So fügen Sie mit AutoText schnell Textblöcke in Microsoft Word ein

Wir alle haben ein paar große Textblöcke, die wir regelmäßig eingeben müssen – wie Ihre Adresse, lange Namen oder Ausdrücke oder sogar Tabellen und Bilder, die Sie häufig verwenden. Mit der AutoText-Funktion in Word können Sie diese Textblöcke speichern und mit wenigen Tastenanschlägen schnell einfügen, sodass Sie weniger Zeit mit der Eingabe verschwenden.

Die AutoText-Funktion ist schon lange Teil von Office, ist aber jetzt Teil von Quick Parts, die zu Office 2007 hinzugefügt wurde. Neben AutoText-Einträgen können Sie mit der Quick Parts-Funktion Dokumenteigenschaften (wie Titel und Autor) einfügen ) und Felder (wie Datum und Seitenzahlen). Quick Parts und AutoText-Einträge werden auch als „Building Blocks“ bezeichnet und Word enthält viele vordefinierte Building Blocks. Sie können auch beliebig viele benutzerdefinierte Bausteine ​​hinzufügen.

HINWEIS: Wir haben bereits darüber geschrieben, wie Sie in Word auf Text aus anderen Dokumenten verweisen, damit Sie wiederverwendbaren Inhalt in andere Dokumente einfügen können, die automatisch aktualisiert werden. Der in diesem Artikel beschriebene Trick ähnelt der Verwendung eines AutoText-Eintrags. Sobald jedoch Inhalt mit einem AutoText-Eintrag eingefügt wurde, wird dieser Inhalt NICHT automatisch aktualisiert, wenn Sie den AutoText-Eintrag ändern.

Es gibt noch andere Software, wie die kostenlose PhraseExpress für Windows, das systemweit eine ähnliche Aufgabe ausführt. Das ist großartig, weil es in jeder App funktioniert, nicht nur in Word, aber AutoText hat einige Vorteile – nämlich mehr Formatierungsoptionen (insbesondere Word-spezifische) als PhraseExpress und ist überall in Word verfügbar. Wenn Sie also beispielsweise keine Programme von Drittanbietern auf Ihrem Arbeitscomputer installieren dürfen, können Sie trotzdem AutoText verwenden.

Sie können AutoText-Einträge nur in Vorlagen speichern, nicht in den Dokumenten selbst. Standardmäßig werden neue AutoText-Einträge in der Vorlage Normal.dotm gespeichert. Dadurch wird die Verfügbarkeit Ihrer AutoText-Einträge nur auf Ihrem Computer beschränkt, es sei denn, Sie teilen Ihre Vorlage Normal.dotm mit anderen Computern. Sie können benutzerdefinierten Vorlagen AutoText-Einträge hinzufügen, dies unterliegt jedoch Einschränkungen, auf die wir später in diesem Artikel eingehen werden.

So erstellen Sie einen neuen AutoText-Eintrag

Erstellen Sie zunächst ein neues Word-Dokument und geben Sie den Inhalt (Text, Bilder, Tabellen usw.) ein, den Sie als AutoText-Eintrag hinzufügen möchten. Markieren Sie dann den Inhalt und klicken Sie auf die Registerkarte «Einfügen».

Wenn Sie möchten, dass Ihr AutoText-Eintragstext mit der Absatzformatierung für alle Absätze des Eintrags einschließlich des letzten Absatzes gespeichert wird, stellen Sie sicher, dass die Absatzmarke am Ende des letzten Absatzes in Ihrer Auswahl enthalten ist. Die Absatzmarke speichert die Formatierung für den Absatz. Wenn Sie die Absatzmarke am Ende des Absatzes nicht auswählen, übernimmt dieser Absatz beim Einfügen den Absatzstil des umgebenden Textes. Wenn Sie die Absatzmarke am Ende jedes Absatzes nicht sehen, können Sie sie in den Optionen anzeigen. Alle Zeichenformatierungen, die Sie auf Ihren AutoText-Inhalt angewendet haben, werden automatisch im AutoText-Eintrag gespeichert.

Klicken Sie im Abschnitt «Text» auf die Schaltfläche «Schnellteile erkunden» und bewegen Sie Ihre Maus im Dropdown-Menü über «AutoText». Wählen Sie dann „Auswahl in AutoText Gallery speichern“ aus dem Untermenü.

HINWEIS: Möglicherweise sehen Sie die Option „Auswahl in der Schnellteil-Galerie speichern“, die direkt im Menü „Schnellteile“ verfügbar ist. Diese Option fügt den ausgewählten Text als „Quick Parts“-Eintrag hinzu, nicht als „AutoText“-Eintrag. Die Einträge „Quick Parts“ und „AutoText“ sind beides Bausteine. Sie könnten den Eintrag auf diese Weise hinzufügen, aber wir werden ihn als AutoText-Eintrag hinzufügen.

Das Dialogfeld „Neuen Baustein erstellen“ wird angezeigt. Geben Sie im Eingabefeld „Name“ einen Namen für den AutoText-Eintrag ein.

Wir empfehlen, die Namen Ihrer AutoText-Einträge so unterschiedlich zu gestalten, dass Sie nur wenige Zeichen des Namens eingeben müssen, um jeden Eintrag in ein Dokument einzufügen. Wenn mehrere AutoText-Einträge sehr ähnliche Namen haben, müssen Sie genug Namen eingeben, damit Word weiß, welchen Eintrag Sie einfügen möchten.

Sie können auch die Kategorie für diesen Eintrag ändern. Die Dropdown-Liste «Kategorie» bietet die Option «Neue Kategorie erstellen», mit der Sie diesen AutoText-Eintrag zu einer benutzerdefinierten Kategorie hinzufügen können. Sie können auch die „Galerie“ ändern, in der der Eintrag erstellt wird.

Über die Klappliste „Optionen“ können Sie festlegen, wie der Eintrag in das Dokument eingefügt wird. Wenn Sie einen kleinen Text einfügen, beispielsweise einen Firmennamen, wählen Sie „Nur Inhalt einfügen“, wodurch der Inhalt des Eintrags inline am Cursor eingefügt wird. Sie können den Inhalt auch als eigenen Absatz oder auf einer eigenen Seite einfügen (perfekt zum Erstellen von Standard-Deckblättern).

Übernehmen Sie die Standardeinstellung für die Dropdown-Liste „Speichern in“. Dadurch wird der AutoText-Eintrag in Ihrer Normal-Vorlage gespeichert.

Nachdem Sie Ihren neuen AutoText-Eintrag eingerichtet haben, klicken Sie auf „OK“.

Wenn Sie das letzte geöffnete Word-Dokument schließen, wird möglicherweise das folgende Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die an der Vorlage Normal.dotm vorgenommenen Änderungen speichern möchten, wenn Sie die Option zum Speichern der Vorlage Normal aktiviert haben. Um Ihren AutoText-Eintrag in der Vorlage „Normal.dotm“ zu speichern, klicken Sie auf „Speichern“.

So fügen Sie einen AutoText-Eintrag in ein Dokument ein

Nachdem wir nun einen neuen AutoText-Eintrag erstellt haben, fügen wir ihn in ein Dokument ein. Erstellen Sie ein neues Word-Dokument oder öffnen Sie ein vorhandenes. Klicken Sie erneut auf die Registerkarte «Einfügen» und bewegen Sie Ihre Maus im Dropdown-Menü über «AutoText». Sie werden feststellen, dass der von Ihnen hinzugefügte AutoText-Eintrag direkt im Untermenü „AutoText“ verfügbar ist. Wählen Sie es aus, um den Inhalt in diesen Eintrag einzufügen.

Sie können auch einen AutoText-Eintrag einfügen, indem Sie einfach mit der Eingabe des Namens des AutoText-Eintrags beginnen. Ein kleines Popup-Fenster mit dem Namen des entsprechenden AutoText-Eintrags und Anweisungen, die Sie auffordern, zum Einfügen die Eingabetaste zu drücken, wird angezeigt. Drücken Sie „Enter“, um den gesamten AutoText-Eintrag in Ihr Dokument einzufügen. Sie können auch „F3“ drücken.

Der Inhalt des AutoText-Eintrags wird komplett mit den ursprünglichen Zeilenumbrüchen und Formatierungen eingefügt.

Um das Einfügen von AutoText-Einträgen schneller und einfacher zu machen, können Sie die Schaltfläche „AutoText“ zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.

So aktivieren Sie «Automatische Vervollständigungsvorschläge anzeigen»

Wenn Sie den AutoVervollständigen-Vorschlag nicht sehen, wenn Sie Ihren AutoText-Eintragsnamen eingeben, müssen Sie möglicherweise die Option «AutoVervollständigen-Vorschläge anzeigen» aktivieren.

Um „AutoVervollständigen-Vorschläge anzeigen“ zu aktivieren, öffnen Sie ein vorhandenes Word-Dokument oder erstellen Sie ein neues und klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.

Klicken Sie auf dem Backstage-Bildschirm in der Liste der Optionen auf der linken Seite auf „Optionen“.

Klicken Sie in der Liste der Elemente auf der linken Seite des Dialogfelds „Word-Optionen“ auf „Erweitert“.

Klicken Sie im Abschnitt «Bearbeitungsoptionen» auf das Kontrollkästchen «AutoVervollständigen-Vorschläge anzeigen», damit das Kontrollkästchen mit einem Häkchen versehen ist.

Jetzt können Sie die Eingabetaste drücken, nachdem Sie einen Teil des Namens eines AutoText-Eintrags eingegeben haben, um ihn einzufügen.

So bearbeiten Sie den Inhalt eines vorhandenen AutoText-Eintrags

Angenommen, Sie sind in ein neues Zuhause umgezogen und müssen Ihre Adresse in Ihrem AutoText-Eintrag ändern. Das ist ganz einfach. Geben Sie den Eintrag einfach wie gewünscht in ein neues Word-Dokument ein, wählen Sie ihn aus und rufen Sie dann das Untermenü „AutoText“ auf, wie bereits besprochen. Wählen Sie im Untermenü unter allen vorhandenen AutoText-Einträgen die Option «Auswahl in AutoText-Galerie speichern».

Geben Sie im Eingabefeld „Name“ denselben Namen wie der vorhandene AutoText-Eintrag ein und klicken Sie auf „OK“.

Ein Bestätigungsdialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie auf „Ja“, um den vorherigen AutoText-Eintrag durch den neuen zu ersetzen.

Jetzt können Sie den aktualisierten AutoText-Eintrag wie zuvor in jedes neue oder vorhandene Word-Dokument einfügen.

HINWEIS: Denken Sie daran, dass das Ändern eines AutoText-Eintrags den Inhalt dieses Eintrags in allen vorhandenen Dokumenten, in die Sie ihn bereits eingefügt haben, NICHT ändert. Der überarbeitete Inhalt des AutoText-Eintrags wird nur beim Einfügen des Eintrags nach einer Änderung verwendet.

So bearbeiten Sie die Eigenschaften eines vorhandenen AutoText-Eintrags

Sie können nicht nur den Inhalt eines AutoText-Eintrags bearbeiten, sondern auch die Eigenschaften des Eintrags ändern, z. B. die Vorlage, in der er gespeichert ist, die Kategorie usw.

Erstellen Sie dazu ein neues Word-Dokument oder öffnen Sie ein vorhandenes. Klicken Sie auf die Registerkarte «Einfügen» und dann im Abschnitt «Text» auf die Schaltfläche «Schnellteile erkunden». Wählen Sie im Dropdown-Menü „Building Blocks Organizer“ aus.

Das Dialogfeld „Building Blocks Organizer“ wird angezeigt. Es wird eine Liste aller „Bausteine“ angezeigt, die jeweils den „Namen“ und die jeweilige „Galerie“, „Kategorie“ und „Vorlage“ anzeigt. Sie sind in alphabetischer Reihenfolge nach der „Galerie“ aufgelistet. Unser neuer Eintrag „Adresse“ ist oben aufgeführt, da er sich in der Galerie „AutoText“ befindet. Klicken Sie auf den Eintrag, um ihn auszuwählen. Auf der rechten Seite des Dialogfelds wird eine Vorschau des Eintrags angezeigt.

Klicken Sie nach Auswahl des Eintrags „Adresse“ unterhalb der Liste der „Bausteine“ auf „Eigenschaften bearbeiten“.

Dasselbe Dialogfeld wird angezeigt, als Sie den AutoText-Eintrag erstellt haben; jetzt heißt es jedoch „Baustein ändern“. Wir ändern die „Option“ auf „Inhalt in eigenen Absatz einfügen, damit die Adresse immer ab einer eigenen Zeile eingefügt wird, auch wenn sich der Cursor am Ende einer anderen Zeile befindet. Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie die Änderung vorgenommen haben.

Es wird erneut ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt, in dem bestätigt wird, dass Sie den AutoText-Eintrag durch den überarbeiteten ersetzen möchten. Klicken Sie auf „Ja“.

So löschen Sie einen AutoText-Eintrag

Wenn Sie feststellen, dass Sie einen AutoText-Eintrag nicht mehr benötigen, können Sie ihn aus der Sammlung von Bausteinen löschen. Um einen AutoText-Eintrag zu löschen, öffnen Sie das Dialogfeld „Building Blocks Organizer“, wie im letzten Abschnitt beschrieben. Wählen Sie den zu löschenden AutoText-Eintrag aus und klicken Sie unter der Liste der „Bausteine“ auf „Löschen“.

Ein Bestätigungsdialogfeld wird angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie den ausgewählten Baustein wirklich löschen möchten, in diesem Fall einen AutoText-Eintrag. Klicken Sie auf „Ja“, um den Eintrag zu löschen. Sie kehren zum Dialogfeld „Building Blocks Organizer“ zurück. Klicken Sie auf „Schließen“, um es zu schließen und zu Ihrem Dokument zurückzukehren.

AutoText scheint eine Eigenart zu haben, wenn eine benutzerdefinierte Vorlage verwendet wird. Wir haben das Hinzufügen von AutoText-Einträgen zu einer benutzerdefinierten Vorlage getestet, aber als wir ein neues Dokument basierend auf dieser Vorlage erstellt haben, war der AutoText-Eintrag nicht verfügbar. Als wir jedoch ein neues Dokument basierend auf der Vorlage Normal erstellt und dann die benutzerdefinierte Vorlage an dieses Dokument angehängt haben, war der AutoText-Eintrag verfügbar. Wenn Sie also AutoText-Einträge in Ihrer eigenen benutzerdefinierten Vorlage speichern möchten, stellen Sie sicher, dass Sie die Vorlage nach der Erstellung an Ihre Dokumente anhängen, da sonst Ihre AutoText-Einträge nicht verfügbar sind. Wenn Sie etwas anderes entdecken, teilen Sie uns dies bitte in den Kommentaren mit.

In älteren Word-Versionen (2003 und früher) konnten Sie AutoText-Einträge von einer Vorlage in eine andere kopieren. Ab Word 2007 wurde diese Funktionalität jedoch entfernt.