So verwenden Sie den Signatur-Editor in Outlook 2013

Mit dem Signatur-Editor in Outlook 2013 können Sie eine benutzerdefinierte Signatur aus Text, Grafiken oder Visitenkarten erstellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die verschiedenen Funktionen des Signature Editors nutzen, um Ihre Signaturen anzupassen.

Um den Signatur-Editor zu öffnen, klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Optionen auf der linken Seite des Bildschirms Kontoinformationen. Klicken Sie dann auf der linken Seite des Dialogfelds Optionen auf Mail und klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturen. Weitere Informationen finden Sie in einem der oben genannten Artikel.

Das Ändern der Schriftart für Ihre Signatur ist ziemlich selbsterklärend. Wählen Sie den Text aus, dessen Schriftart Sie ändern möchten, und wählen Sie die gewünschte Schriftart aus der Dropdown-Liste aus.

Sie können auch die Ausrichtung (links, mittig, rechts) für jede Textzeile separat einstellen. Die Dropdown-Liste, die standardmäßig Automatisch lautet, ermöglicht es Ihnen, die Farbe des ausgewählten Textes zu ändern. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu akzeptieren und das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier zu schließen.

Um Ihre Signatur in einer E-Mail anzuzeigen, klicken Sie in der Navigationsleiste auf Mail.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neue E-Mail.

Das Nachrichtenfenster wird angezeigt und Ihre Standardsignatur wird in den Textkörper der E-Mail eingefügt.

HINWEIS: Sie sollten in Ihren Signaturen keine ungewöhnlichen Schriftarten verwenden. Damit der Empfänger Ihre Signatur wie gewünscht sieht, muss die von Ihnen gewählte Schriftart auch auf dem Computer des Empfängers installiert sein. Wenn die Schriftart nicht installiert ist, sieht der Empfänger eine andere Schriftart, die falschen Zeichen oder sogar Platzhalterzeichen, bei denen es sich um leere quadratische Felder handelt.

Schließen Sie das Nachrichtenfenster über die Registerkarte Datei oder die Schaltfläche X in der oberen rechten Ecke des Nachrichtenfensters. Sie können es bei Bedarf als Entwurf speichern, dies ist jedoch nicht erforderlich.

Wenn Sie sich für eine nicht übliche Schriftart entscheiden, können Sie dies besser tun, indem Sie eine Signatur als Bild oder Logo erstellen. Erstellen Sie Ihr Bild oder Logo in einem Bildbearbeitungsprogramm, sodass es genau die Größe hat, die Sie in Ihrer Signatur verwenden möchten. Speichern Sie das Bild in einer möglichst kleinen Dateigröße. Das .jpg-Format eignet sich gut für Bilder, das .png-Format eignet sich gut für detaillierte Grafiken und das .gif-Format eignet sich gut für einfache Grafiken. Das .gif-Format erzeugt im Allgemeinen die kleinsten Dateien.

Um ein Bild in Ihre Signatur einzufügen, öffnen Sie das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier erneut. Löschen Sie entweder den aktuell im Editor befindlichen Text, falls vorhanden, oder erstellen Sie eine neue Signatur. Klicken Sie dann auf die Bildschaltfläche in der Symbolleiste des Editors.

Navigieren Sie im Dialogfeld Bild einfügen zum Speicherort Ihres Bilds, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Einfügen.

Wenn Sie ein Bild aus dem Internet einfügen möchten, müssen Sie die vollständige URL für das Bild in das Bearbeitungsfeld Dateiname eingeben (anstelle des lokalen Bilddateinamens). Beispiel: http://www.somedomain.com/images/signaturepic.gif. Wenn Sie unter der angegebenen URL auf das Bild verlinken möchten, müssen Sie auch Link zu Datei aus der Dropdown-Liste Einfügen auswählen, um die URL-Referenz beizubehalten.

Das Bild wird in das Feld Signatur bearbeiten eingefügt. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu akzeptieren und das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier zu schließen.

Erstellen Sie erneut eine neue E-Mail-Nachricht. Sie werden feststellen, dass das Bild, das Sie in die Signatur eingefügt haben, im Nachrichtentext angezeigt wird. Schließen Sie das Nachrichtenfenster über die Registerkarte Datei oder die Schaltfläche X in der oberen rechten Ecke des Nachrichtenfensters.

Vielleicht möchten Sie einen Link zu einer Webseite oder einen E-Mail-Link in Ihre Signatur einfügen. Öffnen Sie dazu erneut das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier. Geben Sie den Text ein, der für den Link angezeigt werden soll, markieren Sie den Text und klicken Sie in der Symbolleiste des Editors auf die Schaltfläche Hyperlink.

Wählen Sie im Dialogfeld Hyperlink einfügen den Linktyp aus der Liste auf der linken Seite aus und geben Sie die Webseite, E-Mail oder einen anderen Adresstyp in das Bearbeitungsfeld Adresse ein. Sie können den Text, der in der Signatur für den Link angezeigt wird, im Bearbeitungsfeld Anzuzeigender Text ändern. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld zu schließen.

Der Link wird im Editor mit dem standardmäßig blauen, unterstrichenen Text angezeigt. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu akzeptieren und das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier zu schließen.

Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail-Nachricht mit einem Link in der Signatur. Schließen Sie das Nachrichtenfenster über die Registerkarte Datei oder die Schaltfläche X in der oberen rechten Ecke des Nachrichtenfensters.

Sie können Ihre Kontaktdaten auch als Visitenkarte in Ihre Signatur einfügen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste des Editors auf Visitenkarte.

Wählen Sie im Dialogfeld Visitenkarte einfügen den Kontakt aus, den Sie als Visitenkarte einfügen möchten. Wählen Sie eine Größe für das Visitenkartenbild aus der Dropdown-Liste Größe aus. OK klicken.

Das Visitenkartenbild wird im Signatur-Editor angezeigt. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu akzeptieren und das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier zu schließen.

Wenn Sie eine Visitenkarte in Ihre Signatur einfügen, wird das Visitenkartenbild im Textkörper der E-Mail-Nachricht angezeigt und eine .vcf-Datei mit Ihren Kontaktinformationen wird an die E-Mail angehängt. Diese .vcf-Datei kann in Programme wie Outlook importiert werden, die dieses Format unterstützen.

Schließen Sie das Nachrichtenfenster über die Registerkarte Datei oder die Schaltfläche X in der oberen rechten Ecke des Nachrichtenfensters.

Sie können Ihre Visitenkarte auch ohne Bild oder ohne angehängte .vcf-Datei in Ihre Signatur einfügen.

Wenn Sie den Empfängern Ihre Kontaktdaten in einer .vcf-Datei zur Verfügung stellen möchten, diese aber nicht an jede E-Mail anhängen möchten, können Sie die .vcf-Datei an einen Ort im Internet hochladen und einen Link zur Datei hinzufügen, z als „Get my vCard“ in Ihrer Signatur.

HINWEIS: Wenn Sie Ihre Visitenkarte bearbeiten möchten, z. B. eine andere Vorlage anwenden, müssen Sie eine andere Ansicht als Personen für Ihren Kontakteordner auswählen, damit Sie das vollständige Kontaktbearbeitungsfenster öffnen können.