So verknüpfen oder betten Sie ein Excel-Arbeitsblatt in eine PowerPoint-Präsentation ein

Manchmal möchten Sie die Daten einer Excel-Tabelle in eine Microsoft PowerPoint-Präsentation einbinden. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten, je nachdem, ob Sie eine Verbindung mit der Excel-Quelltabelle aufrechterhalten möchten oder nicht. Lass uns mal sehen.

Was ist der Unterschied zwischen Verlinken und Einbetten?

Sie haben tatsächlich drei Möglichkeiten, eine Tabelle in eine PowerPoint-Präsentation einzubinden. Die erste besteht darin, diese Daten einfach aus der Tabelle zu kopieren und sie dann in das Zieldokument einzufügen. Das funktioniert gut, aber es konvertiert die Daten nur in PowerPoint in eine einfache Tabelle. Sie können dafür die grundlegenden Tabellenformatierungstools von PowerPoint verwenden, aber Sie können nach der Konvertierung keine der Excel-Funktionen verwenden.

Dies kann zwar manchmal nützlich sein, Ihre anderen beiden Optionen – Verknüpfen und Einbetten – sind jedoch viel leistungsfähiger, und wir werden Ihnen in diesem Artikel zeigen, wie Sie das tun. Beide sind sich ziemlich ähnlich, da Sie am Ende eine tatsächliche Excel-Tabelle in Ihre Zielpräsentation einfügen. Es sieht aus wie ein Excel-Blatt und Sie können es mit den Tools von Excel bearbeiten. Der Unterschied besteht darin, wie diese beiden Optionen ihre Verbindung zu dieser ursprünglichen Excel-Tabelle behandeln:

• Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt in einer Präsentation verwenden, halten die Zielpräsentation und das ursprüngliche Excel-Arbeitsblatt eine Verbindung aufrecht. Wenn Sie die Excel-Datei aktualisieren, werden diese Aktualisierungen automatisch in die Zielpräsentation übernommen.
• Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt in einer Präsentation verwenden, wird diese Verbindung unterbrochen. Durch das Aktualisieren der ursprünglichen Excel-Tabelle werden die Daten in der Zielpräsentation nicht automatisch aktualisiert.

Beide Methoden haben natürlich Vorteile. Ein Vorteil des Verknüpfens eines Dokuments (abgesehen von der Aufrechterhaltung der Verbindung) besteht darin, dass die Dateigröße Ihrer PowerPoint-Präsentation gering gehalten wird, da die Daten meist noch in der Excel-Tabelle gespeichert und nur in PowerPoint angezeigt werden. Ein Nachteil besteht darin, dass die ursprüngliche Tabellenkalkulationsdatei am selben Ort bleiben muss. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie es erneut verknüpfen. Und da es auf den Link zur ursprünglichen Tabelle angewiesen ist, ist es nicht so nützlich, wenn Sie die Präsentation an Personen verteilen müssen, die keinen Zugriff auf diesen Speicherort haben.

Das Einbetten dieser Daten erhöht andererseits die Präsentationsgröße, da all diese Excel-Daten tatsächlich in die PowerPoint-Datei eingebettet sind. Die Einbettung hat jedoch einige entscheidende Vorteile. Wenn Sie diese Präsentation beispielsweise an Personen verteilen, die möglicherweise keinen Zugriff auf die ursprüngliche Excel-Tabelle haben, oder wenn die Präsentation diese Excel-Tabelle zu einem bestimmten Zeitpunkt anzeigen muss (anstatt aktualisiert zu werden), Einbetten (und Brechen) die Verbindung zum Originalblatt) macht mehr Sinn.

Sehen wir uns daher an, wie Sie eine Excel-Tabelle in Microsoft PowerPoint verknüpfen und einbetten.

So verknüpfen oder betten Sie ein Excel-Arbeitsblatt in Microsoft PowerPoint ein

Das Verknüpfen oder Einbetten eines Excel-Arbeitsblatts in eine PowerPoint-Präsentation ist eigentlich ziemlich einfach, und der Prozess für beides ist fast identisch. Öffnen Sie zunächst das Excel-Arbeitsblatt und die PowerPoint-Präsentation, die Sie bearbeiten möchten, gleichzeitig.

Wählen Sie in Excel die Zellen aus, die Sie verknüpfen oder einbetten möchten. Wenn Sie das gesamte Arbeitsblatt verlinken oder einbetten möchten, klicken Sie auf das Kästchen an der Kreuzung der Zeilen und Spalten in der oberen linken Ecke, um das gesamte Arbeitsblatt auszuwählen.

Kopieren Sie diese Zellen, indem Sie STRG+C in Windows oder Befehlstaste+C in macOS drücken. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine ausgewählte Zelle klicken und dann im Kontextmenü die Option «Kopieren» auswählen.

Wechseln Sie nun zu Ihrer PowerPoint-Präsentation und klicken Sie, um die Einfügemarke dort zu platzieren, wo das verlinkte oder eingebettete Material eingefügt werden soll. Klicken Sie auf der Registerkarte Start der Multifunktionsleiste auf den Abwärtspfeil unter der Schaltfläche «Einfügen» und wählen Sie dann den Befehl «Spezial einfügen» aus dem Dropdown-Menü.

Dies öffnet das Fenster Inhalte einfügen. Und hier finden Sie den einzigen funktionalen Unterschied beim Verknüpfen oder Einbetten einer Datei.

Wenn Sie Ihre Tabelle erstellen möchten, wählen Sie links die Option «Einfügen». Wenn Sie Ihre Tabelle erstellen möchten, wählen Sie stattdessen die Option «Link einfügen». Ernsthaft, das ist es. Dieser Vorgang ist ansonsten identisch.

Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, wählen Sie als nächstes das „Microsoft Excel-Arbeitsblattobjekt“ im Feld rechts aus und klicken dann auf die Schaltfläche „OK“.

Und Sie sehen Ihre Excel-Tabelle (oder die von Ihnen ausgewählten Zellen) in Ihrer PowerPoint-Präsentation.

Wenn Sie die Excel-Daten verwenden, können Sie sie nicht direkt in PowerPoint bearbeiten, aber Sie können auf eine beliebige Stelle doppelklicken, um die ursprüngliche Tabellenkalkulationsdatei zu öffnen. Und alle Aktualisierungen, die Sie an dieser ursprünglichen Kalkulationstabelle vornehmen, werden dann in Ihrer PowerPoint-Präsentation widergespiegelt.

Wenn Sie die Excel-Daten haben, können Sie diese direkt in PowerPoint bearbeiten. Doppelklicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Tabelle und Sie bleiben im selben PowerPoint-Fenster, aber das PowerPoint-Menüband wird durch das Excel-Menüband ersetzt und Sie können auf alle Excel-Funktionen zugreifen. Es ist irgendwie cool.

Und wenn Sie die Bearbeitung der Tabelle beenden und zu Ihren PowerPoint-Steuerelementen zurückkehren möchten, klicken Sie einfach auf eine beliebige Stelle außerhalb der Tabelle.