So testen Sie die „Lesbarkeit“ Ihres Schreibens in Microsoft Word oder Outlook

Microsoft Word und Outlook bieten seit langem die Möglichkeit, «Lesbarkeits»-Statistiken für das, was Sie schreiben, anzuzeigen, damit Sie wissen, wie einfach oder komplex Ihr Schreiben ist. Dies kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass Ihr Schreiben für Ihr beabsichtigtes Publikum ausreichend lesbar ist.

In älteren Word-Versionen war die Funktion nur einen Klick in Ihrer Statusleiste entfernt. In Versionen ab 2013 müssen Sie die Funktion zuerst aktivieren und dann durch Ausführen einer Rechtschreib- und Grammatikprüfung darauf zugreifen.

Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Word und Outlook erfolgt im Korrekturbereich und bietet eine ziemlich solide Möglichkeit, Dokumente zu überprüfen. Es gibt einige bessere Add-Ins zur Grammatikprüfung für Office, aber selbst wenn Sie diese aktiviert haben, müssen Sie die integrierte Grammatikprüfung aktivieren, um die Lesbarkeitsstatistiken verwenden zu können. Ob sich das lohnt, liegt ganz bei Ihnen. Und wenn es Ihnen nichts ausmacht, die Grammatikprüfung aktiv zu haben, sich aber während der Arbeit nicht von den verschnörkelten Unterstreichungen ablenken lassen möchte, können Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung während der Eingabe jederzeit deaktivieren.

So aktivieren Sie Lesbarkeitsstatistiken

Um in Word auf Lesbarkeitsstatistiken zuzugreifen, müssen Sie zuerst die Funktion aktivieren. Klicken Sie in Word auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen. Wählen Sie im Fenster Optionen die Registerkarte Korrektur. Aktivieren Sie die beiden Kontrollkästchen „Grammatik mit Rechtschreibung prüfen“ und „Lesbarkeitsstatistik anzeigen“. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Der Vorgang ist in Outlook ähnlich. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen. Wählen Sie im Fenster «Optionen» die Registerkarte «Mail» und klicken Sie dann auf die Schaltfläche «Rechtschreibung und Autokorrektur».

Wählen Sie im Fenster Editor-Optionen die Registerkarte Korrektur. Aktivieren Sie die beiden Kontrollkästchen «Grammatik mit Rechtschreibung prüfen» und «Lesbarkeitsstatistik anzeigen» und klicken Sie dann auf OK.

Beachten Sie, dass Sie sowohl in Word als auch in Outlook die Optionen zum Überprüfen von Rechtschreib- und Grammatikfehlern während der Eingabe deaktivieren können, wenn Sie dies als störend empfinden.

So zeigen Sie Lesbarkeitsstatistiken an

Nachdem Sie nun die Lesestatistik aktiviert haben, ist es ganz einfach, die Lesbarkeitsbewertung eines Dokuments oder einer Textauswahl zu überprüfen. Alles, was Sie tun müssen, ist eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung durchzuführen. Sie können einen bestimmten Text zum Überprüfen auswählen oder sicherstellen, dass nichts ausgewählt ist, um das gesamte Dokument zu überprüfen. Initiieren Sie eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung, indem Sie F7 drücken oder auf die Schaltfläche Korrektur in der Statusleiste am unteren Rand des Fensters klicken.

Führen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung durch und wenn Sie fertig sind, wird das Fenster Lesbarkeitsstatistik angezeigt.

Das Fenster zeigt Ihnen einige grundlegende Statistiken wie die Anzahl der Wörter und Zeichen sowie einige Durchschnittswerte wie Sätze pro Absatz. Im Abschnitt Lesbarkeit sehen Sie zwei Bewertungen: Flesch Reading Ease und Flesch-Kincaid Grade Level. Beide Bewertungen basieren auf Formeln, die die durchschnittliche Satzlänge (ASL) und die durchschnittliche Silben pro Wort (ASW) berücksichtigen.

• Flesch Lesekomfort. Diese Punktzahl bewertet die Lesbarkeit Ihres Textes auf einer 100-Punkte-Skala, wobei höhere Punktzahlen leichter zu lesen sind. Werte von 0-60 werden normalerweise als College- oder College-Absolventenniveau angesehen und sind ziemlich schwer zu lesen. Noten von 60-80 gelten als relativ leicht zu lesen und in einfachem Englisch geschrieben. Die meisten professionellen Dokumente fallen in diesen Bereich. Werte über 80 gelten für Kinder als leicht lesbar.
• Flesch-Kincaid-Klassenstufe. Diese Punktzahl bewertet die Lesbarkeit von Texten basierend auf US-Schulnoten. Eine Note von 4,0 bedeutet zum Beispiel, dass eine Viertklässlerin eine Schrift schreiben kann. Die meisten professionellen Dokumente liegen im Bereich von 7,0 bis 11,0.

Und wenn Sie die Mathematik hinter den Dingen wissen möchten, lautet die Formel zur Bestimmung des Flesch Reading Ease-Scores:

206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)

Die Formel zur Bestimmung des Flesch-Kincaid-Grade-Level-Scores lautet:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) – 15.59

Und das ist es! Es ist eine einfach zu aktivierende und zu verwendende Funktion, und obwohl Sie möglicherweise nicht alles, was Sie schreiben, auf Lesbarkeitsbewertungen basieren möchten, können sie dennoch ein praktisches Werkzeug sein, um sicherzustellen, dass Sie mit Ihrem Schreiben das richtige Publikum erreichen.