haben, können Sie Ihr gesamtes Postfach nach älteren oder größeren E-Mails durchsuchen.

Dies ist sehr nützlich, wenn Sie Mails mit großen Anhängen finden möchten, die Sie entweder löschen oder von Outlook auf eine Festplatte oder einen Cloud-Dienst verschieben können. Wenn Sie beispielsweise alle Mails über 5 MB finden möchten, können Sie das Feld „Elemente suchen größer als“ auf 5000 kb ändern und dann auf die Schaltfläche „Suchen“ klicken.

Das Standard-Suchfeld von Outlook wird mit einer Liste von E-Mails mit einer Mindestgröße von 5 MB zurückgegeben.

Diese Ergebnisse geben nur E-Mails zurück, aber Sie können das Feld «Look» auf einen bestimmten Dateityp ändern, wenn Sie ein breiteres Netz werfen möchten.

Aus den Suchergebnissen können Sie jede der E-Mails öffnen und löschen oder die Anhänge entfernen. Vergessen Sie nicht, die Anhänge zu speichern, bevor Sie sie löschen oder entfernen, wenn Sie sie speichern müssen.

Starten einer AutoArchivierung

Sie können Autoarchivierungsparameter für jeden einzelnen Ordner in Outlook festlegen, etwas, das wir bereits behandelt haben, um einen reibungslosen Ablauf von Outlook zu gewährleisten. Wenn Sie Autoarchivierungsregeln eingerichtet haben, können Sie diese in der Postfachbereinigung starten, indem Sie auf die Schaltfläche „AutoArchivierung“ klicken.

Dieser Prozess durchläuft alle Ordner in Outlook und wendet alle von Ihnen eingerichteten Regeln für die automatische Archivierung an. Wenn Sie keine eingerichtet haben, machen Sie sich vielleicht Sorgen, dass Sie versehentlich auf diese Schaltfläche klicken, aber keine Sorge – die Standardregel für die automatische Archivierung lautet, nichts zu tun.

Anzeigen und Leeren der gelöschten Elemente

Wenn Sie Ihre E-Mails „vorläufig löschen“ möchten, indem Sie sie in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschieben, und Sie ihn selten leeren, ist diese Option für Sie.

Notiz: Manche Leute verwenden ihren Ordner Gelöschte Objekte gerne als eine Art Archiv, werfen Dinge dort hinein und leeren den Ordner nie. Dies ist keine gute Idee, da Sie den Ordner «Gelöschte Elemente» auf viele Arten leeren können. Wenn Sie eine Nachricht aufbewahren müssen, richten Sie stattdessen ein Archiv ein!

Klicken Sie auf «Größe der gelöschten Elemente anzeigen», um zu sehen, wie viel Speicherplatz Ihre gelöschten Elemente belegen, atmen Sie dann tief durch und klicken Sie auf «Leeren».

Dadurch werden alle Elemente aus dem Ordner Gelöschte Elemente gelöscht. Wenn Ihnen das Angst macht, dann nehmen Sie sich auf jeden Fall einen Moment Zeit, um alle wichtigen Mails zuerst in Ihr Archiv zu verschieben, aber Sie sollten Ihre gelöschten Elemente regelmäßig leeren und es als Archiv verwenden.

Konflikt-Mails anzeigen und löschen

Die letzte Option in der Postfachbereinigung besteht darin, Konfliktnachrichten zu löschen. Dies sind E-Mails, von denen Outlook glaubt, dass sie mit einer vorhandenen E-Mail in Konflikt stehen, weil sie dieselben Header-Informationen haben. Normalerweise liegt dies an vorübergehenden Synchronisierungsproblemen mit dem Exchange-Server, und Sie sollten diese E-Mails problemlos löschen können. Um zu sehen, ob sich E-Mails im Konfliktordner befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfliktgröße anzeigen“, um eine gefilterte Version des Fensters „Ordnergrößen“ anzuzeigen.

Wenn dort E-Mails vorhanden sind, schließen Sie das Fenster Ordnergröße und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Löschen“ im Fenster „Postfachbereinigung“.

Das ist das Tool zur Postfachbereinigung. Es ist nicht besonders auffällig, aber effektiv und nützlich.

Continue Reading
Click to comment

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Tendencia