So speichern Sie eine Excel-Tabelle als PDF

Das Speichern einer Excel-Tabelle als PDF kann verwirrend sein und die fertige Datei sieht oft anders aus, als wir sie darstellen möchten. So speichern Sie ein Blatt als lesbare saubere PDF-Datei.

Excel-Dateien als PDFs

Es gibt viele Szenarien, in denen Sie ein Excel-Dokument als PDF-Datei anstelle einer Tabelle speichern möchten. Wenn Sie beispielsweise nur einen bestimmten Teil eines größeren Blatts versenden möchten oder es nicht bearbeitbar sein soll. Das Konvertieren einer Excel-Datei in eine PDF-Datei kann jedoch etwas schwierig sein.

Wir stellen uns Excel-Tabellen oft nicht als Dokumente mit Rahmen, Seiten und Rändern vor. Wenn es jedoch darum geht, diese Dateien in PDF-Dokumente umzuwandeln, die gelesen, gedruckt oder an andere verteilt werden können, sollten Sie sich dessen bewusst sein. Ihre Datei sollte lesbar und verständlich sein, ohne zufällige Streuspalten auf anderen Seiten oder Zellengrößen, die zu klein zum Lesen sind.

So verwandeln Sie Ihre Tabelle in ein vorzeigbares und druckbares PDF-Dokument.

Einrichten der Seite

Wenn Sie Office 2008 oder höher verwenden, navigieren Sie zur Registerkarte Seitenlayout. Hier sehen Sie mehrere Optionen, die im Abschnitt Seite einrichten gruppiert sind. Hier die ersten drei:

• Ränder: Wie groß ist der Leerraum zwischen dem Rand eines Dokuments und der ersten Zelle?
• Orientierung: Egal, ob Sie Ihre fertige Datei im Quer- oder Hochformat haben möchten
• Größe: Die Seitengröße Ihres fertigen Dokuments

Diese funktionieren meistens genauso wie in einem Word-Dokument, also stellen Sie sie so ein, wie Ihr fertiges PDF aussehen soll. Beachten Sie, dass die meisten Excel-Tabellen im Querformat besser lesbar sind als im Hochformat, es sei denn, Sie haben nur sehr wenige Spalten. Blätter, die im Hochformat gespeichert werden, weisen in der Regel Spalten auf, die außerhalb des endgültigen Druckbereichs liegen, was die Navigation und das Lesen Ihres Dokuments erschweren kann.

Darüber hinaus können Sie Ihrem endgültigen Layout eine Kopf- und Fußzeile hinzufügen. Klicken Sie auf den Pfeil in der unteren rechten Ecke des Abschnitts Seite einrichten und dann auf die Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile. Sie können eine der von Office generierten Optionen auswählen oder mithilfe der Funktion „Anpassen“ eine eigene erstellen.

Sie haben auch die Möglichkeit, den Hintergrund Ihres Ausdrucks zu ändern. Klicken Sie dazu in der Seiteneinrichtung auf die Schaltfläche Hintergrund. Sie können ein Bild von Ihrem Laptop oder aus der Cloud auswählen, und dieses Bild wird über Ihr gesamtes Blatt verteilt.

Druckbereich und Anpassung definieren

Als nächstes müssen Sie bestimmen, welcher Bereich in eine PDF-Datei umgewandelt werden soll und wie viele Zeilen und Spalten auf jeder Seite vorhanden sind.

Die erste Möglichkeit, den Bereich zu definieren, besteht darin, durch Klicken und Ziehen alle Zellen auszuwählen, die Sie in Ihrem Dokument haben möchten. Gehen Sie anschließend zu Seite einrichten > Druckbereich > Druckbereich einstellen. Dadurch entsteht eine dünne graue Linie um den gesamten zu druckenden Bereich. Wenn Sie Ihr PDF erstellen, wird alles außerhalb dieses Bereichs nicht berücksichtigt. Sie können die Zellen auch manuell eingeben, indem Sie auf den Pfeil in der unteren linken Ecke klicken und zu Blättern > Druckbereich gehen.

Ähnlich wie bei Microsoft Word können Sie auch Seitenumbrüche erstellen, um verschiedene Tabellen zu segmentieren. Diese Seitenumbrüche können sowohl horizontal als auch vertikal erfolgen. Gehen Sie zu der Zelle, in der Sie einen Seitenumbruch platzieren möchten, klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte «Seitenlayout» und wählen Sie Seite einrichten > Seitenumbrüche > Seitenumbruch einfügen. Dadurch wird eine Unterbrechung rechts oberhalb und links von Ihrer aktuellen Zelle erstellt.

Eine weitere wichtige Sache, die Sie tun müssen, ist die Definition der Option Auf Anpassung skalieren. Rechts neben Seite einrichten sehen Sie drei Optionen: Breite, Höhe und Skalierung. Mit den Optionen Breite und Höhe können Sie festlegen, auf wie vielen Seiten die Zeilen oder Spalten Ihrer Tabelle angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise viele Zeilen, aber nur wenige Spalten haben, ist es ideal, die Breite auf eine Seite einzustellen. Die Skalierung hingegen bestimmt die Gesamtgröße des gesamten Druckbereichs.

Blattoptionen

Das letzte Menü, auf das Sie achten sollten, sind Blattoptionen. Dies sind Einstellungen, die sich auf das Aussehen Ihres endgültig gedruckten Bogens auswirken. Um auf die vollständigen Blattoptionen zuzugreifen, klicken Sie auf den Pfeil in der unteren linken Ecke des Abschnitts Blattoptionen.

Hier ist eine Übersicht über die verschiedenen Anpassungen, die Sie in diesem Menü vornehmen können:

• Drucktitel: Sie können bestimmte Zeilen und Spalten des Blatts fixieren, sodass sie auf jeder Seite erscheinen, z. B. Kopfzeilen und Beschriftungen.
• Gitternetzlinien: Auf diese Weise können Sie festlegen, ob Gitternetzlinien angezeigt werden sollen oder nicht. Dies sind die Linien zwischen Zellen, die angezeigt werden, wenn kein Rahmen darauf gemalt ist.
• Überschriften: Auf diese Weise können Sie Überschriften anzeigen, bei denen es sich um die festen alphabetischen (A, B, C) und numerischen (1, 2, 3) Beschriftungen auf der x- und y-Achse von Excel-Tabellen handelt.
• Kommentare, Hinweise und Fehler: Dadurch werden die eingebetteten Kommentare, Hinweise und Fehlerwarnungen im endgültigen Dokument angezeigt.
• Bestellung drucken: Auf diese Weise können Sie festlegen, ob ein Dokument zuerst nach unten oder zuerst nach rechts erstellt werden soll.

In diesem Menü können Sie zum Bildschirm Druckvorschau wechseln, wo Sie einen Blick auf Ihr endgültiges Dokument werfen können. Sie können den Bildschirm auch mit der Tastenkombination Strg+P aufrufen.

Speichern oder Drucken als PDF

Wenn Ihr Dokument richtig formatiert und fertig ist, gibt es zwei Möglichkeiten, ein PDF zu erstellen.

Um die Datei als PDF in Excel zu speichern, öffnen Sie das Dialogfeld „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“ aus dem Dropdown-Menü „Speichern als Typ“. Alternativ können Sie zu Exportieren > Nach XPS/PDF exportieren gehen. Von hier aus haben Sie einige Möglichkeiten. Sie können entscheiden, ob Sie die Datei für Standard oder Minimum optimieren möchten, was die endgültige Qualität und Dateigröße des Dokuments bestimmt. Sie können dann auf „Optionen“ klicken, um den zu veröffentlichenden Bereich auszuwählen:

• Auswahl: Die aktuell ausgewählten Zellen
• Aktive Blätter: Das aktuelle Blatt, in dem Sie sich befinden
• Ganze Arbeitsmappen: Alle Arbeitsmappen in der aktuellen Datei, an der Sie arbeiten
• Tisch: Eine definierte Tabelle, die Sie über Microsoft Excel erstellt haben

Sie können den eingestellten Druckbereich auch komplett ignorieren.

Sie können die Datei auch als PDF ausdrucken. Microsoft verfügt über einen integrierten PDF-Drucker namens Microsoft Print to PDF, den Sie im Dropdown-Menü des Druckers auswählen können. Wenn Sie über ein anderes PDF-Laufwerk wie Adobe PDF, Foxit oder PDF Xchange verfügen, können Sie auch eines davon verwenden. Bevor Sie auf „Drucken“ klicken, sehen Sie sich Ihre Druckvorschau an, um sicherzustellen, dass alles richtig aussieht.