So verknüpfen oder betten Sie ein Excel-Arbeitsblatt in ein Word-Dokument ein

Manchmal möchten Sie die Daten einer Excel-Tabelle in Ihr Microsoft Word-Dokument aufnehmen. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten, je nachdem, ob Sie eine Verbindung mit der Excel-Quelltabelle aufrechterhalten möchten oder nicht. Lass uns mal sehen.

Was ist der Unterschied zwischen Verlinken und Einbetten?

Sie haben tatsächlich drei Möglichkeiten, eine Tabelle in ein Word-Dokument einzufügen. Die erste besteht darin, diese Daten einfach aus der Tabelle zu kopieren und sie dann in das Zieldokument einzufügen. Meistens funktioniert dies nur mit wirklich einfachen Daten, da diese Daten in Word nur zu einer grundlegenden Tabelle oder einem Satz von Spalten werden (je nach gewählter Einfügeoption).

Dies kann zwar manchmal nützlich sein, Ihre anderen beiden Optionen – Verknüpfen und Einbetten – sind jedoch viel leistungsfähiger, und wir werden Ihnen in diesem Artikel zeigen, wie Sie das tun. Beide sind sich ziemlich ähnlich, da Sie am Ende eine tatsächliche Excel-Tabelle in Ihr Zieldokument einfügen. Es sieht aus wie ein Excel-Blatt und Sie können es mit den Tools von Excel bearbeiten. Der Unterschied besteht darin, wie diese beiden Optionen ihre Verbindung zu dieser ursprünglichen Excel-Tabelle behandeln:

• Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt in einem Dokument verwenden, halten das Zieldokument und das ursprüngliche Excel-Arbeitsblatt eine Verbindung aufrecht. Wenn Sie die Excel-Datei aktualisieren, werden diese Aktualisierungen automatisch im Zieldokument berücksichtigt.
• Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt in einem Dokument verwenden, wird diese Verbindung unterbrochen. Durch das Aktualisieren des ursprünglichen Excel-Arbeitsblatts werden die Daten im Zieldokument nicht automatisch aktualisiert.

Beide Methoden haben natürlich Vorteile. Ein Vorteil des Verknüpfens eines Dokuments (abgesehen von der Aufrechterhaltung der Verbindung) besteht darin, dass die Dateigröße Ihres Word-Dokuments gering gehalten wird, da die Daten meist noch in der Excel-Tabelle gespeichert und nur in Word angezeigt werden. Ein Nachteil besteht darin, dass die ursprüngliche Tabellenkalkulationsdatei am selben Ort bleiben muss. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie es erneut verknüpfen. Und da es auf den Link zur Originaltabelle angewiesen ist, ist es nicht so nützlich, wenn Sie das Dokument an Personen verteilen müssen, die keinen Zugriff auf diesen Speicherort haben.

Das Einbetten eines Dokuments hingegen erhöht die Größe Ihres Word-Dokuments, da alle diese Excel-Daten tatsächlich in die Word-Datei eingebettet sind. Die Einbettung hat jedoch einige entscheidende Vorteile. Wenn Sie beispielsweise dieses Dokument an Personen verteilen, die möglicherweise keinen Zugriff auf das ursprüngliche Excel-Blatt haben, oder wenn das Dokument dieses Excel-Blatt zu einem bestimmten Zeitpunkt anzeigen muss (anstatt aktualisiert zu werden), Einbetten (und Brechen) die Verbindung zum Originalblatt) macht mehr Sinn.

Sehen wir uns daher an, wie Sie eine Excel-Tabelle in Microsoft Word verknüpfen und einbetten.

So verknüpfen oder betten Sie ein Excel-Arbeitsblatt in Microsoft Word ein

Das Verknüpfen oder Einbetten eines Excel-Arbeitsblatts in ein Word ist eigentlich ziemlich einfach, und der Prozess für beides ist fast identisch. Öffnen Sie zunächst das Excel-Arbeitsblatt und das zu bearbeitende Word-Dokument gleichzeitig.

Wählen Sie in Excel die Zellen aus, die Sie verknüpfen oder einbetten möchten. Wenn Sie das gesamte Arbeitsblatt verlinken oder einbetten möchten, klicken Sie auf das Kästchen an der Kreuzung der Zeilen und Spalten in der oberen linken Ecke, um das gesamte Arbeitsblatt auszuwählen.

Kopieren Sie diese Zellen, indem Sie STRG+C in Windows oder Befehlstaste+C in macOS drücken. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine ausgewählte Zelle klicken und dann im Kontextmenü die Option «Kopieren» auswählen.

Wechseln Sie nun zu Ihrem Word-Dokument und klicken Sie, um die Einfügemarke an die Stelle zu setzen, an der das verknüpfte oder eingebettete Material platziert werden soll. Klicken Sie auf der Registerkarte Start der Multifunktionsleiste auf den Abwärtspfeil unter der Schaltfläche «Einfügen» und wählen Sie dann den Befehl «Spezial einfügen» aus dem Dropdown-Menü.

Dies öffnet das Fenster Inhalte einfügen. Und hier finden Sie den einzigen funktionalen Unterschied beim Verknüpfen oder Einbetten einer Datei.

Wenn Sie Ihre Tabelle erstellen möchten, wählen Sie links die Option «Einfügen». Wenn Sie Ihre Tabelle erstellen möchten, wählen Sie stattdessen die Option «Link einfügen». Ernsthaft, das ist es. Dieser Vorgang ist ansonsten identisch.

Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, wählen Sie als nächstes das „Microsoft Excel-Arbeitsblattobjekt“ im Feld rechts aus und klicken dann auf die Schaltfläche „OK“.

Und Sie sehen Ihre Excel-Tabelle (oder die von Ihnen ausgewählten Zellen) in Ihrem Word-Dokument.

Wenn Sie die Excel-Daten verwenden, können Sie sie nicht direkt in Word bearbeiten, aber Sie können an einer beliebigen Stelle darauf doppelklicken, um die ursprüngliche Tabellenkalkulationsdatei zu öffnen. Und alle Aktualisierungen, die Sie an dieser ursprünglichen Kalkulationstabelle vornehmen, werden dann in Ihrem Word-Dokument widergespiegelt.

Wenn Sie die Excel-Daten haben, können Sie diese direkt in Word bearbeiten. Doppelklicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Tabelle und Sie bleiben im selben Word-Fenster, aber das Word-Menüband wird durch das Excel-Menüband ersetzt und Sie können auf alle Excel-Funktionen zugreifen. Es ist irgendwie cool.

Und wenn Sie die Bearbeitung der Tabelle beenden und zu Ihren Word-Steuerelementen zurückkehren möchten, klicken Sie einfach auf eine beliebige Stelle außerhalb der Tabelle.

Hinweis: Wenn Sie an einem Word-Dokument arbeiten und eine noch nicht erstellte Tabelle einfügen möchten, können Sie dies tun. Sie können eine Excel-Tabelle direkt aus dem Dropdown-Menü Tabelle in der Multifunktionsleiste einfügen.