So verwalten Sie Anhänge in Outlook 2013

Bei der Jobsuche oder dem Teilen von Fotos mit älteren Familienmitgliedern kommt eine Zeit, in der Sie möglicherweise Dinge auf die altmodische Weise senden müssen – als E-Mail-Anhang. Wenn Sie bei der Arbeit E-Mails senden, kann dies zu Ihrem E-Mail-Repertoire gehören.

Die Sache mit Anhängen ist, dass es eine Art ungeschriebenen Code für das Versenden gibt. Während Sie beispielsweise eine riesige Datei in einer E-Mail senden können (dies hängt davon ab, wie viel der von Ihnen verwendete Dienst oder ISP zulässt), ist dies jedoch nicht unbedingt effizient. Ebenso ist das Senden mehrerer Dateien in der Regel besser in einer Containerdatei gezippt zu bewerkstelligen.

Abhängig von der Art der Datei kann es natürlich sein, dass es am Zielort ankommt oder nicht. Dateien wie diejenigen, die auf .EXE, .BAT und andere ausführbare Typen enden, werden (normalerweise) aufgrund ihrer Verbindung mit Malware häufig (normalerweise) blockiert oder entfernt. Wenn Sie eine solche Datei senden möchten, müssen Sie sie wahrscheinlich in ein .ZIP-Archiv einschließen.

Das Verfassen einer E-Mail und das Verwalten von Kontakten in Outlook ist ziemlich einfach, und obwohl das Hinzufügen und Bearbeiten von Anhängen mittlerweile selbstverständlich sein sollte, wissen viele Benutzer möglicherweise nicht, dass sie es besser machen könnten.

Hinzufügen eines Anhangs

Um einen Anhang hinzuzufügen, können Sie eine oder mehrere Dateien in eine leere E-Mail-Nachricht ziehen und diese wird als Anhang eingefügt. Oder klicken Sie im Menüband im Abschnitt Einschließen auf die Schaltfläche «Datei anhängen».

Sie müssen zu dem Speicherort navigieren, an dem sich die Datei befindet, die Sie anhängen möchten, und dann die Datei oder die Dateien auswählen, die Sie in Ihre Nachricht aufnehmen möchten, und dann auf «Einfügen» klicken. Alternativ klicken Sie auf den kleinen Pfeil und wählen „Als Text einfügen“ und Ihr Anhang wird inline eingefügt, d.h. er erscheint in Ihrer Nachricht anstatt als separate Datei.

Nach dem Anhängen können Sie es im Feld Angehängt unter der Betreffzeile sehen.

Nehmen wir zum Schluss an, Sie haben Ihren Anhang angehängt und stellen fest, dass er der falsche ist. Kein Problem, Sie können den Anhang einfach auswählen, auf die Schaltfläche «Löschen» auf Ihrer Tastatur klicken oder mit der rechten Maustaste klicken und «Entfernen» auswählen.

Dateien sind jedoch nicht das einzige, was Sie an Nachrichten anhängen können, Sie können auch Elemente und Signaturen anhängen.

Andere Sachen anbringen

Zu den Elementen können Visitenkarten (.VCF-Dateien, weiter oben beschrieben), Kalender und Outlook-Elemente gehören, bei denen es sich um Notizen, Aufgaben, Kontakte und andere Dinge handeln kann, die Sie in Outlook öffnen.

Kalender sind eine weitere Sache, die Sie möglicherweise von Zeit zu Zeit teilen möchten, und wenn Sie auf die Schaltfläche „Element anhängen“ klicken, werden Sie sehen, dass dies ganz einfach ist. Das Freigeben Ihres Kalenders bedeutet nicht, dass Sie jedes einzelne Element an jedem einzelnen Tag freigeben müssen. Vielleicht möchten Sie nur ein paar Tage oder eine Woche teilen, z. B. für einen Firmen- oder Familienurlaub.

Wenn Sie einen Kalender freigeben, haben Sie die Möglichkeit, den aktuellen Kalender, den Datumsbereich, Details und andere erweiterte Optionen auszuwählen.

Wenn Sie auf „OK“ klicken, sehen Sie, dass der Kalender an die E-Mail-Nachricht angehängt wird, damit er geöffnet und angezeigt werden kann, aber auch in die eigentliche Nachricht eingefügt wird, damit die Empfänger ihn bequem auf einen Blick sehen können.

Outlook-Elemente sind im Grunde alles, was Sie in Outlook erstellen können, das dann angehängt und an andere Outlook-Benutzer gesendet werden kann. Im folgenden Screenshot sehen Sie, wie das funktioniert. Sie wählen die Quelle und dann von dort aus das Element oder die Elemente (Sie können mehrere auswählen), die Sie anhängen möchten.

Beachten Sie, dass Sie entscheiden können, ob der Artikel als tatsächlicher physischer Anhang oder inline nur als Text ankommen soll. Dies ist das gleiche wie zuvor besprochen, wo Sie «als Text einfügen» können und es als Teil der physischen Nachricht erscheinen wird.

Visitenkarten können eines der Dinge sein, die Sie verwenden oder brauchen, aber es ist eine wirklich bequeme Möglichkeit, Ihre unmittelbaren Daten in einem einfachen, praktischen Paket zu teilen. Wenn Sie Ihre Visitenkarte (oder die einer anderen Person) teilen möchten, wählen Sie sie einfach aus dem Menü Element anhängen und Ihre Kontakte werden angezeigt

Wählen Sie die Karte oder Karten aus, die Sie anhängen möchten, und klicken Sie auf «OK». Die Karten werden als Text angezeigt und auch als .VCF-Datei angehängt, was bedeutet, dass sie in jedes Adressbuch importiert werden können, das solche Dateien unterstützt.

Das Teilen von Kontakten als Visitenkarten ist eine sehr schnelle und bequeme Möglichkeit, anderen Kontaktinformationen bereitzustellen oder Kontaktinformationen von einer anderen Person zu importieren, ohne sie von Hand in Ihr Adressbuch eingeben zu müssen.

Umgang mit Anhängen

Natürlich gibt es bei E-Mail immer die Möglichkeit, sowohl zu empfangen als auch zu geben. Was also tun Sie, wenn eine Nachricht mit Anhängen in Ihrem Posteingang ankommt? Normalerweise ist es ziemlich einfach, wie in der folgenden Abbildung. Sie sehen, dass unsere Testnachricht mit einem angehängten Bild angekommen ist.

Wenn wir einfach auf den Anhang klicken, sehen Sie, dass Optionen im Menüband-Aufruf Anhangstools angezeigt werden. Von hier aus können Sie darauf reagieren. Beachten Sie auch, dass Sie, wenn Sie mehrere Dateien erhalten, alle Ihre Anhänge auf einmal speichern können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sinnvoll ist, den Anhang überhaupt zu öffnen, können Sie ihn entfernen, obwohl es wahrscheinlich klüger ist, die Nachricht einfach zu löschen, wenn du hast Zweifel.

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen Anhang in einer Nachricht klicken und das resultierende Dropdown-Menü verwenden, um dieselben Aktionen wie im Menüband auszuführen.

Beim Umgang mit Anhängen gibt es viele Vorbehalte. Anhänge können gefährlich sein, wie jeder bestätigen kann, der in den letzten zwanzig Jahren E-Mails verwendet hat. Unterm Strich öffnen Sie nichts, was nicht von jemandem ist, den Sie nicht kennen oder dem Sie nicht vertrauen, und verwenden Sie immer einen Viren-/Malware-Scanner auf Ihrem Computer.

Mehrere Dateien oder große Dateien als Anhänge verarbeiten

Wir haben ein bisschen darüber gesprochen, wie man mit einem oder vielleicht wenigen Anhängen umgeht, aber was ist, wenn Sie Dutzende oder sogar Hunderte von Dateien anhängen möchten? Oder was ist, wenn Sie eine große Datei anhängen möchten?

Das Versenden großer Anhänge ist irgendwie uncool, besonders wenn jemand dabei viele E-Mails erhält. Das Problem beim Senden großer Dateien per E-Mail besteht nicht so sehr darin, ob Ihr Mailserver Anhänge mit einer bestimmten Größe zulässt oder nicht. In den meisten Fällen werden Sie wahrscheinlich keine Datei senden, die viel größer als ein oder zwei Megabyte ist, oder zumindest sollten Sie es nicht.

Trotzdem wird es Zeiten geben, in denen Sie etwas Unhandliches verschicken müssen. Wenn Sie einen Webmail-Dienst wie Yahoo, Gmail oder Microsoft verwenden, gelten für diese Größenbeschränkungen (25 MB, 25 MB, 20 MB), genau wie Ihr ISP, z. B. Comcast, Time Warner, AT&T usw. ( normalerweise etwa 10 MB).

In den meisten Fällen, wenn die Dateien übermäßig groß oder zahlreich sind, verzichten wir auf die Verwendung eines Cloud-Dienstes, der reichlich vorhanden ist und genügend freien Speicherplatz bietet, um die überwiegende Mehrheit der Dateien zu senden. In den meisten Fällen ist das einfache Hochladen Ihrer Dateien auf ein Cloud-Laufwerk und das anschließende Freigeben schneller und zuverlässiger als E-Mail. Wir haben eine praktische Anleitung, die genau erklärt, wie Sie große Dateien per E-Mail senden, falls Sie mehr erfahren möchten.

Wenn es um das Senden mehrerer Dateien geht, sollten Sie kein Problem haben, vorausgesetzt, es sind einige wenige, aber sobald Sie Dutzende von Bildern oder Dokumenten anhängen, kann es etwas unangenehm werden. Ziehen Sie auch hier die Verwendung eines Cloud-Dienstes in Betracht. Unabhängig davon empfehlen wir Ihnen, auf jeden Fall mehrere Dateien zu zippen, bevor Sie sie versenden. Windows bietet native Unterstützung für ZIP-Dateien, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Ihr Empfänger sie nicht öffnen kann.

Bitte lesen Sie diesen Artikel, der alles erklärt, was Sie über gezippte Dateien wissen müssen.

Dies scheint ein ziemlich guter Ort zu sein, um unsere Diskussion über Eigensinne zu beenden. Sie sind kein kompliziertes Thema, aber unabhängig davon, ob Sie Outlook oder Gmail oder eine andere E-Mail verwenden, kann das Senden von Dateien einige zusätzliche Schritte erfordern, die über das einfache Anhängen hinausgehen.

Bis jetzt haben wir die grundlegendsten Teile der E-Mail-Macht von Outlook behandelt – Kontakte, Adressierung, Verfassen – die allesamt ziemlich einfache Dinge sind. Jetzt mit Anhängen haben Sie ein ziemlich umfassendes Wissen über die einfachen Dinge.

Jetzt ist es an der Zeit, unser Spiel zu verstärken. Wenn Sie Outlook verwenden und E-Mails sammeln, müssen Sie lernen, wie Sie diese mit Tools wie Quick Steps und Regeln verwalten, über die wir in einem der nächsten Features sprechen werden. In der Zwischenzeit, und wie immer, bitten wir Sie, uns Ihr Feedback in unserem Diskussionsforum zu geben.