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So geben Sie Notizbücher in Microsoft OneNote 2016 frei

So geben Sie Notizbücher in Microsoft OneNote 2016 frei

Microsoft OneNote 2016 ist ein großartiges kostenloses Tool zum Aufzeichnen von Notizen, nicht nur für Sie selbst, sondern auch, wenn Sie mit anderen, z. B. Kollegen oder Familienmitgliedern, an Notizen und Projekten zusammenarbeiten möchten. Wir zeigen Ihnen verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre OneNote-Notizbücher freigeben können.

Um Ihre Notizen und Notizbücher in OneNote 2016 für andere freizugeben, stellen Sie sicher, dass Ihr Notizbuch online mit Ihrem OneDrive-Konto synchronisiert ist, damit andere darauf zugreifen können. Dadurch wird es mit dem Internet synchronisiert, aber nicht automatisch für andere verfügbar gemacht. Dazu müssen Sie es manuell für andere freigeben, damit diese es anzeigen und bei Bedarf bearbeiten können.

Um auf die verschiedenen Tools zum Teilen von Notizen und Notizbüchern in OneNote 2016 zuzugreifen, klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.

Klicken Sie auf dem Backstage-Bildschirm in der Liste der Elemente auf der linken Seite auf „Teilen“.

So teilen Sie ein Notizbuch mit jemandem per E-Mail

Sie können Personen einladen, Ihr Notizbuch anzuzeigen oder zu bearbeiten, indem Sie ihnen eine E-Mail senden, indem Sie die Option „Für Personen freigeben“ auf dem Bildschirm „Notizbuch freigeben“ verwenden. Nur Personen, die Sie ausdrücklich einladen, können auf Ihr Notizbuch zugreifen. Die Option „Für Personen freigeben“ ist die Standardeinstellung und wird daher automatisch auf dem Bildschirm „Notizbuch teilen“ ausgewählt.

Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in das Feld «Namen oder E-Mail-Adressen eingeben» ein. Wenn Sie einen Namen eingeben, der sich in Ihrem Outlook-Adressbuch befindet, werden Sie mit Kontakten aufgefordert, die mit dem Namen oder der E-Mail-Adresse übereinstimmen, die Sie eingegeben haben, sodass Sie die gewünschte Person einfach auswählen können. Sie können auch auf die Schaltfläche «Adressbuch nach Kontakten durchsuchen» rechts neben dem Feld Namen oder E-Mail-Adressen eingeben klicken. Um Ihr Notizbuch für mehrere Personen freizugeben, setzen Sie ein Semikolon zwischen jede E-Mail-Adresse.

Wenn Sie ein Notizbuch für andere freigeben, können Sie ihnen das Anzeigen des Notizbuchs oder das Bearbeiten des Notizbuchs erlauben. Um anzugeben, ob sie das Notizbuch bearbeiten können, wählen Sie in der Dropdown-Liste rechts neben dem Feld Namen oder E-Mail-Adressen eingeben „Kann bearbeiten“ oder „Kann anzeigen“ aus.

Wenn Sie eine Nachricht für die E-Mail-Empfänger einfügen möchten, geben Sie eine Notiz in das Feld unter der E-Mail-Adresse ein.

Klicken Sie auf „Teilen“, um einen Link an die Personen zu senden, mit denen Sie das Notizbuch teilen möchten.

Die Person, für die Sie das Notizbuch freigegeben haben, wird der Liste Freigegeben für am unteren Bildschirmrand hinzugefügt.

Wenn Sie sich entscheiden, den Zugriff für eine Person zu widerrufen, mit der Sie ein Notizbuch geteilt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Person in der Liste «Freigegeben für» und wählen Sie «Benutzer entfernen» aus dem Popup-Menü. Sie können in diesem Menü auch die Berechtigung für diese Person ändern.

Die Personen, an die Sie Einladungen gesendet haben, erhalten eine E-Mail mit der Schaltfläche «In OneDrive anzeigen».

Wenn sie in der E-Mail-Nachricht auf die Schaltfläche In OneDrive anzeigen klicken, wird das Notizbuch in OneNote Online geöffnet, wo sie je nach der von Ihnen festgelegten Berechtigung angezeigt und bearbeitet werden können.

Wenn Sie den Personen, für die Sie Ihr Notizbuch freigegeben haben, erlauben, es zu bearbeiten, ist die Schaltfläche «Im Browser bearbeiten» in OneNote Online verfügbar.

So teilen Sie ein Notizbuch über einen Link

Das Freigeben eines OneNote-Notizbuchs über einen Link ähnelt dem Freigeben für Personen per E-Mail. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Sie, wenn Sie ein Notizbuch per E-Mail für andere Personen freigeben und sich dann entscheiden, den Zugriff auf das Notizbuch zu widerrufen, jeden Benutzer separat entfernen müssen, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Wenn Sie jedoch ein Notizbuch über einen Link freigeben, können Sie den Zugriff für alle Personen, die Sie für das Notizbuch freigegeben haben, mit einem Klick widerrufen.

Um einen Freigabelink zu erhalten, rufen Sie den Bildschirm „Notizbuch teilen“ auf, wie am Anfang des Artikels beschrieben. Klicken Sie unter Teilen auf „Freigabe-Link anfordern“.

Um einen Freigabelink zu erhalten, mit dem Benutzer das Notizbuch anzeigen, aber nicht bearbeiten können, klicken Sie rechts neben «Link anzeigen» auf «Link erstellen».

Ein Link wird in einem Feld unter Link anzeigen angezeigt. Wählen Sie den Linktext aus und drücken Sie Strg+C auf Ihrer Tastatur, um ihn zu kopieren.

Sie können den Link per E-Mail an die Personen senden, für die Sie das Notizbuch freigeben möchten. Sie können den Link auch mit anderen teilen, indem Sie soziale Medien, Instant Messaging-Software, Collaboration-Software verwenden, den Link auf einer Website veröffentlichen oder andere für Sie geeignete Methoden verwenden.

Wenn sie auf den Link in der E-Mail-Nachricht klicken, wird das Notizbuch in OneNote Online geöffnet, genau wie bei der Verwendung der Option „Für Personen freigeben“ im vorherigen Abschnitt. Beachten Sie, dass es keine Schaltfläche «Im Browser bearbeiten» gibt und das Notizbuch nicht bearbeitet werden kann, da wir das Notizbuch mit einem Ansichtslink geteilt haben.

Wenn Sie mit jemandem an einem Notizbuch zusammenarbeiten und ihm erlauben möchten, Änderungen am Notizbuch vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Link erstellen“ rechts neben „Link bearbeiten“.

Genau wie beim Link anzeigen erhalten Sie einen Link, den Sie kopieren und an jemanden senden können.

Um den Zugriff auf das Notizbuch zu widerrufen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Link deaktivieren“ neben dem Linktyp, den Sie nicht mehr teilen möchten. Jeder, der über diesen Link verfügt, kann nicht auf das Notizbuch zugreifen.

So teilen Sie ein Notizbuch im PDF-Format

In beiden oben genannten Fällen erhalten die Personen, mit denen Sie das Notizbuch teilen, Zugriff auf das gesamte Notizbuch. Vielleicht möchten Sie nur einen bestimmten Abschnitt oder nur einige der Notizen im Notizbuch freigeben. Sie können eine PDF-Datei mit Notizen, Abschnitten oder dem gesamten Notizbuch erstellen und diese Datei an jeden senden, für den Sie das Notizbuch freigeben möchten. Klicken Sie auf diesen Link, um Anweisungen zum Exportieren einer Notiz in das PDF-Format zu erhalten.

So teilen Sie ein Notizbuch mit einem Meeting

Sie müssen in Besprechungen keine eigenen Notizen mehr machen. Sie können ein OneNote-Notizbuch für die anderen Besprechungsteilnehmer freigeben und diese ebenfalls aufschreiben lassen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie keinen wichtigen Aktionspunkt oder eine wichtige Entscheidung während des Meetings verpassen.

Wenn Sie an einer Onlinebesprechung in Skype oder Lync teilnehmen, die mit Outlook angesetzt wurde, können Sie ein Notizbuch mit den anderen Besprechungsteilnehmern teilen, indem Sie die Option Mit Besprechung teilen auf dem Bildschirm Notizbuch teilen verwenden. Sobald Sie auf die Schaltfläche „Mit Meeting teilen“ klicken und das Meeting auswählen, an dem Sie teilnehmen, wird ein Link zum Notizbuch an alle Meeting-Teilnehmer gesendet. Sie können auf das Notizbuch zugreifen und alle können dem Notizbuch gleichzeitig etwas hinzufügen.

Sie können auch eine der in den vorherigen Abschnitten beschriebenen Methoden verwenden, um ein OneNote-Notizbuch für andere in einer Besprechung freizugeben.

So verschieben Sie ein freigegebenes Notizbuch

Wenn Sie ein Notizbuch freigegeben haben und dieses Notizbuch jetzt an einen anderen Ort verschieben müssen, können Sie das Notizbuch verschieben, aber es ist nicht so einfach, nur einen neuen Ort auszuwählen. Sie müssen alle benachrichtigen, mit denen Sie das Notizbuch geteilt haben, und ihnen folgen dieser Prozess um das Notebook tatsächlich an einen neuen Ort zu verschieben.

OneNote ist ein großartiges Programm zum Sammeln von Informationen, Brainstorming, Teilen von Notizen mit Ihren Freunden oder Kollegen und zum Zugreifen auf Ihre Notizen und Dokumente auf fast jedem Gerät. Wenn Sie Evernote verwendet haben und aufgrund der eingeschränkterer kostenloser Plan oder die teureren kostenpflichtigen Pläne, bietet Microsoft jetzt ein kostenloses Tool für die einfache Migration von Evernote zu OneNote.

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