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So finden und ersetzen Sie Formatierungen in Microsoft Word

So finden und ersetzen Sie Formatierungen in Microsoft Word

Die Funktion Suchen und Ersetzen von Microsoft Word dient nicht nur zum Ersetzen von Text. Sie können auch Suchen und Ersetzen verwenden, um bestimmte Formatierungstypen im gesamten Dokument zu finden und diese Formatierung sogar durch eine andere zu ersetzen.

Wann ist das Suchen und Ersetzen von Formatierungen sinnvoll?

Es gibt viele Möglichkeiten, Suchen und Ersetzen zum Formatieren zu verwenden, aber wann sollten Sie die Verwendung von Suchen und Ersetzen in Betracht ziehen, anstatt manuelle Formatierungsänderungen anzuwenden oder andere Optionen wie den Format Painter zu verwenden?

Manchmal ist es sinnvoll, Formatierungsänderungen manuell anzuwenden. Wenn Sie beispielsweise die Farbe des gesamten Textes ändern oder alle fett gedruckten Texte in Ihrem Dokument entfernen müssen, können Sie dies tun, indem Sie alles auswählen (Strg+A) und dann die gewünschte Änderung anwenden. Wenn Sie genauer kontrollieren müssen, was geändert wird und was nicht, ist es möglicherweise besser, Ihr Dokument durchzugehen und diese Änderungen von Hand vorzunehmen.

Es gibt jedoch Zeiten, in denen Suchen und Ersetzen Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen, indem Formatierungsänderungen schneller und einfacher angewendet werden als die manuelle Formatierung. Sie können Suchen und Ersetzen verwenden, um nach Zeichen- und Absatzformatierungen zu suchen und diese zu ändern.

Hier sind ein paar Beispiele, wenn es nützlich sein könnte:

  • Sie haben im gesamten Dokument eine Zeichenformatierungsart verwendet und möchten diese in eine andere Formatierungsart ändern. Angenommen, Sie haben Kursivschrift zur Hervorhebung verwendet und möchten diese Formatierung jetzt entfernen.
  • Sie haben ein bestimmtes Wort oder eine bestimmte Wortgruppe, auf die Sie die Zeichenformatierung anwenden (oder ändern) möchten. Angenommen, Sie wiederholen den Satz „Rotkäppchen“ im gesamten Dokument und Sie haben sich nun entschieden, dass dieser Satz eine andere Schriftart und roten Text verwenden soll.
  • Sie haben eine bestimmte Absatzformatierung (Ausrichtung, Einzug, Abstand usw.) verwendet und möchten diese ändern. Angenommen, Sie legen fest, dass bestimmte Absätze linksbündig ausgerichtet werden und einen bestimmten Einzug haben, und jetzt möchten Sie diesen Einzug entfernen und diese Absätze zentriert ausrichten.

Nun ja, mit etwas Voraussicht hätten Sie Zeichen- und Absatzstile einrichten und diese dann konsequent in Ihrem Dokument anwenden können. Das würde es einfacher machen, einige dieser Dinge zu ändern. Wenn aus Vorausschau jedoch Rücksicht wird, kann Suchen und Ersetzen Ihnen helfen, die Arbeit zu erledigen.

Bereit, es in Aktion zu sehen?

Verwenden von Suchen und Ersetzen zum Ändern der Zeichenformatierung

Wenn es darum geht, Formatierungen zu finden und zu ersetzen, können Sie eine Suche nur nach bestimmten Formatierungsarten erstellen oder dies in Kombination mit der Suche nach Text tun (Sie können sogar ausgefallen sein und es mit Platzhaltern kombinieren, um Ihre Suche weiter zu verfeinern).

Wenn Sie nur mit Zeichenformatierung arbeiten möchten

Wenn Sie ohne Begleittext nach Formatierungen suchen möchten, ist das ganz einfach. Nehmen wir das Beispiel von vorhin, bei dem wir entschieden haben, dass wir kursiv gedruckten Text entfernen möchten. Starten Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, indem Sie zu Start > Ersetzen gehen oder Strg + H drücken.

Klicken Sie auf der Registerkarte Ersetzen, um Ihre Einfügemarke in das Feld «Suchen nach» zu platzieren. Klicken Sie anschließend auf das Dropdown-Menü „Format“ und wählen Sie die Option „Schriftart“.

Klicken Sie im Fenster Schriftart suchen auf die Option „Kursiv“ (oder auf die gewünschte Formatierung) und dann auf „OK“.

Zurück im Fenster Suchen und Ersetzen sehen Sie, dass die Formatierungsauswahl jetzt unter dem Feld «Suchen nach» aufgeführt ist, damit Sie den Überblick behalten können, was Sie suchen.

Platzieren Sie nun Ihre Einfügemarke im Feld «Ersetzen durch», gehen Sie zurück Format> Schriftart und wählen Sie diesmal die Option «Normal». Wenn Sie fertig sind, sehen Sie, dass die Formatierung unter dem Feld «Ersetzen durch» angezeigt wird.

Beachten Sie, wie «Not Bold» und «Not Italic» angezeigt werden. Sie können diese Methode nicht verwenden, um von einem Formatierungstyp zu einem anderen zu wechseln, sondern lediglich Formatierungen hinzuzufügen oder zu entfernen.

Auf jeden Fall sind Sie jetzt bereit für die Suche. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Weitersuchen», damit Word das nächste Vorkommen von allem, wonach Sie suchen, sucht und hervorhebt. Hier ist es unser nächstes kursiv geschriebenes Wort. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ersetzen“, um die Änderung vorzunehmen. Klicken Sie auf «Weitersuchen», um das nächste Vorkommen zu finden und zu wiederholen. Wenn Sie Glück haben, können Sie auch auf die Schaltfläche «Alle ersetzen» klicken, damit Word alles ersetzt, was es findet, ohne dass Sie jedes einzelne überprüfen müssen. Wir empfehlen jedoch, Ihr Dokument vorher zu speichern oder zu kopieren.

Wenn Sie mit Zeichenformatierung und Text arbeiten möchten

Ganz einfach, aber was ist, wenn Sie gleichzeitig mit Formatierung und Text arbeiten möchten? Nehmen wir ein größeres Beispiel.

Angenommen, Sie haben gerade einen Bericht eingegeben und formatiert und für den Firmennamen „Lorem Incorporated“ haben Sie Fett, Kursiv und blaue Schriftfarbe zur Hervorhebung verwendet. Ihr Dokument sieht ungefähr so ​​aus:

Ihr Vorgesetzter überprüft Ihren Bericht und bittet Sie, die blaue, fette und kursive Farbe zu entfernen. Außerdem müssen Sie „Lorem Incorporated“ in „Lorem Inc.“ ändern. Sie müssen die Änderungen schnell vornehmen und den überarbeiteten Bericht dann so schnell wie möglich per E-Mail an Ihren Vorgesetzten senden. All dies können Sie ganz einfach über Suchen und Ersetzen tun.

Starten Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, indem Sie zu Start > Ersetzen gehen oder Strg + H drücken.

Geben Sie „Lorem Incorporated“ in das Feld „Suchen nach“ ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Mehr», um die Optionen zum Suchen und Ersetzen zu erweitern, falls sie nicht bereits angezeigt werden.

Klicken Sie anschließend unten links auf die Schaltfläche „Format“ und dann auf die Option „Schriftart“.

Klicken Sie im Fenster „Schriftart suchen“ auf den Schriftstil „Fett kursiv“. Wählen Sie im Dropdown-Menü «Schriftfarbe» die blaue Farbe (die derzeit auf den Text angewendet wird). Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie fertig sind.

Beachten Sie, dass die soeben vorgenommene Formatauswahl unter dem Feld «Suchen nach» angezeigt wird.

Geben Sie als Nächstes „Lorem Inc.“ ein. in das Feld „Ersetzen durch“. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche «Formatieren» und dann auf «Schriftart».

Wählen Sie den Schriftstil „Normal“ und im Dropdown-Menü „Schriftfarbe“ die Option „Automatisch“ (standardmäßig schwarz). Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie fertig sind.

Jetzt können Sie die Schaltflächen „Weitersuchen“ und „Ersetzen“ verwenden, um jedes Vorkommen in Ihrem Dokument schrittweise durchzugehen, oder Sie können auf die Schaltfläche „Alle ersetzen“ klicken, um alle Vorkommen auf einmal zu ändern. Wenn Sie „Alle ersetzen“ verwenden, empfehlen wir, zuerst eine Kopie Ihres Dokuments zu speichern oder zu erstellen.

Verwenden von Suchen und Ersetzen zum Ändern der Absatzformatierung

Sie können Suchen und Ersetzen auch verwenden, um mit der Formatierung auf Absatzebene zu arbeiten, und es funktioniert ziemlich genauso wie mit der Formatierung auf Zeichenebene. Sie können damit sogar gleichzeitig Zeichen- und Absatzformatierungen suchen und ersetzen, wenn Sie möchten.

Aber nehmen wir ein einfacheres Beispiel, um zu sehen, wie es funktioniert. Nehmen wir an, wir haben einige Absätze aus einem anderen Word-Dokument kopiert und eingefügt, um sie in unserem Dokument zu verwenden. In unserem Dokument verwenden wir den Standardzeilenabstand, bei dem kein zusätzlicher Abstand vor Absätzen und 8pt-Abstand nach Absätzen vorhanden ist.

Aus irgendeinem Grund ist das Dokument, aus dem wir Absätze ziehen, so eingerichtet, dass vor und nach Absätzen ein Abstand von 18pt verwendet wird. Wir fügen den Text mit Formatierung ein, weil wir die Formatierung auf Zeichenebene wie fetter Text beibehalten möchten.

Die Ergebnisse sehen nicht gut aus, weil der kopierte und eingefügte Absatz viel mehr Platz davor und danach hat als unsere anderen Absätze.

Eine Möglichkeit, dies zu beheben, besteht darin, Strg+A zu drücken, um das gesamte Dokument auszuwählen und dann den Zeilenabstand für alle Absätze im Dokument auf ihre Standardwerte zu setzen. Aber was wäre, wenn wir einige Absätze hätten, in denen wir den Zeilenabstand angepasst hatten und diesen beibehalten wollten?

Sie haben es erraten – Suchen und Ersetzen zur Rettung. Starten Sie es erneut von Home > Ersetzen oder drücken Sie Strg + H.

Platzieren Sie Ihre Einfügemarke im Feld „Suchen nach“, öffnen Sie das Dropdown-Menü „Format“ und wählen Sie die Option „Absatz“.

Wählen Sie im Fenster „Absatz suchen“ die Formatierung aus, nach der Sie suchen möchten. In unserem Fall suchen wir nach Absätzen, bei denen der Vorher-Nachher-Abstand 18pt beträgt. Wenn Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, klicken Sie auf „OK“.

Diese Formatierung wird nun unter dem Feld «Suchen nach» aufgeführt.

Platzieren Sie nun Ihre Einfügemarke im Feld „Ersetzen durch“, öffnen Sie erneut das Dropdown-Menü „Format“ und klicken Sie auf „Absatz“.

Richten Sie dieses Mal die Formatierung ein, die Sie als Ersatz verwenden möchten. Wir verwenden die Standardeinstellung von Word ohne Leerzeichen davor und 8pt danach – genau wie im Rest unseres Dokuments. Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie es eingerichtet haben.

Jetzt können Sie suchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Weitersuchen», damit Word das nächste Vorkommen von allem, wonach Sie suchen, sucht und hervorhebt. Hier ist unser Absatz mit seltsamen Abständen gefunden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ersetzen“, um die Änderung vorzunehmen. Klicken Sie auf «Weitersuchen», um das nächste Vorkommen zu finden und zu wiederholen. Sie können auch auf die Schaltfläche «Alle ersetzen» klicken, um Word fortfahren zu lassen und ersetzen Sie alles, was es findet, ohne dass Sie jedes einzelne überprüfen müssen. Wir empfehlen jedoch, Ihr Dokument zu speichern oder zu kopieren, bevor Sie dies tun.

Und nachdem wir unseren Austausch durchgeführt haben, haben wir jetzt einen Absatz, der genau wie unsere anderen abgesetzt ist.

Sie können mit Ihren Suchvorgängen viel anspruchsvoller werden als die einfachen Beispiele, die wir hier bereitgestellt haben. Sie können mehrere verschiedene Arten von Zeichen- und Absatzformatierungen in einer einzigen Suche kombinieren. Sie können sogar Platzhalter und andere Sonderzeichen verwenden, um mit dem gefundenen Text kreativer zu werden. Aber das sollte für den Anfang reichen!

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