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So verwalten Sie E-Mails in Outlook mit schnellen Schritten und Regeln besser

So verwalten Sie E-Mails in Outlook mit schnellen Schritten und Regeln besser

Wenn Sie uns mitteilen, dass E-Mails aus der Mode gekommen sind, bitten wir Sie, sich unsere Posteingänge anzusehen. Die Fähigkeit, die täglich eintreffenden Nachrichten zu sortieren und zu organisieren, ist ein wichtiger Faktor für die Aufrechterhaltung der Gesundheit am Arbeitsplatz.

Es geht auch nicht nur um Spam. Es gibt immer noch Spam, eine ärgerliche Tatsache im Leben, aber es gibt Möglichkeiten, damit umzugehen. Es ist der Schwarm anderer E-Mails, die wir erhalten – Updates über Software, Einladungen zu Veranstaltungen, Mailinglisten, die wir erhalten [got] abonniert, aber denken Sie nie daran, sich abzumelden. All dies erfordert eine Möglichkeit, Nachrichten zu organisieren, zu sortieren und an ihrem richtigen Ort abzulegen, unabhängig davon, ob es sich um einen bestimmten Ordner oder den Papierkorb handelt.

Wir haben viel über Outlook gesprochen, einschließlich E-Mail-Grundlagen wie Erstellen und Senden, Möglichkeiten zum Hinzufügen und Empfangen von Anhängen sowie zum Importieren von Kontakten und Verwalten von Adressbüchern. Wir möchten unsere Aufmerksamkeit jetzt auf das Gesamtbild richten, indem wir uns auf die Verwaltung des Posteingangs konzentrieren.

Beherrschen Sie Ihren Outlook-Posteingang

In Outlook sind zahlreiche Funktionen integriert, mit denen Sie Ihre E-Mails an den richtigen Stellen filtern können. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht klicken oder mit der Maus auf die Multifunktionsleiste klicken, werden Sie zunächst feststellen, dass es eine Funktion namens „Schnelle Schritte“ gibt.

Wenn wir es über die Multifunktionsleiste erweitern, können wir diese Funktion vollständig sehen.

Das Erste, woran Sie sich erinnern sollten, ist, dass Quick Steps im Grunde genommen Regeln sind (es gibt eine Funktion namens Regeln, die wir in Kürze besprechen werden). Das zweite, woran Sie sich erinnern sollten, ist, dass Quick Steps im Gegensatz zu Regeln, die ohne Ihre Eingabe hinter den Kulissen funktionieren, auf Ihre Eingabe angewiesen sind, um zu funktionieren.

Als erstes wählen Sie den Quick Step aus, den Sie erstellen möchten. Lassen Sie uns einen einfachen Schritt machen, um unseren Standpunkt zu veranschaulichen.

In diesem Schnellschritt wählen wir eine Nachricht aus, die wir für verschieden halten, und klicken auf den Schnellschritt, der die Nachricht in den Ordner „Verschiedenes“ verschiebt und die Nachricht als „Lesen“ markiert.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ klicken, können Sie sehen, wie der Quick Step aufgebaut ist, und Sie können ihn auch bearbeiten, z. B. Teile hinzufügen oder entfernen.

In diesem Screenshot können Sie beispielsweise den Schritt entfernen, in dem Nachrichten als „Lesen“ markiert sind, sodass alles in den Ordner „Verschiedenes“ verschoben wird, der Status jedoch unverändert bleibt.

So funktionieren Quick Steps. Wir könnten viel Zeit damit verbringen, Ihnen verschiedene Möglichkeiten aufzuzeigen, wie sie erstellt und implementiert werden können. Wir möchten jedoch zu Rules übergehen, um den Unterschied zu veranschaulichen.

Die Grundregeln der Regeln

Wie bereits erwähnt, sind Quick Steps etwas, auf das Sie reagieren, während Regeln hinter den Kulissen automatisch nach den von Ihnen festgelegten Kriterien funktionieren. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Regeln“ klicken, sollten Sie „Regel erstellen …“ aus der Dropdown-Liste auswählen.

Die Hauptbedingungen für die Regelerstellung sind ziemlich einfach, und Sie müssen sich möglicherweise nicht einmal mit erweiterten Optionen befassen. Lassen Sie uns daher einige ihrer einfacheren Aspekte untersuchen.

In der folgenden Abbildung sehen Sie, dass Sie E-Mails von bestimmten Absendern oder basierend auf dem Betreff oder an wen sie gesendet werden können weiterleiten können. Von dort aus können Sie sich von Outlook visuell und / oder mit einem Ton benachrichtigen lassen. Sie können die Nachricht auch in einen bestimmten Ordner verschieben, was im Gegensatz zur Verwendung eines Schnellschritts ohne Ihre Eingabe möglich wäre.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Regel erstellen“ klicken, wird das folgende Dialogfeld des Assistenten angezeigt.

Sie können auch im Fenster „Regeln und Warnungen“ auf „Neue Regel“ klicken.

Dadurch wird das erste Fenster des Regelassistenten geöffnet, das Sie durch den Vorgang führt.

Regeln sind überraschend unkompliziert, wenn Sie bereits wissen, was die Regel tun soll. Klicken Sie auf „Erweiterte Optionen …“ und Sie werden sehen, was wir meinen. Sie sehen nicht nur die Optionen auf dem Grundbildschirm „Regel erstellen“, sondern auch eine ganz neue Welt anderer Regeln, die Sie verwenden können.

Stellen Sie sich vor, wir machen den zuvor erstellten Quick Step und möchten ihn in eine Regel umwandeln. Wir möchten unsere Kriterien aus den oben gezeigten Optionen auswählen und dann auf „Weiter“ klicken. In diesem Fall verschieben wir E-Mails, die an unser How-To Geek-Konto gesendet werden.

Auf dem nächsten Bildschirm wählen wir die Option „In einen bestimmten Ordner verschieben“ und klicken dann unten auf den unterstrichenen Link „In den angegebenen Ordner verschieben“. Anschließend werden Optionen angezeigt, mit denen wir E-Mails an einen beliebigen Ordner weiterleiten können, in diesem Fall „Verschiedenes“.

Wenn Sie auf „Weiter“ klicken, werden Sie gefragt, ob es Ausnahmen von dieser neuen Regel gibt. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie auf „Weiter“ klicken und zum letzten Bildschirm gelangen, in dem Sie aufgefordert werden, Ihre neue Regel zu benennen, ob Sie sie aktivieren, nach Abschluss ausführen und schließlich ausführen möchten können Sie es überprüfen.

Das war’s, klicken Sie auf „Fertig stellen“ und los geht’s. Sie können diese Regel anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche „Regeln“ und dann auf „Regeln und Warnungen verwalten“ in der Dropdown-Auswahl klicken.

Sie können jederzeit zurückkehren, um Ihre Regel zu ändern, neue hinzuzufügen, Kopien zu erstellen, zu löschen und andere Funktionen. Vergessen Sie nicht, wenn Sie eine Regel beibehalten möchten, aber nicht möchten, dass sie ständig ausgeführt wird, können Sie einfach das Kästchen daneben deaktivieren.

Wenn Sie mehr über das automatische Verschieben von Nachrichten in einen bestimmten Ordner erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel zu lesen.

Löschen und Ignorieren von E-Mail-Nachrichten

Sie erhalten eine Menge E-Mails, die Sie nicht möchten oder brauchen, unabhängig davon, ob sie von einem überbordenden Elternteil weitergeleitet werden oder ob es sich um Spam handelt. Wenn Sie dies nicht tun, ist es eine große Herausforderung, Ihren Posteingang gezähmt und gepflegt zu halten wissen, wie man die Werkzeuge benutzt, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Wie Sie auf der Multifunktionsleiste gut sichtbar sehen können, gibt es einen Abschnitt, der ausschließlich dem Löschen von Dingen gewidmet ist. Am bemerkenswertesten ist die große Schaltfläche „Löschen“ und das riesige X. Sie können auch einfach eine Nachricht oder eine Gruppe von Nachrichten auswählen und auf diese Schaltfläche klicken oder einfach Tippen Sie auf Ihrer Tastatur auf „Löschen“.

Schauen wir uns den Abschnitt Löschen etwas genauer an und sehen, was er sonst noch zu bieten hat. Erstens gibt es die Schaltfläche „Ignorieren“.

Was macht Ignorieren? Wenn Sie eine Nachricht oder Konversation auswählen und auf „Ignorieren“ klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt.

Der Unterschied zwischen diesem und dem einfachen Löschen einer Konversation besteht darin, dass das Ignorieren dieser Konversation für diese und alle zukünftigen Nachrichten gilt. Wenn Sie also auf einer Mailingliste stehen und die Befragten weiterhin alle antworten, werden Sie sie nicht mehr sehen, was verdammt nützlich ist .

Die andere bemerkenswerte Option ist die Bereinigungsfunktion. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Aufräumen“ wird ein Dropdown-Menü mit den folgenden Optionen ausgelöst

Unabhängig von der gewählten Option wird ein Dialogfeld angezeigt, das das gleiche Ergebnis bietet. Alle redundanten Nachrichten werden verworfen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“ klicken, werden Sie zu den Optionen für die Bereinigung von Gesprächen weitergeleitet. Wie Sie sehen, können Sie die Bereinigungsfunktion verwenden, um alte, redundante Konversationen in einem alternativen Ordner zu archivieren. Dies ist hier wahrscheinlich die nützlichste Option. Es ist oft besser, Dinge einfach zu archivieren, als sie zu löschen, nur für den Fall, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt darauf verweisen müssen.

Obwohl diese Funktionen großartig sind und wir den offensichtlichen Vorteil darin sehen, werden sie keinen großen Einfluss auf diese unheilige Geißel des Posteingangs haben: Spam.

Spam, Spam geht weg !!

Spam erhält nicht mehr die gleichen Schlagzeilen wie früher, da moderne Spamfilter zum größten Teil ziemlich gute Arbeit leisten, um alles auszumerzen. Wenn Sie Google Mail oder andere Webmail-Dienste verwenden, sehen Sie wahrscheinlich nicht viel davon, was nicht heißt, dass es nicht vorhanden ist, insbesondere wenn Sie den unglücklichen Fehler machen, zuzustimmen, dass ein Unternehmen Ihre Adresse teilt mit ihren Marketingpartnern, oder Sie klicken auf das falsche Kästchen und melden sich fälschlicherweise an, um auf einer Verteilerliste zu stehen.

Der Punkt ist, dass Spam immer noch auftritt, aber Outlook bietet Ihnen Möglichkeiten, ihn mit Junk-Filtern hoffentlich weitgehend unter Kontrolle zu halten. Wenn Sie eine Nachricht erhalten, bei der es sich eindeutig um Junk oder Spam handelt, können Sie diese Nachricht auswählen und dann auf die Schaltfläche „Junk“ klicken, um eine Dropdown-Liste mit Optionen anzuzeigen. Für unerwünschte Nachrichten wählen Sie „Absender blockieren“, für alles andere möchten Sie die Junk-E-Mail-Optionen anpassen.

Je restriktiver Ihre Filterstufe ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas, das Sie tatsächlich sehen möchten oder müssen, versehentlich herausgefiltert wird. In diesem Fall müssen Sie die betroffenen E-Mails mit den im vorherigen Screenshot gezeigten Optionen behandeln.

Es ist eine gute Idee, einige Zeit damit zu verbringen, die Junk-E-Mail-Optionen zu erkunden. Sie können Whitelists von bestimmten Absendern und bestimmten Empfängern einrichten und gleichzeitig Absender explizit blockieren, von denen Sie wissen, dass Sie ihnen nicht vertrauen.

Um Ihren Posteingang schlank und gemein zu halten, sind Engagement und Liebe zum Detail erforderlich. Um ehrlich zu sein, können ein paar gut gestaltete Regeln viel Arbeit ausgleichen, aber es wird immer neue Herausforderungen geben. Denken Sie an diese Tools – Schnelle Schritte, Regeln, Ignorieren und Junk-Filter – und Sie sind auf dem besten Weg, Ihre E-Mails zu zähmen.

Lass uns jetzt von dir hören. Erzählen Sie uns von Ihren eigenen Favoriten, schnellen Schritten und Regeln oder wie Sie mit Spam umgehen. Unser Diskussionsforum ist offen, also leihen Sie uns Ihre Kommentare und Fragen.

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