So geben Sie E-Mails in Google Mail schneller ein

Die meisten von uns haben immer einen Stapel E-Mails, die wir über die Beantwortung hinausgeschoben haben. Schließlich gibt es nur so viele, die Sie an einem Tag lesen und senden können. Zum Glück bietet Google Mail eine Reihe von Tools, die beim Verfassen von E-Mails hilfreich sein können.

Vervollständigen Sie Ihre E-Mails automatisch

Das Smart Compose-Tool von Google Mail ist wie die automatische Vervollständigung von E-Mails. Es lernt, wie Sie Ihre E-Mails schreiben und versucht, Ihre Sätze zu vervollständigen. Dies erhöht die Geschwindigkeit, mit der Sie eine Nachricht verfassen, und ermöglicht es Ihnen, mehr Antworten in kürzerer Zeit zu versenden. Die Vorschläge werden während der Eingabe angezeigt. Mit nur einem Tastendruck können Sie den Vorschlag annehmen oder ignorieren.

Smart Compose eignet sich am besten für offensichtliche Eingaben. Wenn der Name Ihres Empfängers beispielsweise Susan ist, kann er am Anfang automatisch «Hallo Susan» hinzufügen.

So aktivieren Sie Smart Compose über das Google Mail-Website, melden Sie sich an und klicken Sie dann oben rechts auf das Zahnradsymbol. Klicken Sie dann auf «Alle Einstellungen anzeigen».

Scrollen Sie auf der Registerkarte «Allgemein» zum Abschnitt «Smart Compose» und klicken Sie dann auf das Optionsfeld neben «Vorschläge schreiben».

Smart Compose kann auch Ihrem persönlichen Schreibstil entsprechen. Dies bedeutet jedoch, dass mehr Daten von Google erfasst werden. Um sich anzumelden, aktivieren Sie das Optionsfeld neben «Personalisierung ein» im Abschnitt «Smart Compose Personalization».

Klicken Sie unten auf «Änderungen speichern», um Ihre Auswahl zu übernehmen.

Auf Ihrem iPhone, iPad, oder Android-GerätStarten Sie die Google Mail-App. Tippen Sie oben links auf das Hamburger-Menü, um das Seitenleistenmenü zu öffnen.

Scrollen Sie zum Ende der Liste und tippen Sie anschließend auf «Einstellungen».

Tippen Sie auf Ihre E-Mail-Adresse. Tippen Sie im folgenden Bildschirm auf das Kontrollkästchen neben der Option „Smart Compose“.

Wenn Sie jetzt eine E-Mail eingeben, werden die Vorschläge von Google Mail hellgrau angezeigt. Wischen Sie zum Auswählen eines Vorschlags nach rechts oder drücken Sie die Tabulatortaste.

Überspringen Sie die Eingabe insgesamt mit intelligenten Antworten

Eine große Anzahl von E-Mail-Antworten erfordert nur wenige Wörter. Oft müssen Sie nur eine Zeit mit einem «klingt gut» bestätigen oder ein kurzes «Vielen Dank» senden. Mit der intelligenten Antwort von Google Mail können Sie das Eingeben von schnellen Phrasen wie diesen überspringen.

Basierend auf dem Text in der E-Mail, die Sie erhalten haben, kann Google Mail drei vordefinierte Antworten empfehlen. Wenn Ihnen beispielsweise jemand eine Einladung zum Abendessen sendet, schlägt Google Mail Folgendes vor: «Ich werde da sein», «Entschuldigung, ich kann es nicht schaffen» oder «Ich freue mich darauf». Sie können eine davon auswählen und sofort antworten, ohne ein einziges Wort einzugeben.

Gehen Sie auf Ihrem Computer zu Google Mail-Website und melden Sie sich an. Um Smart Replies zu aktivieren, klicken Sie auf das Zahnradsymbolmenü> Alle Einstellungen anzeigen> Allgemein. Klicken Sie im Abschnitt «Intelligente Antwort» auf das Optionsfeld neben «Intelligente Antwort ein».

In der Google Mail-App auf Ihrem iPhone, iPad, oder Android-GerätÖffnen Sie das Seitenmenü, indem Sie auf das Hamburgermenü tippen. Gehen Sie zu Einstellungen> [your email address]und tippen Sie anschließend auf das Kontrollkästchen neben «Intelligente Antwort».

Kurz nachdem Sie Smart Reply aktiviert haben, zeigt Google Mail in jeder eingehenden E-Mail drei automatisch generierte Antworten unter dem Text an.

Verwenden Sie Ihren am häufigsten gesendeten Text mit Vorlagen wieder

Viele Leute senden alle paar Tage wiederkehrende E-Mails, z. B. wöchentliche Projektstatusaktualisierungen oder Zahlungserinnerungen. Mit Google Mail können Sie diese in Vorlagen umwandeln, sodass Sie sie nicht jedes Mal neu eingeben müssen.

Sie können nur Vorlagen erstellen und hinzufügen Google Mail-Websiteaber. Zuerst müssen Sie diese Funktion im Menü Einstellungen aktivieren. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und dann auf Alle Einstellungen anzeigen> Erweitert. Aktivieren Sie im Abschnitt «Vorlagen» das Optionsfeld neben «Aktivieren».

Um eine neue Vorlage zu speichern, kehren Sie in Ihren Posteingang zurück und klicken Sie auf das Pluszeichen (+) links, um eine neue E-Mail zu erstellen. Geben Sie den Text und den Betreff ein, den Sie normalerweise für Ihre wiederkehrende E-Mail verwenden. Lassen Sie das Feld «Empfänger» leer, wenn Sie diese E-Mails nicht jedes Mal an dieselben Personen senden.

Wenn Ihr Entwurf fertig ist, klicken Sie auf die drei Punkte unten rechts. Klicken Sie auf Vorlagen> Entwurf als Vorlage speichern und wählen Sie dann «Als neue Vorlage speichern». Geben Sie einen Namen für Ihre Vorlage ein und klicken Sie auf «Speichern».

Wenn Sie das nächste Mal Ihre wiederkehrende E-Mail senden müssen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um eine neue E-Mail zu erstellen. Klicken Sie auf die drei Punkte unten, bewegen Sie den Mauszeiger über «Vorlagen» und wählen Sie dann Ihre Vorlage aus.

Erstellen Sie eine E-Mail-Signatur

Sie können auch jeden Tag ein paar zusätzliche Minuten retten, wenn Sie Ihren Namen nicht am Ende aller Ihrer E-Mails eingeben müssen. Zum Glück können Sie in Google Mail eine Signatur erstellen, die automatisch am Ende aller Ihrer E-Mails hinzugefügt wird.

Auf der Google Mail-Website, melden Sie sich an und klicken Sie dann auf das Zahnradsymbol. Gehen Sie als Nächstes zu Alle Einstellungen anzeigen> Allgemein. Klicken Sie im Abschnitt «Signatur» auf «Neu erstellen».

Benennen Sie Ihre Unterschrift und wählen Sie dann «Erstellen». Sie können auch verschiedene Signaturen für neue E-Mails und Antworten speichern. Geben Sie im Textfeld einfach Ihre Signatur mit den Formatierungswerkzeugen ein und passen Sie sie an.

Unter dem Textfeld sehen Sie die Dropdown-Menüs «Für neue E-Mails verwenden» und «Bei Antwort / Weiterleiten verwenden». Wählen Sie die Signatur aus, die Sie für jede dieser Signaturen verwenden möchten, und klicken Sie dann auf «Änderungen speichern».

Jetzt enthalten Ihre E-Mails automatisch Ihre Unterschrift.