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So senden Sie Ihrem Professor eine E-Mail und erhalten eine schnelle Antwort

Professoren sind einige der beschäftigtsten Menschen. Sie müssen Vorlesungen halten, Sprechstunden halten, mit Doktoranden und Kollegen zusammenarbeiten, an Konferenzen und anderen öffentlichen Veranstaltungen teilnehmen sowie Forschung betreiben, veröffentlichen und präsentieren. Aber auch wenn die Zeit knapp ist, gibt es Möglichkeiten, mit ihnen per E-Mail zu kommunizieren und eine zeitnahe Antwort zu erhalten, damit Sie Ihre Arbeit mit weniger Rückschlägen fortsetzen können.

Geben Sie dem Namen ein Gesicht

Es ist ideal, Ihren Professor persönlich zu treffen, bevor Sie die erste E-Mail senden. Stellen Sie sich in der ersten Schulwoche vor. Informieren Sie Ihren Professor über Ihre Interessen, Ihre Fragen oder etwas anderes, das für Sie einzigartig ist. Wenn Sie zeigen, dass Ihnen das persönliche Kennenlernen wichtig ist, werden sie dazu ermutigt, rechtzeitig auf Ihre Anfragen zu reagieren. Je besser Sie einen Eindruck hinterlassen, desto besser können sie sich an Sie erinnern.

Wenn es an der Zeit ist, diese erste E-Mail mit Fragen zu einer Aufgabe zu senden, kann Ihr Professor Ihr Gesicht Ihrem Namen zuordnen. Das hilft ihnen, Ihre E-Mails in einen Kontext zu setzen. Wenn sie in der Vergangenheit bereits erfolgreich mit Ihnen kommuniziert haben, sind sie eher bereit, ohne zu zögern wieder zu kommunizieren. Und vielleicht vertrauen sie schon darauf, dass Sie ein ernsthafter Student sind.

Verwenden Sie eine detaillierte Betreffzeile

Die Betreffzeile ist alles, wenn es darum geht, eine E-Mail zeitnah zu beantworten. Wenn Menschen E-Mails von unbekannten Absendern erhalten, suchen sie zunächst in der Betreffzeile nach Hinweisen. Allein aufgrund der Betreffzeile können sie E-Mails löschen, die Spam oder einfach für sie unwichtig erscheinen.

Professoren sind jetzt verpflichtet, in administrativen und unterrichtsbezogenen Angelegenheiten auf E-Mails der Studierenden zu antworten. Aber die Betreffzeile ist trotzdem wichtig, um schnell zu Ihrem Professor zu gelangen. Erstellen Sie eine Betreffzeile, damit Ihr Professor sie sofort öffnet und liest, anstatt sie zum späteren Lesen abzuspeichern. (Das nächste Ziel besteht darin, die E-Mail so zu gestalten, dass Ihr Professor sofort nach dem Lesen antwortet, aber dazu kommen wir in einem späteren Abschnitt.)

Bevor Sie Ihre E-Mail versenden, grenzen Sie sie also auf ihren spezifischen Zweck ein. Geben Sie diesen Zweck so direkt wie möglich in der Betreffzeile an.

Anstatt „Ich möchte mich in Ihren Kurs einschreiben“ zu verwenden, geben Sie insbesondere den Kursnamen an und wie er Ihnen bei der Einschreibung helfen kann:

Je konkreter Sie sein können, desto einfacher machen Sie es Ihrem Professor. Eine ganz bestimmte Überschrift lässt sie auf einen Blick wissen, was von ihnen erwartet wird.

Seien Sie höflich und formell

Wenn Sie eine gute Betreffzeile verwendet haben, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Eröffnung Ihren Professor nicht daran hindert, die vollständige Nachricht zu lesen. Sie möchten nicht „Hey“ sagen und dann mit Ihrer Nachricht fortfahren. Das gibt einen unprofessionellen Ton an, der ein Hindernis für eine effektive Kommunikation sein kann. Sie wollen auf der Seite der Höflichkeit irren.

Schreiben Sie Ihre Nachricht so höflich und respektvoll wie möglich, auch wenn dies bedeutet, dass Sie Ungenauigkeiten zulassen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie nehmen im Sommer an einem Community College-Kurs teil, um die allgemeinen Anforderungen zu erfüllen. Ihr Dozent ist technisch gesehen kein Professor, sondern hat dieses Jahr erst begonnen, Teilzeit zu unterrichten.

Sie möchten sie immer noch als „Professor“ ansprechen, weil es formell und höflich ist und es zeigt, dass Sie bestrebt sind, eine gute Kommunikation aufzubauen. Seien Sie auf der Seite der Höflichkeit, bis Sie korrigiert werden – wenn Ihr Lehrer darauf besteht, dass Sie ihn als „Mr. Bob“ oder „Joey“.

Hier sind einige andere Möglichkeiten, um Ihre Nachricht höflich zu halten:

  • Melden Sie sich immer mit Ihrem Namen ab – am besten zuerst und zuletzt, wenn viele Schüler in der Klasse sind.
  • Schließen Sie mit einem Satz oder einer Phrase, die Ihre Wertschätzung für das Lesen Ihrer Nachricht zeigt. Es kann ein Satz sein, bevor Sie Ihren Namen unterschreiben, wie zum Beispiel: „Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich mit diesem Professor John befasst haben.“ Oder es kann einfach ein „Danke“ sein, gefolgt von Ihrem Namen.
  • Bleiben Sie beim Thema; Wenn Sie auf Tangenten gehen, bedeutet dies, dass Sie ihre Zeit nicht wirklich respektieren, da sie wahrscheinlich Hunderte anderer E-Mails abrufen müssen.
  • Gehen Sie nicht davon aus, dass sie alles tun, was Sie verlangen. Es gibt einige Dinge, die Professoren für Studierende tun müssen, z. B. die Erlaubnis zur Teilnahme an einer Lehrveranstaltung, wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen. Aber gehen Sie trotzdem nicht davon aus, dass sie alles tun, was Sie verlangen. Du willst keine Respektlosigkeit zeigen oder ihnen einen Grund geben, zu überdenken, wie und ob sie dir helfen wollen. Fragen Sie also höflich nach und geben Sie so wenig Annahmen wie möglich an.

Verwenden Sie richtige Namen und Labels

Wie bereits erwähnt, verwenden Sie innerhalb Ihrer spezifischen Betreffzeile die richtigen Bezeichnungen und verweisen Sie höflich auf Ihren Professor. Stellen Sie sicher, dass Beschriftungen, Zahlen, Daten und Uhrzeiten korrekt sind. Wenn Sie sich über eine Besprechungszeit nicht im Klaren sind oder versehentlich auf den falschen Test verweisen, muss Ihr Professor zusätzliche Zeit aufwenden, um dies zu überprüfen und Ihnen möglicherweise erneut eine E-Mail zu senden, um Klarheit zu schaffen. Dies führt zu einer potenziell schnellen Antwort auf eine Konversation, die sich über mehrere E-Mails erstreckt.

Bleib bei der Sache

Wenn Sie in einer E-Mail auf eine Tangente gehen oder mehr (persönliche) Informationen preisgeben, als für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist, verschwendet dies letztendlich die kostbare Lesezeit Ihres Professors – und Ihre eigene. Beim Thema zu bleiben ist eine von mehreren Möglichkeiten, den Zeitaufwand für das Versenden von E-Mails zu reduzieren und die Notwendigkeit zu reduzieren, zusätzliche E-Mails zur Klärung zu schreiben.

Streichen Sie unnötige Wörter und Sätze wie „Ich habe mich gefragt, ob“ oder „Glauben Sie, dass Sie möglicherweise…“ Stellen Sie stattdessen einfach die Frage. Es mag einschüchternd sein, so offen mit Ihrem Professor zu sein, aber mit Übung wird es nicht lange der Fall sein. Denn Sie lernen, professionell auf den Punkt zu kommen, und das schafft Vertrauen.

Hier ist ein Beispiel für eine Nachricht, deren Lesen länger dauert und in ihrer längeren Form ablenkender ist:

Wie Sie sehen, bringt die komprimierte Form die Botschaft effektiver rüber:

Halte es kurz

Kurz zu halten ist ähnlich wie auf dem Punkt zu bleiben. Idealerweise möchten Sie nicht mehr als drei bis vier Sätze in einem Absatz. Und Sie möchten nicht eine Nachricht mit zu vielen Absätzen vollstopfen. Es sei denn, Sie teilen Feedback oder eine persönliche Geschichte, die Ihrem Professor helfen wird, Sie kennenzulernen und besser zu verstehen, wie er Ihnen helfen kann.

Stellen Sie eine direkte Anfrage

Auch wenn Sie eine großartige Betreffzeile haben, müssen Sie die Nachricht selbst weiterverfolgen. Sie tun dies, indem Sie Ihre Anfrage direkt stellen. Es kann klarer sein, wenn Sie die Anfrage als Frage formulieren. Oder wenn Sie den Opener von „Bitte… [request here].“ Denken Sie daran, dass wenn Sie Ihrem Professor eine E-Mail senden, nur um seine Meinung zu einem Thema zu erfahren, dies immer noch eine Bitte ist, da Sie ihn bitten, sich die Zeit zu nehmen, sein Wissen mitzuteilen.

Formulieren Sie Ihre Anfrage so klar, dass Ihr Professor keine Fragen zu dem hat, was Sie von ihm verlangen. Wenn Sie diesen wichtigen Schritt schaffen, können Sie Ihrem Professor helfen, sofort nach dem Lesen Ihrer E-Mail Maßnahmen zu ergreifen. Und Sie erhalten nicht nur eine schnelle Antwort von ihnen, sondern kommen auch viel früher in diese Warteliste.

Nachverfolgen

Auch wenn Sie die oben genannten Grundsätze erfolgreich bei der E-Mail an Ihren Professor anwenden und keine zeitnahe Antwort erhalten, kann es sein, dass Ihr Professor Ihre E-Mail noch nicht erreicht hat oder momentan nicht erreichbar ist. Machen Sie sich keine Sorgen über die Gründe, sondern melden Sie sich höflich, wenn Sie über zwei Tage nichts von ihnen gehört haben. Verschiedene Universitäten haben unterschiedliche Richtlinien oder Kulturen (auch wenn sie ungeschrieben sind) für eine zeitnahe Antwort, daher kann dies je nach Ihrer Institution oder dem Kontext variieren.

Wenden Sie die oben aufgeführten Beispielprinzipien auf Ihre Folge-E-Mail an. Wenn Sie aus irgendeinem Grund immer noch nicht durchkommen, kann nach weiteren drei bis vier Tagen (wiederum je nach Situation) eine weitere Folge-E-Mail angebracht sein. Oder es ist an der Zeit, mit Ihrem Professor persönlich zu sprechen. Wenn dies der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Sie von ihnen erfahren, wie Sie am besten per E-Mail kommunizieren.

Eine effektive Kommunikation mit Ihrem Professor bei Bedarf verbessert Ihre Erfolgschancen in einer bestimmten Klasse erheblich. Sorgen Sie für eine zeitnahe, reibungslose und produktive Kommunikation, damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

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