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So richten Sie eine Abwesenheitsantwort in Outlook für Windows ein

So richten Sie eine Abwesenheitsantwort in Outlook für Windows ein

Wenn Sie wissen, dass Sie einige Tage nicht im Büro sind, können Sie den Abwesenheitsassistenten so einrichten, dass er automatisch antwortet, damit die Leute wissen, dass Sie Ihren Urlaub genießen, während sie bei der Arbeit festsitzen.

Um eine Abwesenheitsantwort in Outlook zu erstellen, erstellen wir eine E-Mail-Vorlage mit der Nachricht, die wir verwenden möchten, und erstellen dann eine Regel, die eine Antwort mit dieser Nachricht an alle E-Mails sendet, die wir in einem bestimmten Zeitraum erhalten.

HINWEIS: Outlook muss geöffnet sein, damit die Regel ausgeführt und Ihre Abwesenheitsantwort gesendet werden kann. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Computer eingeschaltet ist und Outlook ausgeführt wird, wenn Sie nicht im Büro sind.

Erster Schritt: Erstellen Sie eine Nachrichtenvorlage

Um eine Nachrichtenvorlage in Outlook zu erstellen, stellen Sie sicher, dass die Registerkarte „Startseite“ aktiv ist, und klicken Sie im Abschnitt „Neu“ auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“.

Geben Sie die Nachricht, die Sie als automatische Antwort senden möchten, in das Nachrichtenfeld ein. Geben Sie keine An-E-Mail-Adresse oder einen Betreff ein. Klicken Sie dann auf die Registerkarte „Datei“.

Klicken Sie in der Liste der Optionen auf der linken Seite des Backstage-Bildschirms auf „Speichern unter“.

Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter die Option „Outlook-Vorlage (* .oft)“ aus der Dropdown-Liste „Dateityp“ aus.

Sie werden zum Ordner mit den Benutzervorlagen weitergeleitet. Geben Sie einen Namen für die Vorlage in das Feld „Dateiname“ ein, behalten Sie die Erweiterung „.oft“ bei und klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Sie Ihre Abwesenheits-Antwort-E-Mail-Vorlage auf einen anderen PC kopieren oder sichern möchten, lautet der vollständige Pfad zum Ordner für Benutzervorlagen C:Users<username>AppDataRoamingMicrosoftTemplates . Ersetzen <username> mit Ihrem Windows-Benutzernamen.

Schließen Sie das Nachrichtenfenster, indem Sie oben rechts auf die Schaltfläche „X“ klicken.

In einem Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Sie einen Entwurf der Nachricht speichern möchten. Sie müssen nicht, weil Sie es als Vorlage gespeichert haben, aber Sie können, wenn Sie möchten. Klicken Sie auf „Ja“, wenn Sie den Entwurf speichern möchten, oder auf „Nein“, wenn Sie dies nicht tun.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Regel, um automatisch auf neue E-Mail-Nachrichten zu antworten

Nachdem wir unsere Abwesenheits-Antwort-E-Mail-Vorlage haben, erstellen wir eine Regel, um diese Vorlage zu verwenden, um auf alle Nachrichten zu antworten, die während eines bestimmten Datumsbereichs eingehen. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte „Home“ aktiv ist.

Klicken Sie im Abschnitt Verschieben auf die Schaltfläche „Regeln“ und wählen Sie „Regeln und Warnungen verwalten“ aus der Dropdown-Liste.

Sie können auch auf die Registerkarte „Datei“ klicken, um auf den Backstage-Bildschirm zuzugreifen. Stellen Sie sicher, dass der Bildschirm „Info“ aktiv ist (klicken Sie ggf. links auf „Info“) und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Regeln und Warnungen verwalten“.

Stellen Sie im Dialogfeld Regeln und Warnungen sicher, dass die E-Mail-Adresse, auf die Sie diese Regel anwenden möchten, in der Dropdown-Liste „Änderungen auf diesen Ordner übernehmen“ ausgewählt ist. Wenn Sie möchten, dass diese Regel auf alle Ihre Konten in Outlook angewendet wird, zeigen wir Ihnen später in diesem Artikel, wie das geht. Klicken Sie auf die Registerkarte „E-Mail-Regeln“, falls diese noch nicht aktiv ist, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Neue Regel“.

Klicken Sie im ersten Bildschirm des Dialogfelds Regelassistent im Abschnitt „Ausgehend von einer leeren Regel“ auf „Regel auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte“. Die Option wird dem Feld „Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert)“ hinzugefügt. Für diesen Teil der Regel muss nichts bearbeitet werden. Klicken Sie daher auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.

Im zweiten Bildschirm des Dialogfelds Regelassistent können Sie die Bedingungen auswählen, die überprüft werden sollen, wenn Sie E-Mails erhalten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „In einem bestimmten Zeitraum empfangen“ im Feld „Schritt 1: Bedingungen auswählen“, damit Ihre Abwesenheitsantwort innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesendet wird. Die Bedingung wird wie zuvor zum Feld „Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert)“ hinzugefügt. Diesmal muss jedoch ein Teil der Beschreibung bearbeitet werden. Um einen Datumsbereich hinzuzufügen, klicken Sie im Feld Schritt 2 auf den Link „In einem bestimmten Datumsbereich“.

Aktivieren Sie im Dialogfeld Empfangsdatum das Kontrollkästchen „Nach“, klicken Sie auf die Dropdown-Liste und dann auf das Datum, nach dem die automatische Abwesenheitsantwort gesendet werden soll. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihre Abwesenheitsantwort am 8. Februar gesendet wird, wählen Sie den 7. Februar als Nach-Datum.

Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen „Vorher“ und wählen Sie ein Datum aus der Datums-Dropdown-Liste rechts neben dem Kontrollkästchen „Vorher“ aus. Das von Ihnen ausgewählte Datum sollte der Tag sein, an dem die Abwesenheitsantwort nicht mehr gesendet werden soll. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass der 15. Februar der letzte Tag ist, an dem Ihre Abwesenheitsantwort gesendet wird, wählen Sie den 16. Februar als Vorher-Datum.

Die von Ihnen ausgewählten Daten werden der Bedingung im Feld Schritt 2 hinzugefügt. Klicken Sie im Dialogfeld Regelassistent auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.

Im dritten Bildschirm des Dialogfelds Regelassistent wählen Sie aus, was Sie mit eingehenden E-Mails während des Datumsbereichs tun möchten. Wir möchten auf alle E-Mails mit der Vorlage antworten, die wir im ersten Abschnitt erstellt haben. Aktivieren Sie daher das Kontrollkästchen „Mit einer bestimmten Vorlage antworten“ im Feld „Schritt 1: Aktion (en) auswählen“. Um die von uns erstellte Vorlage auszuwählen, klicken Sie im Feld „Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert)“ auf den Link „Eine bestimmte Vorlage“.

Wählen Sie im Dialogfeld Antwortvorlage auswählen in der Dropdown-Liste „Suchen in“ die Option „Benutzervorlagen im Dateisystem“ aus.

Wählen Sie die von Ihnen erstellte Vorlage aus (in unserem Fall die Vorlage „Abwesenheitsantwort“) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“.

Der vollständige Pfad zur ausgewählten Vorlage wird der ausgewählten Aktion hinzugefügt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.

Im vierten Bildschirm des Regelassistenten können Sie alle Ausnahmen auswählen, die Sie auf die Regel anwenden möchten, z. B. wenn Sie bestimmte Personen oder Gruppen ausschließen möchten („außer wenn sie von Personen oder öffentlichen Gruppen stammen“). Wir werden unserer Regel keine Ausnahmen hinzufügen. Klicken Sie daher auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.

Geben Sie im Feld „Schritt 1: Geben Sie einen Namen für diese Regel an“ einen Namen für die Regel ein. Das Kontrollkästchen „Diese Regel aktivieren“ ist standardmäßig aktiviert, sodass die Regel automatisch aktiviert wird. Mach dir aber keine Sorgen. Es wird erst nach dem von Ihnen angegebenen Nach-Datum ausgeführt.

Wir möchten die Regel nicht für Nachrichten ausführen, die sich bereits in unserem Posteingang befinden. Lassen Sie daher das Kontrollkästchen „Diese Regel jetzt für Nachrichten ausführen, die sich bereits im Posteingang befinden“ deaktiviert. Wenn Sie diese Regel für alle Ihre E-Mail-Konten in Outlook ausführen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Diese Regel für alle Konten erstellen“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig stellen“.

Die Regel wird der Liste hinzugefügt. Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld „Regeln und Warnungen“ zu schließen.

Wenn Ihnen jemand zu dem von Ihnen angegebenen Datum eine E-Mail sendet, erhält er automatisch die Nachricht in der von Ihnen erstellten E-Mail-Vorlage.

Obwohl der Absender eine automatische Antwort erhält, die besagt, dass Sie nicht im Büro sind, erhalten Sie dennoch eine E-Mail mit einem Symbol, das angibt, dass eine automatische Antwort gesendet wurde. Sie können sich jedoch berechtigt fühlen, es zu ignorieren, bis Sie zurückkommen.

Sobald der Datumsbereich der Regel abgelaufen ist, gilt die Regel nicht mehr für eingehende E-Mails. Sie können die Regel jedoch weiterhin deaktivieren. Öffnen Sie dazu das Dialogfeld Regeln und Warnungen erneut wie zuvor beschrieben und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben der Regel in der Liste. Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Wenn Sie diese Regel verwenden, um eine automatische Abwesenheitsantwort zu senden, wird die Antwort während einer einzelnen Outlook-Sitzung einmal an jeden Absender gesendet. Eine Sitzung ist, wenn Sie Outlook öffnen, bis Sie die Anwendung beenden. Dadurch wird verhindert, dass doppelte Antworten an denselben Absender gesendet werden, der Ihnen mehrere Nachrichten sendet. Outlook verfolgt, wer während jeder Sitzung eine automatische Antwort erhalten hat, diese Liste wird jedoch beim Beenden von Outlook zurückgesetzt. Lassen Sie Outlook also geöffnet (nicht beenden und erneut öffnen), damit die Regel ausgeführt wird und die automatische Abwesenheitsantwort an alle Personen gesendet wird, die Ihnen eine E-Mail senden, und die Absender nicht mehrere Abwesenheitsantworten erhalten.

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