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So schützen Sie Dokumente und PDF-Dateien mit Eigentümer- und Benutzerkennwörtern in LibreOffice

So schützen Sie Dokumente und PDF-Dateien mit Eigentümer- und Benutzerkennwörtern in LibreOffice

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine PDF-Datei zu schützen: ein Besitzerkennwort und ein Benutzerkennwort. Wir erklären den jeweiligen Zweck und zeigen Ihnen, wie Sie sie auf Ihre PDF-Dateien anwenden können.

Mit dem Kennwort „Eigentümer“ oder „Berechtigungen“ können Sie Berechtigungen auf eine PDF-Datei anwenden. Wenn Sie beispielsweise nicht zulassen möchten, dass eine PDF-Datei gedruckt oder Seiten extrahiert werden, können Sie auswählen, was Sie zulassen und nicht zulassen möchten, und ein Besitzerkennwort auf die PDF-Datei anwenden. Das Besitzerkennwort kann auch als Hauptkennwort bezeichnet werden. Auf diese Weise können Sie diese Berechtigungen ändern.

Mit dem Benutzer- oder Öffnungskennwort können Sie vom Benutzer die Eingabe eines Kennworts verlangen, um die PDF-Datei überhaupt anzeigen zu können. Wenn sie nicht das richtige Passwort eingeben, wird die PDF-Datei nicht geöffnet.

Es gibt verschiedene Onlinedienste zum Schutz von PDF-Dateien, z PDFProtectWenn Sie jedoch einem vertraulichen Dokument ein Kennwort hinzufügen möchten, ist es wahrscheinlich nicht angenehm, es auf einen Dienst hochzuladen, den Sie nicht kennen. Daher konzentrieren wir uns in diesem Handbuch auf die beste Offline-Option.

Wir haben erläutert, wie Sie eine kennwortgeschützte PDF-Datei in Microsoft Word erstellen. Dabei wird jedoch nur ein Benutzerkennwort hinzugefügt. Es gibt keine Möglichkeit, ein Besitzerkennwort hinzuzufügen. Wir haben einige Nachforschungen angestellt und festgestellt, dass die kostenlose Office-Suite die beste Option zum Offline-Schutz Ihrer PDF-Dateien ist LibreOffice. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Microsoft Word- oder LibreOffice Writer-Dokument mit einem Kennwort schützen und eine kennwortgeschützte PDF-Datei aus einem Dokument erstellen.

HINWEIS: In unserem Beispiel wird eine Word-Datei verwendet. Sie können jedoch dasselbe mit LibreOffice Writer-Dokumenten (ODT-Dateien) tun. Sie können PDF-Dateien auch in LibreOffice öffnen. Sie werden in LibreOffice Draw geöffnet, auch wenn Sie sich in Writer, Calc oder Impress befinden. Das Verfahren zum Kennwortschutz in Draw ist jedoch dasselbe wie in den anderen LibreOffice-Programmen und wird unter „Konvertieren eines Dokuments in ein Dokument“ beschrieben Abschnitt „Passwortgeschützte PDF-Datei“ weiter unten. Sie würden eine ungeschützte PDF-Datei in eine passwortgeschützte konvertieren.

So fügen Sie einem Dokument offene Kennwörter und Berechtigungskennwörter hinzu

Bevor Sie beginnen, Laden Sie LibreOffice herunter und installieren Sie es, oder Sie können Laden Sie die tragbare Version herunter wenn Sie LibreOffice lieber nicht installieren möchten. Öffnen Sie LibreOffice Writer und öffnen Sie eine Word-Datei. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil auf der Schaltfläche „Speichern“ in der Symbolleiste und wählen Sie „Speichern unter“ aus dem Dropdown-Menü.

00a_selecting_save_as

Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Ort, an dem Sie das geschützte Dokument speichern möchten. In unserem Beispiel ersetzen wir das Originaldokument. Wenn Sie das geschützte Dokument als neue Datei speichern möchten, geben Sie im Feld „Dateiname“ einen anderen Namen für die Datei ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Mit Passwort speichern“, um das Dokument mit einem Passwort zu schützen. Klicken Sie dann auf „Speichern“.

00b_saving_with_a_password

Wenn Sie die Originaldatei ersetzen, wird das Dialogfeld Speichern unter bestätigen angezeigt. Klicken Sie auf „Ja“, um die Datei zu ersetzen.

00c_replace_file

Im Dialogfeld Kennwort festlegen können Sie zwei Arten von Kennwörtern angeben, genau wie die Benutzer- und Besitzerkennwörter für PDF-Dateien. Um vom Benutzer die Eingabe eines Kennworts zum Anzeigen des Dokuments (wie das Benutzerkennwort) zu verlangen, geben Sie ein Kennwort in das Feld „Kennwort zum Öffnen eingeben“ und das Feld „Kennwort bestätigen“ unter „Kennwort für die Dateiverschlüsselung“ ein. Wenn Sie das Dokument auch vor Bearbeitung schützen möchten (z. B. das Besitzerkennwort), klicken Sie in der Mitte des Dialogfelds auf „Optionen“ und geben Sie ein Kennwort in das Feld „Kennwort eingeben, um die Bearbeitung zuzulassen“ und das Feld „Kennwort bestätigen“ unter ein Dateifreigabekennwort.

00d_set_password_dialog_for_document

HINWEIS: Das Kennwort für die Dateifreigabe funktioniert nur für LibreOffice Writer-Dokumente, nicht für Word-Dokumente. Wenn Sie das Dateifreigabekennwort verwenden möchten, speichern Sie Ihr Dokument als ODT-Datei. Dies ist die erste Option in der Dropdown-Liste „Dateityp“ im oben abgebildeten Dialogfeld „Speichern unter“.

Wenn Sie ein Kennwort eingeben, um die Bearbeitung automatisch zu ermöglichen, wird das Dokument im schreibgeschützten Modus geöffnet. Wenn Sie die Datei standardmäßig im schreibgeschützten Modus ohne Kennwort öffnen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Datei schreibgeschützt öffnen“ und lassen Sie die Kennwortfelder unter Kennwort für die Dateifreigabe leer.

OK klicken“.

Wenn Sie dem Dokument beim nächsten Öffnen der Datei ein offenes Kennwort zugewiesen haben, werden Sie aufgefordert, das geöffnete Kennwort einzugeben.

00e_entering_password_to_open_file

Wenn Ihre Datei ein LibreOffice Writer-Dokument (.odt) ist und Sie ihm ein Dateifreigabekennwort zugewiesen haben, wird das Dokument im schreibgeschützten Modus geöffnet. Klicken Sie zum Bearbeiten des Dokuments in der gelben Leiste auf die Schaltfläche „Dokument bearbeiten“.

00f_document_open_in_read_only_mode

Sie werden aufgefordert, das Dateifreigabekennwort einzugeben, um die Datei ändern zu können.

00g_entering_password_to_modify

So konvertieren Sie ein Dokument in eine passwortgeschützte PDF-Datei

Sie können auch ein Word-Dokument oder ein LibreOffice-Dokument in eine kennwortgeschützte PDF-Datei konvertieren und Benutzer- und Besitzerkennwörter darauf anwenden. Öffnen Sie dazu das Dokument und wählen Sie im Menü Datei die Option Als PDF exportieren.

01_selecting_export_as_pdf

Klicken Sie im Dialogfeld PDF-Optionen auf die Registerkarte „Sicherheit“.

02_clicking_security_tab

Unter Dateiverschlüsselung und Berechtigung gibt es zunächst „Kein offenes Kennwort festgelegt“ (Benutzerkennwort) und „Kein Berechtigungskennwort festgelegt“ (Besitzerkennwort). Klicken Sie zum Festlegen dieser Kennwörter auf „Kennwörter festlegen“.

03_clicking_set_passwords

Geben Sie im Dialogfeld Kennwörter festlegen unter Geöffnetes Kennwort festlegen das Benutzerkennwort zweimal ein, das zum Anzeigen der PDF-Datei erforderlich ist. Geben Sie unter Berechtigungskennwort festlegen das Besitzerkennwort ein, das verhindert, dass die PDF-Datei gedruckt, bearbeitet oder Inhalte daraus extrahiert werden. OK klicken“.

HINWEIS: Sie müssen nicht beide Kennwörter verwenden, wir empfehlen dies jedoch aus Sicherheitsgründen. Eine PDF-Datei mit nur einem der beiden angewendeten Kennwörter (eines davon) ist nicht so sicher wie eine mit beiden angewendeten Kennwörtern. Planet PDF erklärt Warum sind zwei Passwörter beim Sichern von PDF-Dateien besser als eines?.

04_set_passwords_dialog

Sie kehren zum Dialogfeld PDF-Optionen zurück und der Status der von Ihnen festgelegten Kennwörter wird unter der Schaltfläche Kennwörter festlegen angezeigt. Wenn Sie ein Berechtigungskennwort (Eigentümerkennwort) festlegen, werden die Optionen auf der rechten Seite des Dialogfelds aktiviert. Wenn Sie nicht möchten, dass jemand das Dokument druckt oder Änderungen am Dokument vornimmt, wählen Sie unter Drucken und Änderungen die Option „Nicht zulässig“. Wenn Sie nur die Art des Druckens und die Änderungen einschränken möchten, die durchgeführt werden können, wählen Sie unter Drucken und Änderungen eine andere Option aus. Wenn Sie nicht möchten, dass jemand Inhalte aus Ihrer PDF-Datei kopiert, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „Kopieren von Inhalten aktivieren“ deaktiviert ist. Aus Gründen der Barrierefreiheit empfiehlt es sich, das Kontrollkästchen „Textzugriff für Barrierefreiheitstools aktivieren“ aktiviert zu lassen. Klicken Sie auf „Exportieren“.

05_clicking_export

Navigieren Sie im Dialogfeld „Exportieren“ zu dem Ordner, in dem Sie die kennwortgeschützte PDF-Datei speichern möchten. Geben Sie einen Namen für die Datei in das Feld „Dateiname“ ein und klicken Sie auf „Speichern“.

06_export_dialog

Wenn Sie der PDF-Datei ein offenes (Benutzer-) Passwort zugewiesen haben, werden Sie beim nächsten Öffnen nach diesem Passwort gefragt.

07_Eingabepasswort

In der Titelleiste wird rechts neben dem Dateinamen „(SECURED)“ angezeigt, was darauf hinweist, dass es sich um eine verschlüsselte PDF-Datei handelt.

08_secured_on_file

Wenn Sie der PDF-Datei ein Berechtigungskennwort (Eigentümerkennwort) zugewiesen und das Drucken nicht zugelassen haben, wird die Option „Drucken“ abgeblendet, wenn Sie auf die Registerkarte „Datei“ klicken.

09_print_command_not_available

Die Verfahren zum Hinzufügen offener und Berechtigungskennwörter zu einem Dokument und zum Konvertieren eines Dokuments in eine kennwortgeschützte PDF-Datei sind auch in LibreOffice Calc, Impress und Draw identisch.

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