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So verwenden Sie das Conversation Clean Up Tool in Outlook

So verwenden Sie das Conversation Clean Up Tool in Outlook

Einige Leute möchten, dass ihre Outlook-Ordner perfekt kontrolliert werden, wobei E-Mails ordentlich kategorisiert und in einer logischen, minimalen Ordnerstruktur gespeichert werden. Die meisten von uns sind nicht so, deshalb hat Microsoft Tools bereitgestellt, um zu helfen. Eines dieser Tools ist das wenig bekannte Tool zur Bereinigung von Konversationen, mit dem redundante E-Mails aus einer Konversation gelöscht oder verschoben werden. So funktioniert das.

Sie können das Tool zum Bereinigen von Konversationen für eine einzelne Konversation, einen Ordner oder einen Ordner und alle zugehörigen Unterordner ausführen. Es wird nach redundanten E-Mails gesucht, dh nach E-Mails, die vollständig in einer anderen Nachricht in der Konversation enthalten sind. Diese E-Mails werden dann (standardmäßig) gelöscht oder in einen anderen Ordner verschoben, je nachdem, wie Sie sie eingerichtet haben. Auf diese Weise wird verhindert, dass Ihre Mailbox mit mehreren Kopien derselben Nachricht gefüllt wird.

Zunächst müssen Sie die Conversation Clean Up-Parameter festlegen. Gehen Sie zu Datei> Optionen> E-Mail und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Bereinigung von Gesprächen“.

Standardmäßig löscht die Konversationsbereinigung Elemente. Wenn Sie jedoch redundante Elemente in einen Ordner verschieben möchten, können Sie auf „Durchsuchen“ klicken und den Ordner auswählen, in den Sie sie verschieben möchten. Dies ist praktisch, wenn Sie selbst überprüfen möchten, ob die vom Tool gefundenen Nachrichten wirklich redundant sind. Das Conversation Cleanup-Tool ist unserer Erfahrung nach zuverlässig, aber manchmal gibt es keinen Ersatz dafür, Dinge selbst zu überprüfen.

Sie können die anderen Standardoptionen wahrscheinlich unverändert lassen, da sie sehr sinnvoll sind. Wenn sich Ihre Situation oder Ihre Vorlieben jedoch unterscheiden, schalten Sie die Parameter nach Belieben ein oder aus. Wenn Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „OK“, um zu Outlook zurückzukehren.

Jetzt müssen Sie das Tool öffnen. Klicken Sie auf der Registerkarte „Startseite“ auf die Schaltfläche „Aufräumen“. Über das Dropdown-Menü können Sie die Konversation bereinigen, die derzeit im Ordner, im gesamten Ordner oder im gesamten Ordner und in allen Unterordnern ausgewählt ist.

Sie können auf dieses Menü auch zugreifen, indem Sie auf Ordner> Ordner bereinigen klicken, wenn Sie die Option „Konversation bereinigen“ nicht benötigen.

Wir werden vorerst mit „Ordner bereinigen“ fortfahren, aber der Vorgang ist der gleiche, unabhängig davon, ob Sie eine Konversation, einen Ordner oder einen Ordner und seine Unterordner bereinigen. Für eine Ein-Klick-Option können Sie jederzeit mit der rechten Maustaste auf einen Ordner im Navigationsbereich klicken und „Ordner bereinigen“ auswählen.

Wenn Sie dieses Tool zum ersten Mal ausführen, wird eine Warnung angezeigt, in der Sie die Einstellungen ändern, das Tool ausführen oder den Vorgang abbrechen können.

Wenn das Tool ausgeführt werden soll, ohne dass dieses Popup angezeigt wird, aktivieren Sie die Option „Diese Nachricht nicht mehr anzeigen“.

Klicken Sie auf „Ordner bereinigen“, um das Tool auszuführen (wenn Sie die Option „Diese Meldung nicht mehr anzeigen“ aktiviert haben, wird das Tool ab diesem Zeitpunkt ausgeführt, sobald Sie es auswählen). Wenn das Tool ausgeführt wird, was einige Zeit dauern kann, wenn Sie es zum ersten Mal in einem Ordner mit vielen Nachrichten ausführen, wird in der Leiste unten in Outlook eine Statusmeldung angezeigt.

Sie können Outlook weiterhin verwenden, während dies ausgeführt wird. Sobald die Statusmeldung verschwindet, ist das Tool fertig. Es wird Ihnen nicht sagen, dass es fertig ist – das Tool soll im Hintergrund ausgeführt werden, um Ihnen zu helfen und Sie nicht mit Nachrichten zu bombardieren -, aber es wird Ihnen sagen, ob es keine Nachrichten zum Bereinigen findet.

Das ist alles dazu. Als wir dieses Tool in einem Beispielordner mit 2487 E-Mails ausführten, wurden 502 E-Mails gefunden, die gelöscht werden konnten. Über ein Fünftel der E-Mails im Ordner war redundant. Dies ist ein Augenöffner und ein Tool, das sich lohnt, wenn Ihnen der Speicherplatz ausgeht oder Sie es satt haben, durch Gespräche zu waten.

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