So reduzieren Sie die Größe Ihrer Outlook-Datendatei

Outlook-Datendateien können im Laufe der Zeit sehr groß werden, insbesondere wenn Sie viele Anhänge erhalten. Auch wenn Sie alte Nachrichten löschen, wird die Größe Ihrer Outlook-Datendatei nicht entsprechend reduziert.

Ihre Outlook-Datendateien (.pst- und .ost-Dateien) enthalten alle Ihre E-Mails (in allen Ihren Ordnern, einschließlich gesendeter E-Mails), Kontakte, Kalendertermine, Aufgaben und Notizen sowie die zugehörigen Dateianhänge. Wenn Sie mehr E-Mails und Anhänge senden und empfangen, Ihrem Kalender mehr Termine hinzufügen und mehr Aufgaben und Notizen erstellen, können Ihre Outlook-Datendateien leicht auf mehrere Gigabyte anwachsen. Meins ist ein Gigabyte, aber das ist immer noch ziemlich groß.

Auch wenn Sie den Ordner Gelöschte Elemente leeren oder beim Beenden von Outlook automatisch leeren lassen, wird der in der Datendatei belegte Speicherplatz nicht freigegeben. Sie können diesen Speicherplatz jedoch durch Ihre Outlook-Datendatei zurückgewinnen. Hier ist, wie das geht.

Schritt 1: Untersuchen Sie Ihre Konten und löschen Sie, was Sie nicht benötigen

Bevor Sie den Komprimierungsvorgang durchführen, sollten Sie Outlook durchgehen und alles löschen, was Sie nicht benötigen. Wir empfehlen Ihnen, zu überprüfen, wie groß Ihre verschiedenen Ordner sind, damit Sie wissen, welche Elemente den meisten Speicherplatz freigeben. Denken Sie daran, dass Sie neben E-Mails auch Kalender-, Aufgaben- und Notizenelemente löschen können. Um die Größe Ihrer Ordner zu überprüfen, wählen Sie den Posteingang (oder einen anderen Ordner) in dem Konto (Outlook-Datendatei) aus, das Sie komprimieren möchten, und klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.

Klicken Sie auf dem Backstage-Bildschirm auf „Extras“ und wählen Sie „Postfachbereinigung“ aus dem Dropdown-Menü.

Klicken Sie im Dialogfeld „Postfachbereinigung“ auf „Postfachgröße anzeigen“.

Das Dialogfeld Ordnergröße zeigt Ihnen die Größe jedes Ordners im aktuell ausgewählten Konto an. Scrollen Sie durch und sehen Sie, welche Ordner größer sind und wo Sie möglicherweise Elemente löschen möchten. Klicken Sie auf „Schließen“, wenn Sie fertig sind.

Um die Größe des Ordners „Gelöschte Elemente“ anzuzeigen, klicken Sie auf „Größe der gelöschten Elemente anzeigen“.

Unser Ordner Gelöschte Elemente ist nicht riesig, aber wir sollten ihn trotzdem leeren, bevor wir unsere Datendatei komprimieren. Klicken Sie auf „Schließen“.

Sie kehren zum Dialogfeld Postfachbereinigung zurück. Wenn Sie weitere Artikel aus Ihrem Konto löschen möchten, klicken Sie auf „Schließen“, um zu Ihrem Konto zurückzukehren. Wählen Sie alle E-Mails, Kalender, Aufgaben und Notizen aus, die Sie nicht möchten, und drücken Sie die Entf-Taste. Sie können auch Umschalt+Entf drücken, um die ausgewählten Elemente dauerhaft zu löschen und den Ordner „Gelöschte Elemente“ zu umgehen.

Schritt 2: Leeren Sie den Ordner für gelöschte Elemente

Sie sollten auch den Papierkorb oder den Ordner «Gelöschte Elemente» leeren, bevor Sie fortfahren. Wenn sich noch Elemente im Ordner Gelöschte Elemente befinden, gibt es zwei Möglichkeiten, den Ordner zu leeren. Eine Möglichkeit besteht darin, im Dialogfeld «Postfachbereinigung» auf «Leeren» zu klicken, falls es noch geöffnet ist.

Ein Bestätigungsdialogfeld wird angezeigt, um sicherzustellen, dass Sie die Elemente im Ordner Gelöschte Elemente dauerhaft löschen möchten. Klicken Sie auf „Ja“.

Wenn das Dialogfeld „Postfachbereinigung“ nicht geöffnet ist, können Sie den Ordner „Gelöschte Objekte“ auch direkt in Ihrem Konto im Bereich „Mail“ leeren. Stellen Sie dazu zunächst sicher, dass der Mail-Bereich aktiv ist. Drücken Sie Strg+1, um den E-Mail-Bereich zu öffnen, wenn dies nicht der Fall ist. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den Ordner „Gelöschte Elemente“ in dem Konto, das Sie komprimieren möchten, und wählen Sie „Ordner leeren“ aus dem Popup-Menü. Das oben abgebildete Bestätigungsdialogfeld wird angezeigt.

Schritt 3: Komprimieren Sie Ihre Outlook-Datendatei

Nachdem Sie nicht gewünschte Elemente gelöscht und den Ordner «Gelöschte Elemente» geleert haben, ist es an der Zeit, Ihre Outlook-Datendatei zu komprimieren. Klicken Sie im Outlook-Hauptfenster erneut auf die Registerkarte «Datei». Stellen Sie dann sicher, dass der Bildschirm Kontoinformationen aktiv ist. Wenn nicht, klicken Sie in der Liste der Elemente auf der linken Seite auf „Info“. Klicken Sie auf «Kontoeinstellungen» und wählen Sie dann «Kontoeinstellungen» aus dem Dropdown-Menü.

Klicken Sie im Dialogfeld «Kontoeinstellungen» auf die Registerkarte «Datendateien».

Wählen Sie in der Liste die Outlook-Datendatei aus, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie dann auf „Einstellungen“.

Wenn das aktuell ausgewählte Konto ein POP3-Konto (.pst-Datei) ist, wird das folgende Dialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf „Jetzt komprimieren“.

Andernfalls, wenn das ausgewählte Konto ein IMAP-Konto (.ost-Datei) ist, wird das folgende Dialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf „Jetzt komprimieren“.

Das folgende Dialogfeld wird angezeigt, während die Outlook-Datendatei komprimiert wird.

Wenn der Komprimierungsvorgang abgeschlossen ist, kehren Sie zum Dialogfeld Outlook-Datendatei (oder Outlook-Datendateieinstellungen) zurück. Klicken Sie auf „OK“ oder „Abbrechen“, um es zu schließen.

Klicken Sie im Dialogfeld Kontoeinstellungen auf „Schließen“.

Unsere Outlook-Datendatei wurde von etwa 951 MB auf etwa 845 MB reduziert, sodass wir etwas mehr als 100 MB Speicherplatz zurückbekommen haben. Je größer Ihre Datendatei ist, desto mehr Speicherplatz erhalten Sie wahrscheinlich zurück.

Das Komprimieren Ihrer Outlook-Datendateien hilft Ihnen nicht nur, Speicherplatz zu sparen, sondern kann auch die Leistung von Outlook verbessern. Eine große Outlook-Datendatei kann dazu führen, dass Outlook beim Starten, Arbeiten und Herunterfahren länger dauert. Daher ist es eine kluge Sache, Ihre Outlook-Datendatei regelmäßig zu komprimieren.