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Wie man

So faxen Sie ein Dokument nie wieder

So faxen Sie ein Dokument nie wieder

Faxgeräte fahren immer noch in Büros auf der ganzen Welt mit. Regierungsbehörden, Anwälte, Ärzte und andere langsame Organisationen benötigen oft noch Faxe – bestenfalls ist es ein notwendiges Übel.

Fax wird oft als sicherer als E-Mail angesehen, obwohl dies nicht der Fall ist. Faxgeräte kommunizieren unverschlüsselt über Telefonleitungen, und Faxgeräte werden häufig in belebten Bereichen aufbewahrt, in denen Dokumente von jedem leicht abgerufen werden können.

Alternativen zum Faxen

Es gibt viele Alternativen zum Faxen. Wenn Sie nicht durch Gesetze eingeschränkt sind oder weil die Person am anderen Ende die Verwendung von Fax verlangt, probieren Sie eine der folgenden Alternativen aus:

  • E-Mail-Dokumente: Ja, die bescheidene E-Mail kann viele Faxe ersetzen. Sie faxen wahrscheinlich sowieso ein Dokument, das von einem Computer eingegeben wurde. Warum sollten Sie sich also die Mühe machen, ein Faxgerät zu verwenden? Hängen Sie die Datei an eine E-Mail an oder fügen Sie einfach den wichtigen Text in eine E-Mail ein.
  • Scannen und E-Mail: Wenn Sie ein Faxgerät haben, das auch als Scanner fungiert, können Sie damit Papierdokumente als PDF-Dateien in Ihren Computer scannen. Hängen Sie diese PDF-Dateien an eine E-Mail an, um sie weiterzuleiten. Sie können sogar versuchen, das Dokument mit Ihrem Telefon zu scannen – sicher ist es nicht die beste Qualität, aber wir haben einige Faxe von ziemlich geringer Qualität gesehen.
  • Dokumente hochladen: In einigen Organisationen können Sie diese gescannten Dokumentdateien möglicherweise im Web hochladen, anstatt sie einfach per E-Mail zu versenden.
  • Verwenden Sie Schneckenpost: Schneckenpost ist eine langsamere Alternative zum Faxen, die in vielerlei Hinsicht schlechter ist, aber nicht immer schlecht. Wenn Sie kein Faxgerät haben und das Dokument nicht dringend ist, können Sie ein Dokument im Allgemeinen an die meisten Organisationen senden, anstatt es zu faxen. Sicher, Sie müssen sich mit dem Postsystem befassen, aber zumindest müssen Sie nichts faxen.

Dokumente signieren, ohne sie auszudrucken

Möglicherweise müssen Sie Dokumente unterschreiben und an jemanden senden. Sobald diese ausgedruckt sind, könnten Sie versucht sein, sie zu faxen. Die Alternative wäre schließlich, das Dokument auszudrucken, zu signieren, wieder in Ihren Computer einzuscannen und per E-Mail zu versenden. Anstatt Ihre Zeit damit zu verschwenden, können Sie mithilfe von Software Ihre echte Signatur auf ein Dokument auf Ihrem Computer anwenden. Erfassen Sie Ihre Unterschrift einfach einmal und sie wird als Bild gespeichert, das Sie auf Dokumente anwenden können. Sie können zukünftige Dokumente problemlos signieren, ohne sie auszudrucken.

Wenn Sie ein Tablet mit einem Stift haben, können Sie mit dem Stift sogar ein Dokument direkt auf Ihrem Bildschirm signieren.

Faxen Sie ein Dokument online

Mit Online-Faxdiensten können Sie ein Dokument faxen, ohne ein eigenes Faxgerät oder sogar eine Telefonleitung zu benötigen. Sie verwenden eine webbasierte Oberfläche, um ein Dokument hochzuladen und die Telefonnummer des Empfängers einzugeben. Der Dienst selbst kümmert sich um alle Aufgaben der letzten Meile und faxt Ihr Dokument über die eigenen Telefonleitungen an das Remote-Faxgerät.

Wenn Sie nur selten Faxe senden müssen, können Sie mit diesen Diensten hier und da einige Seiten senden, ohne einen Cent auszugeben. Wenn Sie Dokumente häufiger faxen müssen, müssen Sie möglicherweise etwas bezahlen – aber Sie müssen trotzdem für ein Faxgerät und eine Telefonleitung bezahlen.

Diese Dienste beinhalten technisch gesehen das Faxen, aber zumindest haben sie keine Lust auf ein klobiges altes Faxgerät und erfordern kein Festnetztelefon.

Erhalten Sie ein Fax online

Das Empfangen eines Faxes kann Kopfschmerzen verursachen, wenn Sie ein Heimbüro haben. Ihr Faxgerät muss eingeschaltet sein und ständig auf Faxe warten. Sie benötigen eine Standleitung, um Faxe zu empfangen, damit Sie keine Faxe verpassen, wenn Sie telefonieren. Sie können versuchen, andere Personen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bitten, Ihnen ein Dokument zu faxen, wenn Sie sicher sind, dass Ihr Festnetztelefon nicht angeschlossen ist.

Bitten Sie die Leute, Dokumente zu scannen und per E-Mail an Sie zu senden, anstatt sich mit all diesem Unsinn zu befassen. Sie können auch andere Tools verwenden, wenn Sie sich nicht auf E-Mails verlassen möchten – zum Beispiel JotForm zusammen mit Dropbox um eine Webseite zu erstellen, auf der Benutzer PDF-Dateien hochladen können und die in einem Ordner in Ihrer Dropbox angezeigt werden.

Sie können auch versuchen, einen Dienst zu verwenden, der Ihnen eine dedizierte Faxnummer zur Verfügung stellt und es Ihnen ermöglicht, dort Faxe zu empfangen. Diese kosten in der Regel Geld – schließlich muss der Faxdienst eine dedizierte Festnetznummer bezahlen und für Sie überwachen. eFax bietet 10 kostenlose eingehende Seiten pro Monat an, obwohl Sie keine kostenlosen ausgehenden Seiten erhalten. Hallo Fax Sie können fünf kostenlose Seiten senden, aber das war’s. Jeder kostenlose Online-Faxdienst hat einen solchen Haken: Es gibt ein kostenloses Angebot, das Sie anzieht, während Sie für die wichtigsten Funktionen bezahlen müssen. Das Faxen umfasst die Anbindung an Faxgeräte und Festnetztelefonnummern, und das ist nicht kostenlos. Es wird auch oft für geschäftliche Zwecke verwendet, und Unternehmen sind bereit, Geld für solche Dinge auszugeben.

Der letzte Ausweg: Verwenden Sie ein aktuelles Faxgerät, ohne eines zu besitzen

Wenn Sie sich nicht mit Online-Diensten oder Post befassen möchten und absolut keine andere Wahl haben, als gelegentlich Dokumente als Fax zu senden, gibt es immer noch eine Alternative zum Kauf eines eigenen Faxgeräts und zur Verwendung eines Festnetztelefons. Sie können wahrscheinlich ein lokales Geschäft besuchen, das das Kopieren anbietet, und Sie können ein paar Cent bezahlen, um ein Fax zu senden. Dies ist nicht ideal, wenn Sie häufig Faxe senden. Wenn Sie jedoch einmal im Jahr etwas faxen müssen, kann dies eine gute Option sein.

Dazu muss natürlich immer noch ein Faxgerät verwendet werden. Einige Unternehmen fordern lediglich Faxe an, und Sie fühlen sich möglicherweise nicht wohl, wenn Sie äußerst vertrauliche Dokumente in einen webbasierten Faxdienst hochladen. Sie können nicht viel tun, wenn Sie sich mit einer Organisation befassen müssen, die Faxe verlangt.

Das Faxen wird noch eine Weile bei uns sein, schon allein aufgrund von Vorschriften, die das Gesundheitswesen und juristische Organisationen dazu ermutigen, das ältere Faxsystem anstelle moderner Alternativen weiter zu verwenden.

Bildnachweis: Abhisek Sarda auf Flickr, Geschichten von einem wandernden Youkai auf Flickr, AuthenticEccentric auf Flickr

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