So schützen Sie Arbeitsmappen, Arbeitsblätter und Zellen vor der Bearbeitung in Microsoft Excel

Sie haben hart an Ihrer Tabelle gearbeitet. Sie wollen nicht, dass jemand es vermasselt. Glücklicherweise bietet Excel einige ziemlich gute Tools, um zu verhindern, dass Benutzer verschiedene Teile einer Arbeitsmappe bearbeiten.

Der Schutz in Excel basiert auf einem Kennwort und erfolgt auf drei verschiedenen Ebenen.

• Arbeitsmappe: Sie haben einige Möglichkeiten, eine Arbeitsmappe zu schützen. Sie können es mit einem Passwort verschlüsseln, um zu begrenzen, wer es überhaupt öffnen kann. Sie können die Datei standardmäßig als schreibgeschützt öffnen, sodass Benutzer die Bearbeitung aktivieren müssen. Sie schützen die Struktur einer Arbeitsmappe, damit jeder sie öffnen kann. Sie benötigen jedoch ein Kennwort, um Arbeitsblätter neu anzuordnen, umzubenennen, zu löschen oder neue zu erstellen.
• Arbeitsblatt: Sie können die Daten auf einzelnen Arbeitsblättern vor Änderungen schützen.
• Zelle: Sie können auch nur bestimmte Zellen in einem Arbeitsblatt vor Änderungen schützen. Technisch gesehen umfasst diese Methode das Schützen eines Arbeitsblatts und das anschließende Ausnehmen bestimmter Zellen von diesem Schutz.

Sie können sogar den Schutz dieser verschiedenen Ebenen für verschiedene Effekte kombinieren.

Schützen Sie eine gesamte Arbeitsmappe vor dem Bearbeiten

Sie haben drei Möglichkeiten, um eine gesamte Excel-Arbeitsmappe zu schützen: Verschlüsseln Sie die Arbeitsmappe mit einem Kennwort, machen Sie die Arbeitsmappe schreibgeschützt oder schützen Sie nur die Struktur einer Arbeitsmappe.

Verschlüsseln Sie eine Arbeitsmappe mit einem Passwort

Für den besten Schutz können Sie die Datei mit einem Kennwort verschlüsseln. Wenn jemand versucht, das Dokument zu öffnen, fordert Excel ihn zuerst zur Eingabe eines Kennworts auf.

Öffnen Sie zum Einrichten Ihre Excel-Datei und rufen Sie das Menü Datei auf. Standardmäßig wird die Kategorie «Info» angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Arbeitsmappe schützen» und wählen Sie dann «Mit Kennwort verschlüsseln» aus dem Dropdown-Menü.

Geben Sie im daraufhin geöffneten Fenster «Dokument verschlüsseln» Ihr Kennwort ein und klicken Sie auf «OK».

Hinweis: Beachten Sie die Warnung in diesem Fenster. Excel bietet keine Möglichkeit, ein vergessenes Passwort wiederherzustellen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eines verwenden, an das Sie sich erinnern werden.

Geben Sie Ihr Passwort zur Bestätigung erneut ein und klicken Sie dann auf «OK».

Sie kehren zu Ihrer Excel-Tabelle zurück. Nachdem Sie es geschlossen haben, werden Sie beim nächsten Öffnen von Excel aufgefordert, das Kennwort einzugeben.

Wenn Sie jemals den Kennwortschutz aus der Datei entfernen möchten, öffnen Sie ihn (was natürlich erfordert, dass Sie das aktuelle Kennwort angeben) und führen Sie dann die gleichen Schritte aus, die Sie zum Zuweisen des Kennworts verwendet haben. Nur dieses Mal machen Sie das Passwortfeld leer und klicken dann auf «OK».

Erstellen Sie eine Arbeitsmappe schreibgeschützt

Das Öffnen einer Arbeitsmappe als schreibgeschützt ist sehr einfach. Es bietet keinen wirklichen Schutz, da jeder, der die Datei öffnet, die Bearbeitung aktivieren kann, aber es kann als Vorschlag dienen, vorsichtig mit der Bearbeitung der Datei umzugehen.

Öffnen Sie zum Einrichten Ihre Excel-Datei und rufen Sie das Menü Datei auf. Standardmäßig wird die Kategorie «Info» angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Arbeitsmappe schützen» und wählen Sie dann «Mit Kennwort verschlüsseln» aus dem Dropdown-Menü.

Wenn jetzt jemand (einschließlich Sie) die Datei öffnet, erhält er eine Warnung, dass der Autor der Datei es vorziehen würde, sie schreibgeschützt zu öffnen, es sei denn, er muss Änderungen vornehmen.

Um die schreibgeschützte Einstellung zu entfernen, kehren Sie zum Menü Datei zurück, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche „Arbeitsmappe schützen“ und deaktivieren Sie die Einstellung „Immer schreibgeschützt öffnen“.

Schützen Sie die Struktur einer Arbeitsmappe

Die letzte Möglichkeit, Schutz auf Arbeitsmappenebene hinzuzufügen, besteht darin, die Struktur der Arbeitsmappe zu schützen. Diese Art des Schutzes verhindert, dass Personen, die nicht über das Kennwort verfügen, Änderungen auf Arbeitsmappenebene vornehmen. Dies bedeutet, dass sie keine Arbeitsblätter hinzufügen, entfernen, umbenennen oder verschieben können.

Öffnen Sie zum Einrichten Ihre Excel-Datei und rufen Sie das Menü Datei auf. Standardmäßig wird die Kategorie «Info» angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Arbeitsmappe schützen» und wählen Sie dann «Mit Kennwort verschlüsseln» aus dem Dropdown-Menü.

Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf «OK».

Bestätigen Sie Ihr Passwort und klicken Sie auf «OK».

Jeder kann das Dokument weiterhin öffnen (vorausgesetzt, Sie haben die Arbeitsmappe nicht auch mit einem Kennwort verschlüsselt), aber er hat keinen Zugriff auf die Strukturbefehle.

Wenn jemand das Kennwort kennt, kann er auf diese Befehle zugreifen, indem er auf die Registerkarte «Überprüfen» wechselt und auf die Schaltfläche «Arbeitsmappe schützen» klickt.

Sie können dann das Passwort eingeben.

Und die strukturellen Befehle werden verfügbar.

Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass durch diese Aktion der Schutz der Arbeitsmappenstruktur aus dem Dokument entfernt wird. Um es wiederherzustellen, müssen Sie zum Dateimenü zurückkehren und die Arbeitsmappe erneut schützen.

Schützen Sie ein Arbeitsblatt vor dem Bearbeiten

Sie können auch einzelne Arbeitsblätter vor der Bearbeitung schützen. Wenn Sie ein Arbeitsblatt schützen, sperrt Excel alle Zellen vor der Bearbeitung. Durch den Schutz Ihres Arbeitsblatts kann niemand den Inhalt bearbeiten, neu formatieren oder löschen.

Klicken Sie im Haupt-Excel-Menüband auf die Registerkarte «Überprüfen».

Klicken Sie auf «Blatt schützen».

Geben Sie das Passwort ein, mit dem Sie das Blatt in Zukunft entsperren möchten.

Wählen Sie die Berechtigungen aus, die Benutzer für das Arbeitsblatt haben sollen, nachdem es gesperrt wurde. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise zulassen, dass Personen Zeilen und Spalten formatieren, aber nicht löschen.

Klicken Sie auf «OK», wenn Sie mit der Auswahl der Berechtigungen fertig sind.

Geben Sie das eingegebene Passwort erneut ein, um zu bestätigen, dass Sie sich daran erinnern, und klicken Sie dann auf «OK».

Wenn Sie diesen Schutz entfernen müssen, wechseln Sie zur Registerkarte «Überprüfen» und klicken Sie auf die Schaltfläche «Blatt schützen».

Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf «OK».

Ihr Blatt ist jetzt ungeschützt. Beachten Sie, dass der Schutz vollständig entfernt ist und Sie das Blatt erneut schützen müssen, wenn Sie möchten.

Schützen Sie bestimmte Zellen vor der Bearbeitung

Manchmal möchten Sie möglicherweise nur bestimmte Zellen vor der Bearbeitung in Microsoft Excel schützen. Beispielsweise haben Sie möglicherweise eine wichtige Formel oder Anweisungen, die Sie sicher aufbewahren möchten. Unabhängig vom Grund können Sie problemlos nur bestimmte Zellen in Microsoft Excel sperren.

Wählen Sie zunächst die Zellen aus, die gesperrt werden sollen. Es mag nicht intuitiv erscheinen, aber hey, das ist Office für Sie.

Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zellen und wählen Sie den Befehl «Zellen formatieren».

Wechseln Sie im Fenster «Zellen formatieren» zur Registerkarte «Schutz».

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen «Gesperrt».

Klicken Sie anschließend auf «OK».

Nachdem Sie die Zellen ausgewählt haben, für die Sie die Bearbeitung zulassen möchten, können Sie den Rest des Arbeitsblatts sperren, indem Sie den Anweisungen im vorherigen Abschnitt folgen.

Beachten Sie, dass Sie zuerst ein Arbeitsblatt sperren und dann die Zellen auswählen können, die Sie entsperren möchten. Diese Methode zum Auswählen der Zellen, die entsperrt bleiben sollen, und zum anschließenden Sperren des Blattes funktioniert besser.