So verwandeln Sie E-Mails schnell in Aufgaben

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Wenn Sie OHIO (nur einmal behandeln) verwenden, um Ihre E-Mails zu durchsuchen, möchten Sie wahrscheinlich einige Ihrer E-Mails in Aufgaben umwandeln. So geht’s schnell und effizient, damit Sie Ihre anderen E-Mails bearbeiten können.

Machen Sie es schnell und einfach

Ihr Posteingang ist keine Aufgabenliste. Es ist ein Posteingang. Es ist verlockend, E-Mails in Ihrem Posteingang zu lassen, weil es einfacher ist, aber dann sind die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, in der eingehenden Flut von E-Mails begraben.

Hier ist, warum Menschen in Schwierigkeiten geraten. Der manuelle Vorgang zum Verwandeln einer E-Mail in eine Aufgabe sieht häufig folgendermaßen aus:

1. Öffnen Sie Ihren bevorzugten Aufgabenlisten-Manager.
2. Erstellen Sie eine neue Aufgabe.
3. Kopieren Sie die relevanten Teile der E-Mail und fügen Sie sie in die neue Aufgabe ein.
4. Legen Sie die Details wie Priorität, Fälligkeitsdatum, Farbcode und alles andere fest, was Sie verwenden.
5. Speichern Sie die neue Aufgabe.
6. Archivieren oder löschen Sie die E-Mail.

Das sind sechs Schritte, um einer Aufgabenliste etwas hinzuzufügen. Kein Wunder, dass Sie am Ende E-Mails in Ihrem Posteingang haben. Was wäre, wenn Sie diese sechs Schritte auf vier reduzieren könnten? Oder drei?

Ja, du kannst! Und wir werden Ihnen zeigen, wie.

Einige E-Mail-Clients eignen sich besser für die Erstellung von Aufgaben als andere

Für die Verwaltung Ihrer E-Mails stehen viele Clients zur Verfügung. Wie zu erwarten, sind einige für die Erstellung von Aufgaben besser als andere.

Für Web-Clients macht Google Mail die Arbeit sehr gut. Die Aufgabenanwendung ist integriert und es ist einfach, eine E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln. Es gibt sogar eine Tastenkombination zum Erstellen einer Aufgabe direkt aus einer E-Mail – kein Mauszeiger erforderlich. Wenn Sie keinen Desktop-Client möchten, ist Google Mail wahrscheinlich die beste Wahl.

Für Windows-Desktop-Clients gewinnt Outlook zweifellos. Thunderbird verfügt über einige integrierte Funktionen zur Aufgabenverwaltung, die jedoch nicht schlecht sind. Outlook ist jedoch viel ausgefeilter und ermöglicht Ihnen die Verbindung zu unzähligen Apps von Drittanbietern. Wenn Sie Outlook aus irgendeinem Grund nicht verwenden können, ist Thunderbird eine gute Alternative. Wenn Sie jedoch bereits einen To-Do-Listenmanager eines Drittanbieters verwenden, schneidet Thunderbird den Senf nicht.

Auf einem Mac ist das Bild etwas weniger positiv. Apple Mail führt die Aufgabenverwaltung im Vergleich zu Google Mail und Outlook schlecht aus. Wenn Sie Aufgaben auf einem Desktop-Client verwalten möchten, ist dies wahrscheinlich die beste Option Thunderbird für Mac. Oder Sie können eine E-Mail an Ihren To-Do-Listenmanager eines Drittanbieters senden und diese dort verwalten.

Wenn es um mobile Apps geht, funktionieren sowohl Google Mail als auch Outlook ziemlich gleich. Die Tools zur Aufgabenerstellung der Web- oder Client-Versionen sind ebenfalls nicht vorhanden, aber beide übertragen die Add-Ins automatisch auf Apps von Drittanbietern. Wenn Sie also Ihre Aufgaben in Trello verwalten und das Add-In auf dem Google Mail- oder Outlook-Client installieren, ist es automatisch verfügbar, wenn Sie die entsprechende mobile App öffnen. Wenn Sie ein Add-In zu Outlook installieren, wird es automatisch auf dem Desktop-Client, den Mobil- und Webanwendungen installiert.

Wie auf einem Mac werden Benutzer, die ein iPhone besitzen und Apple Mail verwenden möchten, nicht viel von der mobilen App profitieren. Sie können Google Mail- oder Outlook-Clients verwenden, diese sind jedoch nicht sehr nützlich, wenn Sie Ihre Aufgaben von Ihrem Telefon auf Ihren Mac synchronisieren möchten.

Da Google Mail und Outlook die Creme dieser bestimmten Ernte sind, konzentrieren wir uns auf diese. Wenn Sie einen Lieblingsclient haben, der die Aufgabenerstellung wirklich gut handhabt, lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen, und wir werden einen Blick darauf werfen.

Erstellen von Aufgaben aus Google Mail

Google bietet eine Anwendung namens «Aufgaben» an, die in Google Mail integriert ist. Es ist ein einfacher Aufgaben-Manager mit ziemlich minimalen Optionen, obwohl es eine mobile App gibt, die Ihnen einige weitere Anpassungsoptionen bietet. Wenn Sie etwas Einfaches benötigen, das eng mit Ihrem Google Mail-Posteingang zusammenarbeitet, ist Aufgaben eine gute Wahl. Das Konvertieren einer E-Mail in eine Aufgabe ist ganz einfach: Klicken Sie bei geöffneter E-Mail in der Taskleiste auf die Schaltfläche «Mehr» und wählen Sie «Zu Aufgaben hinzufügen».

Wenn Sie eine Verknüpfungsperson sind, macht Umschalt + T dasselbe. Die Aufgaben-App wird in der Seitenleiste geöffnet und zeigt Ihre neue Aufgabe an.

Wenn Sie die Aufgabe bearbeiten müssen, um ein Fälligkeitsdatum, zusätzliche Details oder Unteraufgaben hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten.

Die Änderungen müssen nicht gespeichert werden, da dies automatisch erfolgt. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in Ihrem Posteingang auf die Schaltfläche Archivieren (oder verwenden Sie die Tastenkombination „e“), um die E-Mail in Ihr Archiv zu verschieben.

Das sind drei einfache Schritte:

1. Klicken Sie auf die Option «Zu Aufgaben hinzufügen» (oder verwenden Sie die Tastenkombination Umschalt + T).
2. Legen Sie das Fälligkeitsdatum, zusätzliche Details oder Unteraufgaben fest.
3. Archivieren (oder löschen) Sie die E-Mail.

Als Bonus können Sie Chrome so einstellen, dass Ihre Aufgaben angezeigt werden, wenn Sie einen neuen Tab öffnen. Es gibt eine iOS- und Android-App für Aufgaben. Das Erstellen einer Aufgabe in der mobilen App ist genauso einfach wie in der Web-App. Klicken Sie auf die drei Punkte oben in der E-Mail und wählen Sie «Zu Aufgaben hinzufügen».

Dadurch wird sofort eine neue Aufgabe erstellt.

Wenn Google Tasks nicht über alles verfügt, was Sie benötigen, oder wenn Sie bereits mit einem anderen Aufgabenmanager vertraut sind, gibt es wahrscheinlich ein Google Mail-Add-In dafür. Derzeit gibt es Add-Ins für beliebte Aufgaben-Apps wie Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist und Trello und andere (allerdings nicht Microsoft To-Do oder Apple Reminders).

Wir haben zuvor die Installation von Google Mail-Add-Ins im Allgemeinen und das Trello-Add-In im Speziellen behandelt. Verschiedene Add-Ins bieten Ihnen verschiedene Optionen, aber bei allen Add-Ins für Aufgabenlisten können Sie im Allgemeinen eine Aufgabe direkt aus einer ausgewählten E-Mail hinzufügen. To-Do-Listen-Add-Ins sind auch als Web- und mobile Apps verfügbar, die automatisch miteinander synchronisiert werden. Und genau wie bei Aufgaben können Sie in der mobilen Google Mail-App auf Ihre Add-Ins zugreifen.

Aufgaben aus Outlook erstellen

Outlook verfügt über eine integrierte App namens Tasks, die in Office 365 auch als Web-App verfügbar ist. Hier wird es etwas komplizierter, da es bereits 2015 war Microsoft hat Wunderlist gekauft, der beliebte To-Do-Manager. In den letzten vier Jahren wurde daraus eine neue reine Office 365-Web-App namens Microsoft To-Do (vielleicht ein wenig einfallslos). Es wird schließlich die integrierte Aufgabenfunktion in Outlook ersetzen.

Derzeit ist Tasks jedoch immer noch der Outlook-Aufgabenmanager, und es gibt kein definiertes Datum oder keine Outlook-Version, zu der sich dies ändern wird. Wir erwähnen dies nur, weil Sie bei Verwendung von O365 feststellen, dass alle Aufgaben, die Sie zu Outlook-Aufgaben hinzufügen, auch in Microsoft To-Do angezeigt werden. To-Do zeigt noch nicht alle Daten an, die Sie einer Aufgabe hinzufügen können, wird es aber irgendwann tun.

Derzeit ist Microsoft Tasks der integrierte Outlook-Task-Manager, daher konzentrieren wir uns darauf.

Verwenden des Outlook Desktop-Clients

Hier zeichnet sich Microsoft traditionell aus und lässt Sie auch hier nicht im Stich. Es gibt mehrere Methoden zum Erstellen einer Aufgabe aus einer E-Mail, um jedem Geschmack gerecht zu werden. Sie können:

1. Ziehen Sie eine E-Mail per Drag & Drop in den Aufgabenbereich.
2. Verschieben oder kopieren Sie die E-Mail aus dem Kontextmenü mit der rechten Maustaste in den Ordner Aufgaben.
3. Verwenden Sie einen schnellen Schritt, um eine Aufgabe zu erstellen.

Wir werden uns auf die Verwendung eines Schnellschritts konzentrieren, da dies das Beste für unser Geld bietet und Sie einem Schnellschritt eine Tastenkombination zuweisen können, um ein gutes Maß zu erreichen.

Wenn Sie noch nie Outlook-Aufgaben verwendet haben, lesen Sie unsere Anleitung zum Aufgabenbereich, damit Sie Ihre Aufgaben neben Ihrer E-Mail sehen können.

Sobald Sie den Aufgabenbereich geöffnet haben, erstellen wir einen Schnellschritt, der die E-Mail als gelesen markiert, eine Aufgabe erstellt und die E-Mail in Ihr Archiv verschiebt. Wir werden auch eine Tastenkombination hinzufügen, sodass Sie niemals Ihre Maus verwenden müssen, um eine Aufgabe aus einer E-Mail zu erstellen.

Mit den Schnellschritten können Sie mehrere Aktionen für einen einzelnen Tastenklick (oder eine Tastenkombination) definieren. Sie sind einfach zu erstellen und noch einfacher zu verwenden. Wenn Sie sie jedoch noch nicht ausgecheckt haben, haben wir eine endgültige Anleitung. Wenn Sie diese Anleitung gelesen haben, erstellen Sie einen neuen Schnellschritt und fügen Sie die folgenden Aktionen hinzu:

1. Erstellen Sie eine Aufgabe mit dem Text der Nachricht.
2. Als gelesen markieren.
3. In Ordner verschieben (und Ihren Archivordner als Ordner zum Verschieben auswählen).

Wählen Sie eine Tastenkombination aus und geben Sie ihr einen Namen (z. B. «Aufgabe und Archiv erstellen»). Klicken Sie dann auf «Speichern». Es ist jetzt im Abschnitt Start> Schnelle Schritte sichtbar.

Wenn Sie jetzt eine E-Mail in eine Aufgabe verwandeln möchten, klicken Sie einfach auf den Schnellschritt (oder verwenden Sie die Tastenkombination), um eine neue Aufgabe zu erstellen. Der Titel wird aus der Betreffzeile der E-Mail übernommen, und der Text der E-Mail wird zum Inhalt.

Bearbeiten Sie alle gewünschten Details (in Outlook-Aufgaben gibt es viel mehr Anpassungsoptionen als in Google Mail-Aufgaben) und klicken Sie auf «Speichern und schließen».

Im Gegensatz zu Google Mail müssen Sie die neue Aufgabe speichern, aber im Gegensatz zu Google Mail archiviert der Quick Step die E-Mail für Sie.

Das sind also auch drei einfache Schritte für Outlook:

1. Klicken Sie auf den Schnellschritt (oder verwenden Sie die von Ihnen zugewiesene Verknüpfung).
2. Stellen Sie alle Optionen oder Details nach Belieben ein.
3. Klicken Sie auf «Speichern und schließen».

Verwenden der Outlook-Webanwendung

Zu diesem Zeitpunkt erwarten Sie möglicherweise, dass wir Ihnen zeigen, wie Sie eine Aufgabe mit der Outlook-Webanwendung (Outlook.com) erstellen. Wir werden es nicht tun, weil es in der Outlook-Webanwendung keine native Möglichkeit gibt, eine E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln. Sie können eine E-Mail markieren, was bedeutet, dass sie in der Aufgabenliste angezeigt wird, aber das war’s.

Dies ist ein überraschendes Versehen von Microsoft. Wir können nicht anders, als das Gefühl zu haben, dass es irgendwann zu einer Umstellung auf Microsoft To-Do kommen wird, die eine enge Integration von Outlook> To-Do beinhaltet.

Bei der Integration von Apps von Drittanbietern sieht es allerdings etwas besser aus. Derzeit gibt es Add-Ins für beliebte Aufgaben-Apps wie Asana, Jira, Evernote und Trello sowie andere (allerdings nicht für Google Mail-Aufgaben oder Apple-Erinnerungen). Verschiedene Add-Ins bieten Ihnen verschiedene Optionen. Wie bei Google Mail können Sie jedoch bei allen Add-Ins für Aufgabenlisten im Allgemeinen eine Aufgabe direkt aus einer ausgewählten E-Mail hinzufügen und sowohl die Web- als auch die mobilen Apps automatisch synchronisieren.

Verwenden der Outlook Mobile App

Genau wie bei der Outlook-Webanwendung gibt es keine native Möglichkeit, eine E-Mail aus der mobilen Outlook-App in eine Aufgabe zu konvertieren, obwohl für beide eine Microsoft To-Do-App verfügbar ist iOS und Android. Es verfolgt E-Mails, die Sie in einer der Outlook-Apps markiert haben, aber das ist nicht wirklich dasselbe wie die Aufgabenintegration. Wenn Sie Outlook-E-Mails in Outlook-Aufgaben konvertieren möchten, müssen Sie den Outlook-Client wirklich verwenden.

Wenn Sie einen Aufgabenlisten-Manager eines Drittanbieters verwenden, können Sie in der mobilen Outlook-App auf Ihre Add-Ins zugreifen.

Erstellen von Aufgaben aus Apple Mail

Wenn Sie Apple Mail verwenden, können Sie Ihre E-Mails nur an eine Drittanbieter-App (z. B. Any.do oder Todoist) weiterleiten und dort Ihre Aufgaben verwalten oder E-Mails per Drag & Drop in Erinnerungen ziehen. Für Apple lautet der manuelle Vorgang also:

1. Öffnen Sie Ihren bevorzugten Aufgabenlisten-Manager.
2. Leiten Sie die E-Mail an eine Drittanbieter-App weiter oder legen Sie sie in Reminders ab.
3. Legen Sie die Details wie Priorität, Fälligkeitsdatum, Farbcode und alles andere fest, was Sie verwenden.
4. Speichern Sie die neue Aufgabe.
5. Archivieren oder löschen Sie die E-Mail.

Sie können nicht viel tun, um diesen Prozess zu verbessern, da Apple Mail und Erinnerungen nicht sehr eng miteinander verbunden hat. Das Unternehmen erlaubt auch nicht viel Integration mit Apps von Drittanbietern. Bis sich dies ändert (und wir bezweifeln, dass dies bald geschehen wird), können Sie Ihre E-Mails am besten an einen To-Do-Listenmanager eines Drittanbieters weiterleiten.

Wenn Sie Ihre E-Mails nur einmal bearbeiten möchten, sollte die Aufgabenerstellung so schnell und einfach wie möglich sein. Andernfalls bleibt Ihr Posteingang weiterhin eine Aufgabenliste.

Mit ihren Aufgabenlisten-Managern und Add-Ins von Drittanbietern bieten Ihnen Google Mail und Outlook die Tools, die Sie zum schnellen, einfachen und effizienten Erstellen von Aufgaben aus E-Mails benötigen.