So füllen Sie sequentielle Daten automatisch mit dem Füllgriff in Excel aus

Mit dem Füllgriff in Excel können Sie automatisch eine Liste von Daten (Zahlen oder Text) in einer Zeile oder Spalte ausfüllen, indem Sie einfach den Griff ziehen. Dies kann Ihnen bei der Eingabe sequenzieller Daten in großen Arbeitsblättern viel Zeit sparen und Sie produktiver machen.

Anstatt Zahlen, Zeiten oder sogar Tage der Woche immer wieder manuell einzugeben, können Sie die AutoFill-Funktionen (den Füllziehpunkt oder den Befehl Füllen im Menüband) verwenden, um Zellen zu füllen, wenn Ihre Daten einem Muster folgen oder darauf basieren Daten in anderen Zellen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit den AutoFill-Funktionen verschiedene Arten von Datenreihen füllen.

Füllen Sie eine lineare Reihe in benachbarte Zellen

Eine Möglichkeit, den Füllpunkt zu verwenden, besteht darin, eine Reihe von linearen Daten in eine Zeile oder Spalte benachbarter Zellen einzugeben. Eine lineare Reihe besteht aus Zahlen, wobei die nächste Zahl durch Hinzufügen eines „Schrittwertes“ zur Zahl davor erhalten wird. Das einfachste Beispiel für eine lineare Reihe ist 1, 2, 3, 4, 5. Eine lineare Reihe kann jedoch auch eine Reihe von Dezimalzahlen (1.5, 2.5, 3.5…) sein, die Zahlen um zwei abnehmen (100, 98, 96 .). …) oder sogar negative Zahlen (-1, -2, -3). In jeder linearen Reihe addieren (oder subtrahieren) Sie denselben Schrittwert.

Nehmen wir an, wir möchten eine Spalte mit fortlaufenden Zahlen erstellen, die in jeder Zelle um eins erhöht werden. Sie können die erste Zahl eingeben, die Eingabetaste drücken, um zur nächsten Zeile in dieser Spalte zu gelangen, und die nächste Zahl eingeben usw. Sehr mühsam und zeitaufwendig, insbesondere bei großen Datenmengen. Wir werden uns etwas Zeit (und Langeweile) sparen, indem wir den Füllpunkt verwenden, um die Spalte mit der linearen Zahlenreihe zu füllen. Geben Sie dazu eine 1 in die erste Zelle der Spalte ein und wählen Sie dann diese Zelle aus. Beachten Sie das grüne Quadrat in der unteren rechten Ecke der ausgewählten Zelle? Das ist der Füllgriff.

Wenn Sie mit der Maus über den Ausfüllziehpunkt fahren, verwandelt er sich in ein schwarzes Pluszeichen, wie unten gezeigt.

Klicken Sie mit dem schwarzen Pluszeichen über dem Ausfüllziehpunkt und ziehen Sie den Ziehpunkt in der Spalte (oder quer über die Zeile) nach unten, bis Sie die Anzahl der Zellen erreicht haben, die Sie ausfüllen möchten.

Wenn Sie die Maustaste loslassen, werden Sie feststellen, dass der Wert in die Zellen kopiert wurde, über die Sie den Füllpunkt gezogen haben.

Warum hat es die lineare Reihe (1, 2, 3, 4, 5 in unserem Beispiel) nicht gefüllt? Wenn Sie eine Zahl eingeben und dann das Ausfüllkästchen verwenden, wird diese Zahl standardmäßig in die angrenzenden Zellen kopiert und nicht erhöht.

HINWEIS: Um den Inhalt einer Zelle schnell über der aktuell ausgewählten Zelle zu kopieren, drücken Sie Strg+D, oder um den Inhalt einer Zelle links von einer ausgewählten Zelle zu kopieren, drücken Sie Strg+R. Beachten Sie, dass das Kopieren von Daten aus einer angrenzenden Zelle alle Daten ersetzt, die sich derzeit in der ausgewählten Zelle befinden.

Um die Kopien durch die lineare Serie zu ersetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen für automatisches Füllen“, die angezeigt wird, wenn Sie mit dem Ziehen des Füllgriffs fertig sind.

Die erste Option, Zellen kopieren, ist die Standardeinstellung. Deshalb haben wir am Ende fünf Einsen und nicht die lineare Reihe von 1–5. Um die lineare Reihe zu füllen, wählen wir „Reihe füllen“ aus dem Popup-Menü.

Die anderen vier Einsen werden durch 2–5 ersetzt und unsere lineare Reihe wird gefüllt.

Sie können dies jedoch tun, ohne die Option Serie füllen aus dem Menü Optionen für automatisches Füllen auswählen zu müssen. Anstatt nur eine Zahl einzugeben, geben Sie die ersten beiden Zahlen in die ersten beiden Zellen ein. Wählen Sie dann diese beiden Zellen aus und ziehen Sie den Füllziehpunkt, bis Sie alle Zellen ausgewählt haben, die Sie ausfüllen möchten.

Da Sie ihm zwei Daten eingegeben haben, kennt es den Schrittwert, den Sie verwenden möchten, und füllt die verbleibenden Zellen entsprechend aus.

Sie können den Füllgriff auch mit der Maustaste statt mit der linken Maustaste anklicken und ziehen. Sie müssen immer noch «Serie füllen» aus einem Popup-Menü auswählen, aber dieses Menü wird automatisch angezeigt, wenn Sie mit dem Ziehen aufhören und die rechte Maustaste loslassen, sodass dies eine praktische Verknüpfung sein kann.

Füllen Sie eine lineare Reihe in benachbarte Zellen mit dem Füllbefehl

Wenn Sie Probleme bei der Verwendung des Ausfüllkästchens haben oder einfach nur Befehle im Menüband verwenden möchten, können Sie den Befehl Ausfüllen auf der Registerkarte Start verwenden, um eine Reihe in benachbarte Zellen zu füllen. Der Befehl Füllen ist auch nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Zellen füllen, wie Sie gleich sehen werden.

Um den Befehl Füllen im Menüband zu verwenden, geben Sie den ersten Wert in eine Zelle ein und wählen Sie diese Zelle und alle angrenzenden Zellen aus, die Sie füllen möchten (entweder in der Spalte nach unten oder nach oben oder nach links oder rechts über die Zeile). Klicken Sie dann im Abschnitt Bearbeiten der Registerkarte Start auf die Schaltfläche «Ausfüllen».

Wählen Sie im Dropdown-Menü „Serie“ aus.

Wählen Sie im Dialogfeld Serie aus, ob die Serie in Zeilen oder Spalten angezeigt werden soll. Wählen Sie im Feld Typ vorerst «Linear». Wir werden die Optionen Wachstum und Datum später besprechen, und die Option AutoFill kopiert einfach den Wert in die anderen ausgewählten Zellen. Geben Sie den „Schrittwert“ oder die Schrittweite für die lineare Reihe ein. In unserem Beispiel erhöhen wir die Zahlen in unserer Reihe um 1. Klicken Sie auf „OK“.

Die lineare Reihe wird in die ausgewählten Zellen gefüllt.

Wenn Sie eine sehr lange Spalte oder Zeile mit einer linearen Reihe füllen möchten, können Sie den Stoppwert im Dialogfeld Reihe verwenden. Geben Sie dazu den ersten Wert in die erste Zelle ein, die Sie für die Reihe in der Zeile oder Spalte verwenden möchten, und klicken Sie auf der Registerkarte Start erneut auf „Ausfüllen“. Geben Sie zusätzlich zu den oben besprochenen Optionen den Wert in das Feld „Stoppwert“ ein, den Sie als letzten Wert in der Reihe haben möchten. Klicken Sie dann auf „OK“.

Im folgenden Beispiel setzen wir in die erste Zelle der ersten Spalte eine 1 und die Zahlen 2 bis 20 werden automatisch in die nächsten 19 Zellen eingetragen.

Füllen Sie eine lineare Reihe, während Sie Zeilen überspringen

Um ein vollständiges Arbeitsblatt besser lesbar zu machen, überspringen wir manchmal Zeilen und setzen leere Zeilen zwischen die Datenzeilen. Auch wenn leere Zeilen vorhanden sind, können Sie mit dem Füllziehpunkt eine lineare Reihe mit leeren Zeilen füllen.

Um eine Zeile beim Füllen einer linearen Reihe zu überspringen, geben Sie die erste Zahl in die erste Zelle ein und wählen Sie dann diese Zelle und eine angrenzende Zelle aus (z. B. die nächste Zelle unten in der Spalte).

Ziehen Sie dann den Ausfüllziehpunkt nach unten (oder quer), bis Sie die gewünschte Anzahl von Zellen ausgefüllt haben.

Wenn Sie mit dem Ziehen des Füllgriffs fertig sind, werden Sie sehen, dass Ihre lineare Reihe jede zweite Zeile ausfüllt.

Wenn Sie mehr als eine Zeile überspringen möchten, wählen Sie einfach die Zelle aus, die den ersten Wert enthält, und wählen Sie dann die Anzahl der Zeilen aus, die Sie direkt nach dieser Zelle überspringen möchten. Ziehen Sie dann den Füllziehpunkt über die Zellen, die Sie ausfüllen möchten.

Sie können auch Spalten überspringen, wenn Sie zeilenübergreifend füllen.

Füllen Sie Formeln in benachbarte Zellen

Sie können auch den Füllpunkt verwenden, um Formeln an benachbarte Zellen weiterzugeben. Wählen Sie einfach die Zelle mit der Formel aus, die Sie in benachbarte Zellen ausfüllen möchten, und ziehen Sie den Ausfüllpunkt nach unten in die Zellen in der Spalte oder über die Zellen in der Zeile, die Sie ausfüllen möchten. Die Formel wird in die anderen Zellen kopiert. Wenn Sie relative Zellbezüge verwendet haben, ändern sie sich entsprechend, um auf die Zellen in ihren jeweiligen Zeilen (oder Spalten) zu verweisen.

Sie können Formeln auch mit dem Befehl Füllen im Menüband ausfüllen. Wählen Sie einfach die Zelle mit der Formel und die Zellen aus, die Sie mit dieser Formel füllen möchten. Klicken Sie dann im Abschnitt Bearbeiten der Registerkarte Start auf „Ausfüllen“ und wählen Sie nach unten, rechts, oben oder links aus, je nachdem, in welche Richtung Sie die Zellen füllen möchten.

HINWEIS: Die kopierten Formeln werden nicht neu berechnet, es sei denn, Sie haben die automatische Arbeitsmappenberechnung aktiviert.

Sie können, wie bereits erwähnt, auch die Tastenkombinationen Strg+D und Strg+R verwenden, um Formeln in benachbarte Zellen zu kopieren.

Füllen Sie eine lineare Reihe durch Doppelklick auf den Füllgriff

Sie können schnell eine lineare Datenreihe in eine Spalte füllen, indem Sie auf den Füllpunkt doppelklicken. Wenn Sie diese Methode verwenden, füllt Excel die Zellen in der Spalte nur basierend auf der längsten angrenzenden Datenspalte auf Ihrem Arbeitsblatt. Eine angrenzende Spalte ist in diesem Kontext jede Spalte, die Excel rechts oder links der zu füllenden Spalte vorfindet, bis eine leere Spalte erreicht wird. Wenn die Spalten direkt auf beiden Seiten der ausgewählten Spalte leer sind, können Sie die Zellen in der Spalte nicht mit der Doppelklickmethode füllen. Wenn einige der Zellen im Zellenbereich, den Sie ausfüllen, bereits Daten enthalten, werden standardmäßig nur die leeren Zellen über der ersten Zelle mit Daten gefüllt. In der Abbildung unten befindet sich beispielsweise ein Wert in Zelle G7. Wenn Sie also auf den Ausfüllpunkt in Zelle G2 doppelklicken, wird die Formel nur durch Zelle G6 nach unten kopiert.

Füllen Sie eine Wachstumsreihe (geometrisches Muster)

Bisher haben wir das Füllen linearer Reihen besprochen, bei denen jede Zahl in der Reihe berechnet wird, indem der Schrittwert zur vorherigen Zahl addiert wird. In einer Wachstumsserie oder einem geometrischen Muster wird die nächste Zahl durch die vorherige Zahl durch den Schrittwert berechnet.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Wachstumsreihe zu füllen, indem Sie die ersten beiden Zahlen eingeben und die erste Zahl und den Schrittwert eingeben.

Methode 1: Geben Sie die ein Die ersten beiden Zahlen in der Wachstumsserie

Um eine Wachstumsreihe mit den ersten beiden Zahlen zu füllen, geben Sie die beiden Zahlen in die ersten beiden Zellen der Zeile oder Spalte ein, die Sie ausfüllen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und ziehen Sie den Füllgriff über so viele Zellen, wie Sie füllen möchten. Wenn Sie mit dem Ziehen des Füllziehpunktes über die Zellen, die Sie füllen möchten, fertig sind, wählen Sie „Wachstumstrend“ aus dem Popup-Menü, das automatisch angezeigt wird.

HINWEIS: Für diese Methode müssen Sie zwei Zahlen eingeben. Wenn Sie dies nicht tun, wird die Option Wachstumstrend ausgegraut.

Excel weiß, dass der Schrittwert 2 aus den beiden Zahlen ist, die wir in die ersten beiden Zellen eingegeben haben. Jede nachfolgende Zahl wird also berechnet, indem die vorherige Zahl mit 2 multipliziert wird.

Was ist, wenn Sie mit dieser Methode mit einer anderen Zahl als 1 beginnen möchten? Wenn Sie beispielsweise die obige Reihe bei 2 beginnen möchten, geben Sie 2 und 4 (weil 2 × 2 = 4) in die ersten beiden Zellen ein. Excel würde herausfinden, dass der Schrittwert 2 ist, und die Wachstumsreihe von 4 fortsetzen, indem jede nachfolgende Zahl mit 2 multipliziert wird, um die nächste Zahl in der Reihe zu erhalten.

Methode 2: Geben Sie die erste Zahl in der Wachstumsreihe ein und geben Sie den Schrittwert an

Um eine Wachstumsreihe basierend auf einer Zahl und einem Schrittwert zu füllen, geben Sie die erste Zahl (es muss nicht 1 sein) in die erste Zelle ein und ziehen Sie den Füllziehpunkt über die Zellen, die Sie füllen möchten. Wählen Sie dann „Serie“ aus dem Popup-Menü, das automatisch angezeigt wird.

Wählen Sie im Dialogfeld Serie aus, ob Sie die Serie in Zeilen oder Spalten füllen. Wählen Sie unter Typ :»Wachstum». Geben Sie im Feld „Schrittwert“ den Wert ein, mit dem Sie jede Zahl multiplizieren möchten, um den nächsten Wert zu erhalten. In unserem Beispiel möchten wir jede Zahl mit 3 multiplizieren. Klicken Sie auf „OK“.

Die Wachstumsserie wird in die ausgewählten Zellen gefüllt, wobei jede nachfolgende Zahl das Dreifache der vorherigen Zahl beträgt.

Füllen Sie eine Serie mit integrierten Elementen

Bisher haben wir behandelt, wie man eine Reihe von Zahlen ausfüllt, sowohl linear als auch wachsend. Sie können Reihen auch mit Elementen wie Datumsangaben, Wochentagen, Wochentagen, Monaten oder Jahren mit dem Füllziehpunkt füllen. Excel verfügt über mehrere integrierte Serien, die automatisch ausgefüllt werden können.

Die folgende Abbildung zeigt einige der in Excel integrierten Serien, die sich über die Zeilen erstrecken. Die fett und rot markierten Elemente sind die Anfangswerte, die wir eingegeben haben, und die restlichen Elemente in jeder Zeile sind die Werte der erweiterten Reihe. Diese eingebauten Serien können mit dem Füllgriff befüllt werden, wie wir zuvor für Linear- und Wachstumsserien beschrieben haben. Geben Sie einfach die Anfangswerte ein und wählen Sie diese aus. Ziehen Sie dann den Füllziehpunkt über die gewünschten Zellen, die Sie ausfüllen möchten.

Füllen Sie eine Reihe von Datumsangaben mit dem Füllbefehl

Beim Füllen einer Reihe von Datumsangaben können Sie den Befehl Füllen im Menüband verwenden, um das zu verwendende Inkrement anzugeben. Geben Sie das erste Datum in Ihrer Reihe in eine Zelle ein und wählen Sie diese Zelle und die Zellen aus, die Sie ausfüllen möchten. Klicken Sie im Abschnitt «Bearbeiten» der Registerkarte «Start» auf «Ausfüllen» und wählen Sie dann «Serien».

Im Dialogfeld Serie wird die Option Serie in automatisch ausgewählt, um dem ausgewählten Zellensatz zu entsprechen. Der Typ wird ebenfalls automatisch auf Datum gesetzt. Um das beim Füllen der Serie zu verwendende Inkrement anzugeben, wählen Sie die Datumseinheit (Tag, Wochentag, Monat oder Jahr). Geben Sie den Schrittwert an. Wir möchten die Reihe mit jedem Wochentagdatum füllen, daher geben wir 1 als Schrittwert ein. OK klicken».

Die Reihe wird mit Daten gefüllt, die nur Wochentage sind.

Füllen Sie eine Serie mit benutzerdefinierten Elementen

Sie können eine Serie auch mit Ihren eigenen benutzerdefinierten Artikeln füllen. Angenommen, Ihr Unternehmen hat Niederlassungen in sechs verschiedenen Städten und Sie verwenden diese Städtenamen häufig in Ihren Excel-Arbeitsblättern. Sie können diese Städteliste als benutzerdefinierte Liste hinzufügen, die es Ihnen ermöglicht, den Füllpunkt zum Ausfüllen der Reihe zu verwenden, sobald Sie das erste Element eingeben. Um eine benutzerdefinierte Liste zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.

Klicken Sie auf dem Backstage-Bildschirm in der Liste der Elemente auf der linken Seite auf „Optionen“.

Klicken Sie in der Liste der Elemente auf der linken Seite des Dialogfelds Excel-Optionen auf «Erweitert».

Scrollen Sie im rechten Bereich nach unten zum Abschnitt Allgemein und klicken Sie auf die Schaltfläche «Benutzerdefinierte Listen bearbeiten».

Sobald Sie sich im Dialogfeld «Benutzerdefinierte Listen» befinden, gibt es zwei Möglichkeiten, eine Reihe von benutzerdefinierten Elementen zu füllen. Sie können die Serie auf einer neuen Liste von Elementen basieren, die Sie direkt im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen erstellen, oder auf einer vorhandenen Liste, die sich bereits in einem Arbeitsblatt in Ihrer aktuellen Arbeitsmappe befindet. Wir zeigen Ihnen beide Methoden.

Methode 1: Füllen Sie eine benutzerdefinierte Serie basierend auf einer neuen Liste von Elementen

Stellen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen sicher, dass NEUE LISTE im Feld Benutzerdefinierte Listen ausgewählt ist. Klicken Sie in das Feld «Listeneinträge» und geben Sie die Elemente in Ihre benutzerdefinierten Listen ein, ein Element pro Zeile. Achten Sie darauf, die Elemente in der Reihenfolge einzugeben, in der sie in die Zellen gefüllt werden sollen. Klicken Sie dann auf „Hinzufügen“.

Die benutzerdefinierte Liste wird dem Feld Benutzerdefinierte Listen hinzugefügt, wo Sie sie auswählen können, um sie zu bearbeiten, indem Sie Elemente aus dem Feld Listeneinträge hinzufügen oder entfernen und erneut auf „Hinzufügen“ klicken, oder Sie können die Liste löschen, indem Sie auf „Löschen“ klicken. OK klicken».

Klicken Sie im Dialogfeld «Excel-Optionen» auf «OK».

Jetzt können Sie das erste Element in Ihrer benutzerdefinierten Liste eingeben, die Zelle mit dem Element auswählen und den Ausfüllpunkt über die Zellen ziehen, die Sie mit der Liste füllen möchten. Ihre benutzerdefinierte Liste wird automatisch in die Zellen gefüllt.

Methode 2: Füllen Sie eine benutzerdefinierte Serie basierend auf einer vorhandenen Liste von Elementen

Vielleicht speichern Sie Ihre benutzerdefinierte Liste auf einem separaten Arbeitsblatt in Ihrer Arbeitsmappe. Sie können Ihre Liste aus dem Arbeitsblatt in das Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen importieren. Um eine benutzerdefinierte Liste basierend auf einer vorhandenen Liste in einem Arbeitsblatt zu erstellen, öffnen Sie das Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen und stellen Sie sicher, dass NEUE LISTE im Feld Benutzerdefinierte Listen ausgewählt ist, genau wie bei der ersten Methode. Klicken Sie bei dieser Methode jedoch auf die Zellenbereichsschaltfläche rechts neben dem Feld «Liste aus Zellen importieren».

Wählen Sie unten im Excel-Fenster die Registerkarte für das Arbeitsblatt aus, das Ihre benutzerdefinierte Liste enthält. Wählen Sie dann die Zellen aus, die die Elemente in Ihrer Liste enthalten. Der Name des Arbeitsblatts und der Zellbereich werden automatisch in das Bearbeitungsfeld Benutzerdefinierte Listen eingegeben. Klicken Sie erneut auf die Zellenbereichsschaltfläche, um zum vollständigen Dialogfeld zurückzukehren.

Klicken Sie nun auf „Importieren“.

Die benutzerdefinierte Liste wird dem Feld Benutzerdefinierte Listen hinzugefügt und Sie können sie auswählen und die Liste bei Bedarf im Feld Listeneinträge bearbeiten. OK klicken». Sie können Zellen mit Ihrer benutzerdefinierten Liste mit dem Füllpunkt füllen, genau wie bei der ersten Methode oben.

Das Ausfüll-Handle in Excel ist eine sehr nützliche Funktion, wenn Sie große Arbeitsblätter erstellen, die viele sequenzielle Daten enthalten. Sie können sich viel Zeit und Mühe sparen. Viel Spaß beim Füllen!