So finden Sie Dateien auf Flash-Laufwerken, Netzwerkfreigaben, DVDs und mehr sofort

Sie müssen kein Computer-Experte sein, um einen Stapel von Backup-Discs, Wechseldatenträgern, USB-Festplatten und anderen nicht lokalisierten Medien anzuhäufen. Eine Datei in diesem Durcheinander zu finden, insbesondere wenn Ihr Computer nicht mehr direkt darauf zugreifen kann, bereitet Kopfschmerzen. Lesen Sie weiter, während wir Ihnen zeigen, wie Sie einen blitzschnellen Dateiindex erstellen.

Warum möchte ich das tun?

Wenn jede einzelne Datei, die Sie haben, direkt auf Ihrem Computer gespeichert ist, finden Sie ganz einfach, was Sie brauchen. Es gibt tolle Suchtools wie Alles von VoidTools die in Sekundenbruchteilen Ihre Master-Dateitabelle durchforsten, um genau das zu finden, wonach Sie suchen.

Sobald Sie jedoch mit mehreren Festplatten, Wechselmedien (wie Daten-DVDs, Flash-Laufwerken, Sicherungsdateien auf USB-Festplatten usw.) und Netzwerkfreigaben arbeiten, wird die Suche immer schwieriger, wenn nicht unmöglich. Wenn Sie auf die blitzschnelle lokale Suche angewiesen sind, die Tools wie Everything bieten, kann es äußerst frustrierend sein, Dateien zu finden, die für solche Tools unerreichbar sind.

Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie alles von Ihren Netzwerkfreigaben über Ihr Flash-Laufwerk bis hin zur Backup-Festplatte, die Sie einmal im Monat herausziehen, indizieren. Sie müssen keine obskuren Änderungen an Windows vornehmen, Windows zwingen, durch Indizierungsrahmen zu springen, oder einen der anderen Unsinne, mit denen Sie sich viele Anleitungen gefallen lassen, um Windows dazu zu bringen, die Datei «Taxes 2009 1040» zu bestätigen .pdf“ existiert tatsächlich irgendwo in Ihrer Konstellation der Datenspeicherung.

Stattdessen genießen Sie die kinderleichte Suche, die blitzschnelle Katalogerstellung und das alles in einem leichten und tragbaren Paket, das Sie direkt von Ihrem Computer nehmen und mitnehmen können. Wie leicht? Die Apps benötigen weniger als 200.000 Speicherplatz und selbst die Indizierung jedes lokalen, Netzwerk- und separaten Speichergeräts in unserem gesamten Büro ergab nur eine Sammlung von Dateiindizes mit einer Größe von etwa 30 MB.

Was brauche ich?

Für das heutige Tutorial benötigst du folgende Dinge:

• 1 Kopie von Cathy .
• Zugriff auf die Datenträger, die Sie indizieren möchten.
• Optional: 1 Kopie von CathyCmd für die automatische Aktualisierung des lokalen Indexes.

Cathy ist ein einfaches und kostenloses Tool, das der Autor Robert Vašíček ursprünglich in den 1990er Jahren entwickelt hat, um seine Sammlung von MP3-Dateien zu katalogisieren. Er hat sich im Laufe der Jahre hervorragend um das kleine Projekt gekümmert und aktualisiert es immer noch ein paar Mal im Jahr routinemäßig.

Cathy installieren und konfigurieren

Nachdem Sie Cathy heruntergeladen haben, extrahieren Sie die einzelne Datei Cathy.exe an einen sicheren Ort. Wir haben uns dafür entschieden, unsere Installation in /My Documents/My Dropbox/Drive Indexes/ zu platzieren, damit 1) unsere Laufwerksindizes in Dropbox gesichert werden und 2) wir unsere Dateiindizes problemlos von unserem Heimcomputer/Netzwerk durchsuchen können.

Sobald Sie die ausführbare Datei extrahiert und platziert haben, fahren Sie fort und führen Sie sie aus. Sie werden mit einer nackten Installation begrüßt, wie im obigen Screenshot zu sehen ist. Keine Dateien, keine Kataloge, noch nichts zu suchen.

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, die besagt, dass Sie die mfc100.dll benötigen, bedeutet dies nur, dass Sie das Microsoft Visual C++ Resdistributable Package herunterladen müssen, um die Abhängigkeiten des Programms zu erfüllen. Sie können herunterladen die 32-Bit-Version hier und das 64-Bit-Version hier.

Beginnen wir mit der Erstellung unseres ersten Katalogs. Welche Dinge sollten Sie katalogisieren? Jedes Laufwerk, jeder Datenträger, jedes Wechselmedium, jedes Netzlaufwerk oder jede andere Datenquelle, auf die Sie von Ihrem Computer aus zugreifen und die Verzeichnisstruktur lesen können, ist ein faires Spiel. Hier sind einige Quellen, die Sie für Ihre Suche in Betracht ziehen sollten:

• Lokale Festplatten
• Wechselbare Festplatten
• CD/DVD-Backups
• Flash-Laufwerke
• Netzwerkfreigaben

Sie können das Projekt zwar starten, indem Sie einen Katalog für jeden Ihrer Dateispeicherorte erstellen, wir beginnen jedoch mit der Indizierung unserer Netzwerkfreigaben – in 99% der Fälle werden wir eine Datei auf unserem lokalen Computer nicht finden finden Sie es auf dem Office-Server.

Erstellen Sie Ihren ersten Katalog, indem Sie in der Haupt-GUI auf die Registerkarte Katalog klicken. Geben Sie im Feld „Root“ den Pfadnamen ein, der von dem Computer verstanden wird, von dem aus Sie arbeiten (zB G:MyDVDBackup oder serverMP3s). Wir beginnen mit der Indizierung von HiveSoftware, dem Speicherort, an dem wir die Softwareinstallationsdateien sichern. Sie können nicht nur den Speicherort angeben, der indiziert werden soll, sondern auch die Datenträgerbezeichnung.

Diese Datenträgerbezeichnung wird sowohl in Cathy als auch als Dateiname des spezifischen Katalogs angezeigt, der von Cathy für diesen Speicherort erstellt wurde (jedes neue Root-Verzeichnis, das Sie in Cathy eingeben, wird zu einem eigenen einzigartigen Katalog). Standardmäßig nimmt es den Namen des letzten Ordners in der Verzeichnisstruktur an (im Fall unseres HiveSoftware-Beispiels macht es das Volume-Label [software]). Im Allgemeinen bearbeiten wir die Datenträgerbezeichnung, um die Quelle anzugeben, also ändern wir sie jetzt in HiveSoftware, um uns an die Indexpunkte auf dem Büroserver zu erinnern.

Zusätzlich zu den oben genannten Änderungen können Sie im Kommentarfeld auch Kommentare hinzufügen (diese Kommentare werden neben zukünftigen Suchergebnissen angezeigt, die von dieser Quelle zurückgegeben werden). Standardmäßig ignoriert Cathy bestimmte Dateien (wie .tmp-Dateien); Sie können diese Einschränkung entfernen oder bei Bedarf ergänzen. Nachdem Sie die Einstellungen für Ihren ersten Katalogeintrag überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

Der neue Katalogeintrag erscheint in der Liste. Außerdem wird eine neue Datei in dem Verzeichnis vorhanden sein, in dem sich Cathy.exe befindet:

Wenn Sie in der Haupt-GUI zur Registerkarte «Suchen» navigieren, können Sie einen Suchausdruck in das Feld «Muster» eingeben, um nach Dateien im Katalog zu suchen. Eines der Dinge, die im Ordner /Software/ auf dem Office-Server gespeichert sind, ist eine Sammlung von Windows Home Server-Add-Ins, einschließlich LightsOut. Wir suchen jetzt danach, um den Katalog zu testen:

Perfekt! Da wir die Datei nicht nur sofort finden, sondern auch in den Netzwerkfreigabenamen der zu indizierenden Netzwerkfreigabe umbenannt haben, können Sie die Spalten ganz einfach durchlesen und genau sehen, wo sich die Datei befindet. Wenn die Suchergebnisse auf eine Ressource verweisen, auf die der Computer derzeit zugreifen kann (sei es weil das Suchergebnis lokal, auf einer Netzwerkfreigabe oder die indizierte DVD aktuell im Laufwerk ist), können Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag klicken und das Datei oder erkunden Sie den Pfad direkt von Cathy aus.

Fahren Sie fort und fügen Sie so viele Quellen hinzu, wie Sie möchten. Denken Sie daran, dass alles, was von Ihrem Computer gesehen werden kann (Netzwerkfreigaben, Discs im Disc-Laufwerk, sogar entfernte FTP-Ordner, die Sie in Windows als Verzeichnisse bereitgestellt haben), indiziert werden kann. Denken Sie daran, dass es umso länger dauert, je größer die Anzahl der zu indizierenden Dateien ist. Wir haben festgestellt, dass Cathy in 30 Sekunden etwa eine Viertelmillion Dateien indizieren kann. Wenn das Programm also nicht mehr reagiert, geben Sie ihm ein oder zwei Minuten Zeit Beenden Sie das Crunching der Dateitabellen.

Automatisieren der Katalogaktualisierung für lokale Laufwerke und Netzwerkfreigaben

Wenn Sie nur den ersten Teil des Tutorials befolgen, sind Sie den meisten Menschen bereits Lichtjahre voraus, da Sie jetzt einen durchsuchbaren Index all Ihrer Offline-Medien haben – es ist jetzt einfach und superschnell für Sie, genau zu finden, welches Backup Festplatte oder Netzwerkfreigabe, auf der Sie die alten Steuererklärungen hinterlassen haben.

Es gibt jedoch ein paar einfache Optimierungen, die Sie an Ihrem Cathy-Workflow vornehmen können, die Ihre Erfahrung erheblich verbessern und alles auf dem neuesten Stand halten.

Wenn Sie Cathy verwenden, um lokale Laufwerke oder Netzlaufwerke zu durchsuchen, bei denen sich der Inhalt der Verzeichnisse im Gegensatz zu einer gebrannten DVD-Sicherung ändern kann, lohnt es sich, einen Prozess zum Aktualisieren dieser Verzeichnisse einzurichten. Sie können jederzeit einen Katalog in Cathy auswählen, mit der rechten Maustaste klicken und den Inhalt dieses Katalogs aktualisieren, aber das ist mühsam und belastet unser Suchsystem.

Stattdessen verwenden wir CathyCmd, ein winziges Befehlszeilen-Interface-Tool für die Cathy-Suche, um stattdessen ein einfaches Batch-Skript zu schreiben, um alle unsere lokalen und Netzwerkverzeichniskataloge zu aktualisieren. Laden Sie CathyCmd von der Cathy-Website herunter und extrahieren Sie die einzelne ausführbare Datei in das gleiche Verzeichnis, in dem Sie Cathy.exe installiert haben.

Als nächstes müssen wir ein einfaches Skript erstellen, um CathyCmd zu steuern. Fahren Sie fort und erstellen Sie eine neue Textdatei im Verzeichnis namens update.txt und öffnen Sie sie. In der Textdatei müssen wir nur wenige Zeilen erstellen, um CathyCmd anzuweisen. Die Eingaben, die CathyCmd von diesem Skript liest, sind die Zeilen, die mit #IGN und #DEV beginnen. Sehen Sie sich unser Beispielskript unten an, um zu sehen, wie Sie Ihr eigenes Skript strukturieren:

## The IGN command is used to indicate filesdirectories you want ignored:
#IGN *.tmp; tmp; Temp*;
## The DEV command indicates the foldersfile locations you want cataloged:
## The format is: path , volume name
#DEV E: , DATA

Speichern Sie das Skript, nachdem Sie es nach Ihren Wünschen bearbeitet haben. Um das Skript zu testen, empfehlen wir, eine Dummy-Datei an dem Ort zu erstellen, den Sie aktualisieren. Wir haben Folgendes erstellt: whataintnocountry.txt auf dem Laufwerk E:.

Führen Sie das Skript aus, indem Sie CathyCmd.exe mit dem Parameter -f und der Skriptdatei wie folgt ausführen:

Werfen wir einen kurzen Blick in Cathy, um sicherzustellen, dass alles wie vorgesehen aktualisiert wurde:

Erfolg! Die neue Datei mit der zufälligen Pulp Fiction-Referenz wurde gefunden. Unser Update-Skript funktioniert perfekt.

Alles, was Sie jetzt tun müssen, um den Automatisierungsprozess abzuschließen, ist, einen Eintrag in den Windows-Taskplaner (oder ein alternatives Tool, wenn Sie eines verwenden) zu platzieren, um das Skript nach einem Zeitplan abzufeuern. Angesichts der Häufigkeit, mit der sich unsere lokalen Dateien und Netzwerkdateien ändern, können wir sie so einstellen, dass sie alle 12 Stunden aktualisiert wird.

Wenn Sie befürchten, die Aktualisierungsrate zu hoch zu setzen, weil dies die Systemressourcen belasten könnte, tun Sie es nicht. Sobald Sie das anfängliche Durchsuchen einer großen Platten- oder Verzeichnisstruktur durchgeführt haben, benötigt der neue Befehl für diesen Katalog weniger als eine Sekunde, um nach neuen Dateien zu suchen, und erzeugt keine merkliche Belastung der Systemressourcen.

Haben Sie eine clevere Möglichkeit, Cathy oder einen anderen Indexierungstipp oder -trick zu verwenden, den Sie mit Ihren anderen How-To-Geek-Lesern teilen möchten? Steigen Sie in die untenstehende Konversation ein und teilen Sie Ihre Weisheit bei der Dateisuche.