So verhindern Sie, dass jemand eine Besprechungsanfrage in Outlook weiterleitet

Wenn Sie jemals ein Problem damit hatten, dass potenzielle Besprechungsteilnehmer Anfragen an andere weiterleiten, haben wir gute Neuigkeiten. Wenn Sie über die neueste Version von Outlook (2016 oder 365) verfügen oder ein Office 365-Abonnent sind, der die Outlook-Web-App verwendet, können Sie verhindern, dass Personen Besprechungsanfragen weiterleiten.

Ein Meeting mit den richtigen Teilnehmern zu organisieren, kann frustrierend sein. Sie müssen eine Zeit finden, in der alle verfügbar sind. Dann musst du dir ein freies Zimmer suchen. Hoffen Sie dann, dass die Teilnehmer die Besprechungsanfrage nicht an eine zusätzliche Person weiterleiten, die nicht teilnehmen muss, oder, noch schlimmer, die Besprechung stattdessen an einen Untergebenen weiterleiten, der daran teilnehmen kann. Wir können keine Personen zwingen, frei zu sein, und wir können Ihnen keinen Besprechungsraum zaubern, aber wenn Sie Outlook verwenden, können wir Ihnen zeigen, wie Sie verhindern können, dass Personen Ihre Besprechungsanfrage weiterleiten. Lass uns mal sehen.

Aktualisieren: Einer unserer Leser hat uns darauf aufmerksam gemacht, dass diese Technik nur in der Windows-Version von Outlook und der macOS-Version verfügbar ist. Danke für den Hinweis, Floris!

Beenden der Weiterleitung einer Anfrage in Outlook oder der Outlook Web App

Das Verhindern der Weiterleitung einer Besprechungsanfrage ist so einfach wie das Umdrehen einer einzelnen Einstellung, bevor Sie die Anfrage senden.

Wechseln Sie im vollständigen Outlook-Client mit einer offenen Besprechungsanfrage auf die Registerkarte „Besprechung“. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Antwortoption» und dann auf den Schalter «Weiterleitung zulassen» in der Dropdown-Liste, um sie zu deaktivieren (sie ist standardmäßig aktiviert).

Stellen Sie in der Outlook Web App sicher, dass eine Besprechungsanfrage geöffnet und mindestens ein Teilnehmer hinzugefügt wurde. Klicken Sie auf das Zahnrad «Teilnehmer» und dann auf den Schalter «Weiterleitung zulassen», um es für dieses Meeting zu deaktivieren.

Leider gibt es keine Möglichkeit, die Option «Weiterleitung zulassen» standardmäßig zu deaktivieren. Sie müssen es jedes Mal deaktivieren, wenn Sie eine neue Anfrage erstellen.

Was passiert also, wenn jemand versucht, meine Besprechungsanfrage weiterzuleiten?

Drei Dinge können passieren, wenn jemand versucht, eine Nachricht weiterzuleiten, für die Sie die Option «Weiterleitung zulassen» deaktiviert haben:

• Wenn Ihr Teilnehmer dieselbe Outlook-Version wie Sie verwendet (und wenn er für dasselbe Unternehmen arbeitet, ist dies sehr wahrscheinlich), wird ihm nicht die Möglichkeit gegeben, die Besprechungsanfrage weiterzuleiten.
• Wenn sie eine ältere Version von Outlook verwenden, können sie die Besprechungsanfrage weiterleiten, aber Microsoft Exchange blockiert die Zustellung und sendet Ihrem Teilnehmer eine „unzustellbare“ Nachricht.
• Wenn sie ein nicht von Microsoft stammendes E-Mail-System wie Gmail verwenden, können sie die Besprechungsanfrage ohne Einschränkungen weiterleiten. Dies liegt daran, dass Systeme von Drittanbietern nicht verpflichtet sind, das „Nicht weiterleiten“-Flag von Microsoft zu respektieren. In Zukunft ist es möglich, dass sie beginnen, dies zu respektieren (dies ist oft eine Situation, in der jemand wie Google möchte, dass Outlook eine Gmail-spezifische Kennzeichnung respektiert, sodass ein Deal abgeschlossen ist ), aber es ist auch durchaus möglich, dass kein System außer Outlook jemals die Flagge respektiert.

Solange Sie jedoch Besprechungen mit Personen in Ihrer Organisation einrichten, sollte dies problemlos funktionieren.