So synchronisieren Sie Microsoft Excel-Tabellen

Sie können Microsoft Excel-Tabellen synchronisieren, um sicherzustellen, dass Änderungen in einer automatisch in einer anderen übernommen werden. Es ist möglich, Verknüpfungen zwischen verschiedenen Arbeitsblättern sowie separaten Excel-Arbeitsmappen zu erstellen. Schauen wir uns drei Möglichkeiten an, um dies zu tun.

Synchronisieren Sie Excel-Tabellen mit der Funktion «Link einfügen»

Die Funktion «Link einfügen» in Excel bietet eine einfache Möglichkeit, Excel-Tabellen zu synchronisieren. In diesem Beispiel möchten wir eine Zusammenfassung der Verkaufssummen aus mehreren verschiedenen Arbeitsblättern erstellen.

Öffnen Sie zunächst Ihre Excel-Tabelle, klicken Sie auf die Zelle, zu der Sie einen Link erstellen möchten, und wählen Sie dann auf der Registerkarte «Startseite» die Schaltfläche «Kopieren».

Wählen Sie die Zelle aus, aus der Sie eine Verknüpfung herstellen, klicken Sie auf den Listenpfeil „Einfügen“ und wählen Sie dann „Verknüpfung einfügen“.

Die Adresse, mit der die Zelle synchronisiert wird, wird in der Formelleiste angezeigt. Es enthält den Blattnamen gefolgt von der Zellenadresse.

Synchronisieren Sie Excel-Tabellen mit einer Formel

Ein anderer Ansatz besteht darin, die Formel selbst zu erstellen, ohne die Schaltfläche Link einfügen zu verwenden.

Zellen auf verschiedenen Arbeitsblättern synchronisieren

Klicken Sie zunächst auf die Zelle, aus der Sie den Link erstellen, und geben Sie «=» ein.

Wählen Sie als Nächstes das Blatt aus, das die Zelle enthält, mit der Sie eine Verknüpfung herstellen möchten. Die Blattreferenz wird in der Formelleiste angezeigt.

Klicken Sie abschließend auf die Zelle, zu der Sie einen Link erstellen möchten. Die fertige Formel wird in der Formelleiste angezeigt. Drücken Sie die Eingabetaste.

Zellen in separaten Arbeitsmappen synchronisieren

Sie können auch eine Verknüpfung zu einer Zelle auf dem Blatt einer anderen Arbeitsmappe herstellen. Dazu müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die andere Arbeitsmappe geöffnet ist, bevor Sie mit der Formel beginnen.

Klicken Sie auf die Zelle, von der aus Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und geben Sie «=» ein. Wechseln Sie zur anderen Arbeitsmappe, wählen Sie das Blatt aus und klicken Sie auf die Zelle, zu der Sie einen Link erstellen möchten. Der Name der Arbeitsmappe steht vor dem Blattnamen in der Formelleiste.

Wenn die von Ihnen verknüpfte Excel-Arbeitsmappe geschlossen ist, wird in der Formel der vollständige Pfad zur Datei angezeigt.

Wenn die Arbeitsmappe mit dem Link zu einer anderen Arbeitsmappe geöffnet wird, werden Sie wahrscheinlich mit einer Meldung begrüßt, um die Aktualisierung von Links zu ermöglichen. Dies hängt von Ihren Sicherheitseinstellungen ab.

Klicken Sie auf «Inhalt aktivieren», um sicherzustellen, dass Aktualisierungen in der anderen Arbeitsmappe automatisch in der aktuellen Arbeitsmappe angezeigt werden.

Synchronisieren Sie Excel-Tabellen mithilfe einer Suchfunktion

Bei den vorherigen Methoden zum Synchronisieren von zwei Arbeitsblättern oder Arbeitsmappen werden Links zu einer bestimmten Zelle verwendet. Manchmal ist dies möglicherweise nicht gut genug, da der Link den falschen Wert zurückgibt, wenn die Daten sortiert und in eine andere Zelle verschoben werden. In diesen Szenarien ist die Verwendung einer Suchfunktion ein guter Ansatz.

Es gibt zahlreiche Suchfunktionen, aber die am häufigsten verwendete ist VLOOKUP. Verwenden wir diese Funktion.

In diesem Beispiel haben wir eine einfache Liste von Mitarbeiterdaten.

Auf einem anderen Arbeitsblatt speichern wir Schulungsdaten über die Mitarbeiter. Wir möchten das Alter der Mitarbeiter suchen und zur Analyse zurückgeben.

Für diese Funktion sind vier Informationen erforderlich: Nach was zu suchen ist, wo zu suchen ist, die Spaltennummer mit dem zurückzugebenden Wert und welche Art von Suche Sie benötigen.

Die folgende VLOOKUP-Formel wurde verwendet.

=VLOOKUP(A2,Employees!A:D,4,FALSE)

A2 enthält die Mitarbeiter-ID, nach der auf dem Mitarbeiterblatt im Bereich A: D gesucht werden soll. Spalte 4 dieses Bereichs enthält das Alter für die Rückkehr. Und False gibt eine genaue Suche in der ID an.

Die Methode, mit der Sie Excel-Tabellen miteinander synchronisieren, hängt weitgehend davon ab, wie Ihre Daten strukturiert sind und wie sie verwendet werden.