So kennzeichnen Sie eine Datei unter Windows für eine einfache Organisation

Wenn die Windows-Suche es einfach nicht schneidet, um Ihnen beim Auffinden Ihrer Dateien zu helfen, können Sie ihr ein wenig helfen, indem Sie vielen Dateitypen Tags hinzufügen, von Bildern im JPEG- und PNG-Format bis hin zu Office-Dokumenten im DOCX-, XLSX- und PPTX-Format.

Tags funktionieren mehr oder weniger wie in jedem anderen System – Fotobibliotheken, sozialen Netzwerken usw. Leider gibt es keine Möglichkeit für Windows, Tags selbst automatisch zu generieren. Sie müssen sie manuell hinzufügen und verwalten. Das wiederum kann je nach persönlichem Organisationsstil von Vorteil sein.

Markieren von Dateien im Windows Explorer

Schauen wir uns als Beispiel meinen unorganisierten Bilderordner an. Ich verwende einige Unterordner für die grundlegende Organisation, aber keine der Dateien im Hauptordner ist wirklich richtig benannt – es ist nur ein Haufen Sachen, die nirgendwo anders hinpassen.

Ich werde dieses alte Foto von Adam West als Beispiel verwenden. Um eine Datei mit Tags zu versehen, klicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste darauf und klicken Sie dann auf den Befehl «Eigenschaften». Wechseln Sie im Eigenschaftsfenster des Bildes auf den Reiter „Details“. Sie sehen den Eintrag «Tags» im Abschnitt «Beschreibung».

(Wenn Sie hier keinen «Tags»-Eintrag sehen, unterstützt dieser Dateityp keine Tags.)

Klicken Sie rechts neben dem Eintrag „Tags“ auf das leere Feld in der Spalte „Wert“ und es erscheint ein Textfeld, das nur den Text „Tag hinzufügen“ enthält. Geben Sie ein beliebiges Tag ein, das Sie hinzufügen möchten. Es gibt keine vordefinierten Tags, daher liegt es an Ihnen, was Sie eingeben. Ein Tag kann eine beliebige Länge haben und jede Art von Standardzeichen enthalten, einschließlich Leerzeichen. Wir empfehlen jedoch, sie relativ kurz und leicht zu merken.

Wenn Sie mehrere Tags gleichzeitig hinzufügen möchten, trennen Sie sie einfach durch ein Semikolon.

Wenn Sie mit dem Taggen fertig sind, klicken Sie einfach auf „OK“, um den Vorgang abzuschließen.

Verwenden von Tags zum Suchen

Nachdem Sie einige Dateien mit Tags versehen haben, können Sie diese Tags in Ihren Suchen verwenden. Aber die Dinge sind ein wenig seltsam, je nachdem, wo Sie suchen.

Wenn Sie im Datei-Explorer den Ordner geöffnet haben, in dem die Datei enthalten ist, können Sie einfach ein Tag in das Suchfeld eingeben und Windows zeigt Ihnen so markierte Dateien an. Natürlich enthalten die Ergebnisse auch alle Dateien, die diesen Text im Namen oder andere durchsuchbare Inhalte enthalten.

Wenn Sie sich jedoch außerhalb dieses Ordners befinden (z. B. wenn Sie Ihren gesamten PC oder den gesamten Dokumentenordner durchsuchen möchten), müssen Sie den Operator „tags:“ am Anfang Ihrer Suche hinzufügen. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, einfach „tags:“ in das Suchfeld einzugeben und dann den Tag-Text einzugeben, nach dem Sie suchen möchten.

Sie können diesen Operator auch über die Registerkarte «Suchen» im Menüband des Datei-Explorers hinzufügen, wenn Sie möchten. Es ist umständlicher, als nur den Operator einzugeben, aber es kann nützlich sein, wenn Sie bereits eine Suche durchgeführt haben und diese nur auf Tags eingrenzen möchten.

Markieren von Dateien beim Speichern in Microsoft Office

Bei einigen Apps, einschließlich aller Microsoft Office-Apps, können Sie Dateien beim Speichern Tags hinzufügen. Andere Apps wie Photoshop tun dies nicht. Sie müssen nur mit Ihren Apps herumspielen, um zu sehen, welche das Speichern mit Tags ermöglichen.

So sieht es in Word 2016 aus. Wenn Sie ein Dokument speichern, klicken Sie einfach auf den Link «Weitere Optionen», um das vollständige Dialogfeld «Speichern unter» zu öffnen.

Sie finden ein Feld «Tags» unter dem Dropdown-Menü für den Dateityp. Klicken Sie auf das Feld und geben Sie dann beliebige Tags ein.

Wenn Sie mit der Eingabe eines bereits verwendeten Tags beginnen, werden in Word sogar einige Vorschläge angezeigt.

Um Tags zu entfernen, klicken Sie einfach auf das Tag-Feld und löschen Sie dann die Tags, die Sie nicht mehr benötigen. Speichern Sie die Datei erneut und die Änderungen werden übernommen.