So organisieren Sie Ihre E-Mails mit intelligenten Postfächern in Apple Mail

Eine der faszinierendsten Funktionen von Apple Mail sind intelligente Postfächer, die Ihre E-Mails nach einem festgelegten Regelwerk zusammenstellen. Ihre E-Mails werden nicht wirklich in diese intelligenten Postfächer verschoben, sondern es sieht nur so aus.

Intelligente Postfächer sind eine Art Regeln (auch bekannt als Filter), aber anstatt dass Nachrichten anhand der Kriterien eines Filters gekennzeichnet, kopiert oder verschoben werden, verbleiben sie in Ihrem Posteingang und nur so, als ob sie verschoben worden wären. Intelligente Postfächer sind eine großartige Möglichkeit, E-Mails zu einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Konversation zu organisieren, ohne diese in irgendeiner Weise zu beeinflussen.

Heute zeigen wir Ihnen die Besonderheiten von Smart Mailboxen, einschließlich der Einrichtung und Bearbeitung, damit Sie in kürzester Zeit ein Smart Mailbox-Profi werden.

Erstellen Sie Ihre erste intelligente Mailbox

Klicken Sie zunächst auf das Menü „Mailbox“ und dann auf „Neue Smart Mailbox…“.

Fahren Sie fort und geben Sie Ihrer intelligenten Mailbox einen geeigneten Namen. In unserem Beispiel erstellen wir ein intelligentes Postfach, um die gesamte Geschäftskorrespondenz an einem Ort zu sammeln. Denken Sie daran, dass diese E-Mails nicht aus dem Posteingang verschoben werden, sondern einfach so erscheinen, als ob sie es wären.

Als Nächstes ist es an der Zeit, unsere Regel zu erstellen, die ähnlich wie bei echten Mail-Regeln funktioniert. Damit diese Regel korrekt funktioniert, müssen die Nachrichten mit „beliebiger“ der angegebenen Bedingung übereinstimmen. Diese spezielle Regel ist einfach, wir erstellen nur eine Mailbox, in der Nachrichten „von“ Arbeitskollegen gefunden werden können. Auf diese Weise müssen wir unseren Posteingang nicht nach diesen Nachrichten durchsuchen oder verschieben.

Diese Regel ist nicht zu kompliziert. Darüber hinaus sind Nachrichten nicht wie bei Regeln betroffen. Nachrichten werden beispielsweise nicht gekennzeichnet, gefärbt oder das Aussehen der Nachricht verändert, sie werden einfach gemäß den in der intelligenten Postfachregel festgelegten Kriterien gesammelt.

Wenn Sie fertig sind, finden Sie Ihre Smart Mailbox in der Seitenleiste im Abschnitt «Smart Mailboxes». Wie Sie dem folgenden Screenshot entnehmen können, erscheinen alle arbeitsbezogenen E-Mails in unserem neu erstellten Smart-Postfach.

Lassen Sie uns eine weitere einfache intelligente Mailbox erstellen, damit Sie die Idee bekommen. In diesem Beispiel erstellen wir ein intelligentes Postfach, in dem Nachrichten sowohl beantwortet als auch gekennzeichnet wurden. Das bedeutet, dass jede Nachricht die Voraussetzungen erfüllen muss, um Teil des Postfachs zu sein.

So einfach ist das. Diese Nachrichten werden nun in einer einzigen Mailbox „zusammengepfercht“, ohne den Posteingang zu verlassen.

Sie können also intelligente Postfächer für alle Arten von Zwecken einrichten, sei es für geschäftliche, private oder andere Zwecke, und sie werden in keiner Weise geändert. Dies ist eine gute und zerstörungsfreie Art, Ihre E-Mails zu organisieren, sodass Sie sicher sein können, dass Sie bestimmte Nachrichten schnell und einfach finden.

Der Unterschied zwischen Smart Mailbox und Smart Mailbox Ordnern

Sie haben vielleicht im ersten Screenshot bemerkt, dass es zwei neue Optionen für die intelligente Mailbox gibt: Neue intelligente Mailbox und Neuer intelligenter Mailbox-Ordner. Was ist der Unterschied?

Grundsätzlich können Sie, wenn Sie viele intelligente Postfächer mit unterschiedlichen Zwecken haben, einen Ordner erstellen, in dem Sie ähnliche intelligente Postfächer an einem Ort zusammenstellen. Wenn Sie beispielsweise über einige arbeitsbezogene intelligente Postfächer verfügen, können Sie einen Ordner erstellen, in dem sie abgelegt werden. Auf diese Weise haben Sie einen einzigen Ort, an dem Sie sie überprüfen können, anstatt durch eine Liste mit anderen nicht verwandten zu scrollen.

Wenn Sie mit dem Erstellen von Regeln für intelligente Postfächer nicht ganz in der Lage sind, sich über das Erstellen von Mail-Regeln zu informieren, um eine Vorstellung davon zu bekommen, worum es geht. Auf diese Weise haben Sie zumindest eine bessere Vorstellung von den Grundlagen, aber Sie werden wahrscheinlich nicht allzu große Schwierigkeiten haben, mit ein wenig Ausprobieren die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.