So formatieren Sie ein vorhandenes Dokument in Word 2013 automatisch

Word verfügt über eine praktische Funktion, die Ihre Eingaben automatisch formatiert, während Sie sie eingeben. Dazu gehört das Ändern von Anführungszeichen in intelligente Anführungszeichen, das automatische Erstellen von Aufzählungs- und nummerierten Listen und das Erstellen von Hyperlinks von Webadressen. Was aber, wenn Sie ein vorhandenes Dokument haben, das Sie automatisch formatieren möchten?

Die AutoFormat-Funktion in Word funktioniert nicht nur bei der Eingabe von Text, sondern ist auch bei Bedarf verfügbar, um ein gesamtes vorhandenes Dokument zu formatieren. Dies ist nützlich, wenn Sie ein Dokument von einer anderen Person erhalten, das viele kleine Formatierungskorrekturen benötigt. Beachten Sie in der Abbildung oben, dass die Web- und E-Mail-Adressen nicht als Hyperlinks formatiert sind und die Liste mit zwei Elementen nicht als nummerierte Liste formatiert ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Word so einrichten, dass Sie die Formatierung in einem gesamten Dokument mit wenigen Klicks einfach ändern können.

Das AutoFormat-Tool von Word ist auf keiner der Multifunktionsleisten-Registerkarten verfügbar. Daher müssen wir es zur «Symbolleiste für den Schnellzugriff» hinzufügen, um es verwenden zu können. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil auf der rechten Seite der „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ und wählen Sie „Weitere Befehle“ aus dem Dropdown-Menü.

Der Bildschirm „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ wird im Dialogfeld „Word-Optionen“ angezeigt. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste «Befehle auswählen aus» die Option «Befehle nicht in der Multifunktionsleiste».

Scrollen Sie in der Liste unter der Dropdown-Liste «Befehle auswählen aus» nach unten, bis Sie die AutoFormat-Befehle finden. Wählen Sie „AutoFormat…“ und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

HINWEIS: Der Befehl „AutoFormat…“ ruft das Dialogfeld „AutoFormat“ auf, damit Sie die Einstellungen ändern können, bevor Sie die automatische Formatierung auf Ihr Dokument anwenden. Sie können auch den Befehl „AutoFormat Now“ hinzufügen, wenn Sie wissen, dass die Einstellungen Ihren Wünschen entsprechen und Sie die automatische Formatierung einfach sofort anwenden möchten. In diesem Beispiel möchten wir über die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Dialogfeld «AutoFormat» zugreifen.

Der Befehl „AutoFormat…“ wird der Liste auf der rechten Seite des Dialogfelds hinzugefügt. Verwenden Sie die Pfeilschaltflächen rechts neben der Liste, um den Befehl „AutoFormat…“ an eine andere Stelle in der „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ zu verschieben.

Klicken Sie in der Symbolleiste «Word-Optionen» auf «OK», um sie zu schließen.

Jetzt ist die AutoFormat-Funktion in der «Symbolleiste für den Schnellzugriff» verfügbar. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Dialogfeld AutoFormat“.

Das Dialogfeld „AutoFormat“ wird angezeigt. Sie können wählen, ob Sie alles im Dokument auf einmal automatisch formatieren möchten («AutoFormat now») oder jede Änderung überprüfen, sobald Word darauf stößt («AutoFormat und jede Änderung überprüfen»).

Sie können auch den Dokumenttyp („Allgemeines Dokument“, „Brief“ oder „E-Mail“) angeben, damit Word den automatischen Formatierungsprozess einfacher anwenden kann.

Es gibt zusätzliche Optionen, die Sie festlegen können, um zu bestimmen, was Word ändert, wenn es das Dokument automatisch formatiert. Klicken Sie auf „Optionen…“, um auf diese Einstellungen zuzugreifen.

Die Registerkarte „AutoFormat“ im Dialogfeld „AutoKorrektur“ wird angezeigt. Wählen Sie die Elemente aus, die Word automatisch formatieren soll. OK klicken.»

Sie kehren zum Dialogfeld „AutoFormat“ zurück. Klicken Sie auf „OK“, um den automatischen Formatierungsvorgang zu starten.

Beachten Sie in unserem Beispiel, dass die Web- und E-Mail-Links jetzt formatierte Hyperlinks sind und die Liste zu einer formatierten nummerierten Liste wurde.

Beachten Sie, dass es sehr unwahrscheinlich ist, dass die AutoFormat-Funktion alle in Ihrem Dokument erforderlichen Formatierungsänderungen abfängt. Jedes Dokument ist anders, und Sie sollten das Dokument nach dem Anwenden der automatischen Formatierung überprüfen, um festzustellen, ob andere Formatierungsänderungen vorhanden sind, die Sie manuell anwenden müssen.