So transkribieren Sie Audio in Microsoft Word

Microsoft bietet eine Audio-Transkriptionsfunktion für die Online-Version von Word, die Audio (aufgenommen oder aus einer Datei hochgeladen) direkt in Text konvertiert und den Text sogar anhand des Sprechers trennt. Hier erfahren Sie, wie Sie die Funktion verwenden.

Um Audio mit Word zu transkribieren, müssen Sie ein Microsoft 365 Premium-Abonnent sein. Wenn Sie über die kostenlose Version verfügen und versuchen, die Funktion zu verwenden, wird eine Meldung angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, sich anzumelden.

Live-Audio aufnehmen und transkribieren

Sie können Word Audio transkribieren lassen, das Sie direkt in Word aufnehmen. Melden Sie sich bei Microsoft 365 an. und öffne Word. Klicken Sie auf der Registerkarte «Startseite» auf den Pfeil neben «Diktieren» und wählen Sie dann «Transkribieren» aus dem angezeigten Menü.

Wenn Sie diese Funktion zum ersten Mal verwenden, müssen Sie Microsoft die Berechtigung zum Zugriff auf Ihre Funktion erteilen Mikrofon.

Das Fenster «Transkribieren» wird auf der rechten Seite des Fensters geöffnet. Wählen Sie «Aufnahme starten».

Nach der Auswahl startet der Timer. Jetzt wollen Sie anfangen zu sprechen. Sie werden die Transkription beim Sprechen nicht live sehen, da Microsoft dies beim Testen als etwas zu ablenkend empfunden hat.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche «Pause» und wählen Sie «Jetzt speichern und transkribieren».

Es kann einige Minuten dauern, bis Word die Transkription der Audioaufnahme abgeschlossen und auf OneDrive hochgeladen hat.

Sobald dies erledigt ist, wird die Transkription in demselben Bereich angezeigt, in dem Sie das Audio aufgenommen haben. Jeder Abschnitt enthält einen Zeitstempel, den Namen des Sprechers und den transkribierten Text. Microsoft trennt den Text automatisch vom Sprecher.

Wenn Word mehrere Lautsprecher erkennt, wird «Lautsprecher 1», «Lautsprecher 2» usw. angezeigt. Wenn Word nicht mehrere Lautsprecher erkennen kann, wird nur «Lautsprecher» angezeigt.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass das Transkript das aufgenommene Audio nicht genau wiedergibt. Sie können einen Abschnitt des Transkripts bearbeiten, indem Sie mit der Maus über den falschen Text fahren und dann das Stiftsymbol auswählen.

Jetzt können Sie die Transkription in diesem Abschnitt bearbeiten. Sie können auch den Namen des Lautsprechers sowie alle Fälle bearbeiten, in denen der Lautsprecher (dh Lautsprecher 1 oder Lautsprecher 2) angezeigt wird, indem Sie das Kontrollkästchen neben «Alle Lautsprecher ändern» aktivieren. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das Häkchen.

Bei Bedarf können Sie die Audioaufzeichnung mithilfe der Wiedergabesteuerung erneut aufrufen. Dies ist erforderlich, wenn das Transkript lang ist und Sie sich nicht genau erinnern können, wer was gesagt hat. Hier ist die Funktion jeder Taste von links nach rechts:

• Wiedergabegeschwindigkeit
• Zurückspulen
• Spielpause
• Schneller Vorlauf
• Volumen

Wenn Sie mit der Bearbeitung des Transkripts fertig sind, können Sie es dem Dokument hinzufügen, indem Sie unten im Bereich auf die Schaltfläche „Alle zum Dokument hinzufügen“ klicken.

Nach der Auswahl werden die Audioaufnahme und der Inhalt des Transkripts im Dokument angezeigt.

Laden Sie eine Audiodatei hoch und transkribieren Sie sie

Wenn Sie bereits eine Audiodatei haben, die Sie transkribieren möchten, können Sie diese in Word hochladen. Melden Sie sich bei Microsoft 365 an. und öffne Word. Klicken Sie auf der Registerkarte «Startseite» auf den Pfeil neben «Diktieren» und wählen Sie dann «Transkribieren» aus dem angezeigten Menü.

Das Fenster «Transkribieren» wird auf der rechten Seite des Fensters geöffnet. Wählen Sie «Audio hochladen». Sie können folgende Audiodateitypen hochladen:

Der Datei-Explorer (Finder für Mac) wird geöffnet. Navigieren Sie zum Speicherort der Audiodatei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf «Öffnen».

Microsoft beginnt mit der Transkription der Audiodatei. Abhängig von der Größe der Datei kann dies einige Zeit dauern.

Sobald Microsoft die Transkription der Audiodatei abgeschlossen hat, wird der Text im Bereich angezeigt.

Wenn Sie das gleiche Problem mit Ihrer Audiodatei haben, können Sie den Text bearbeiten, indem Sie den Mauszeiger über den Abschnitt bewegen und auf das Symbol „Stift“ klicken. Wenn Sie das Audio erneut hören müssen, können Sie dies mithilfe der Audiosteuerung tun.

Bearbeiten Sie als Nächstes den Namen des Sprechers (und jede Instanz, in der der Sprecher angezeigt wird, indem Sie das Kontrollkästchen «Alle Lautsprecher ändern» aktivieren) und den Text aus diesem Abschnitt. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das Häkchen.

Wenn Sie den Inhalt des Transkripts bearbeitet haben, klicken Sie auf «Alle zum Dokument hinzufügen».

Die Audiodatei und der Text des Transkripts werden dem Word-Dokument hinzugefügt.

Diese Funktion ist zwar nicht perfekt, kann Ihnen jedoch möglicherweise viel Zeit sparen, insbesondere wenn der Lautsprecher im Audio deutlich spricht.