So exportieren und importieren Sie Regeln in Outlook

Wenn Sie Outlook schon längere Zeit verwenden, haben Sie wahrscheinlich einige Regeln eingerichtet, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer E-Mail-Flut helfen. Wenn Sie einen neuen Computer haben oder Windows neu installieren, müssen Sie sie nicht alle neu einrichten – exportieren Sie sie einfach.

Eine Regel in Outlook besteht aus einer Reihe von Schritten, die Sie einrichten, und führen automatisch bestimmte Aktionen für E-Mail-Nachrichten aus, sobald diese empfangen werden. Sie können beispielsweise automatisch eine Benachrichtigung anzeigen, wenn Sie wichtige E-Mails erhalten, ähnliche E-Mails in einen bestimmten Ordner verschieben oder eine Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Nachverfolgung kennzeichnen.

Zum Glück hat Outlook eine Möglichkeit, diese Regeln zu sichern. Dies ist nützlich, wenn Sie Windows neu installieren, Outlook auf einem neuen Computer einrichten oder Ihre Regeln für andere Personen freigeben müssen.

So exportieren Sie Ihre Outlook-Regeln

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Registerkarte «Startseite» aktiv ist. Klicken Sie im Abschnitt «Verschieben» auf «Regeln» und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü «Regeln und Benachrichtigungen verwalten».

HINWEIS: Sie können auch auf die Regeln und Warnungen zugreifen, indem Sie auf die Registerkarte «Datei» klicken und dann auf die Schaltfläche «Regeln und Warnungen verwalten» auf dem Bildschirm «Kontoinformationen» klicken.

Das Dialogfeld „Regeln und Warnungen“ wird angezeigt. Klicken Sie auf der Registerkarte „E-Mail-Regeln“ in der Symbolleiste über der Liste der von Ihnen erstellten Regeln auf „Optionen“.

HINWEIS: Alle hier aufgeführten Regeln werden gesichert, nicht nur ausgewählte Regeln.

Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen“ auf „Regeln exportieren“.

Das Dialogfeld „Exportierte Regeln speichern unter“ wird angezeigt. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie Ihre Regel-Sicherungsdatei speichern möchten. Geben Sie im Bearbeitungsfeld „Dateiname“ einen Namen für Ihre Sicherungsdatei ein. In der Dropdown-Liste „Speichern unter“ ist standardmäßig der Typ „Regelassistent (*.rwz)“ ausgewählt und die Dateierweiterung .rwz wird automatisch hinzugefügt. Wenn Sie Ihre Regeln mit anderen Personen teilen, die dieselbe Outlook-Version verwenden wie Sie, klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie Ihre Regeldatei für eine Person freigeben, die eine ältere Version von Outlook verwendet, müssen Sie einen anderen Regeldateityp auswählen, bevor Sie die Datei speichern, wie unten beschrieben.

Neben dem Regeldateiformat für die aktuelle Version von Outlook bietet die Dropdown-Liste „Speichern unter“ drei zusätzliche Formate für die Regeldatei für Benutzer, die noch Outlook 2002, 2000 oder 98 verwenden diese Optionen nach Bedarf und klicken Sie dann auf „OK“, um die Regeldatei zu speichern.

HINWEIS: Wenn Sie Ihre Regeln mit mehreren Personen teilen, die verschiedene ältere Versionen von Outlook verwenden, wählen Sie die früheste Version aus, da ältere Regeldateien immer in neueren Versionen von Outlook geöffnet werden können.

Nachdem Sie Ihre Regeldatei exportiert haben, klicken Sie in den Dialogfeldern „Optionen“ und „Regeln und Warnungen“ auf „OK“, um zum Hauptbildschirm von Mail (oder zum Bildschirm „Kontoinformationen“, je nachdem, wo Sie gestartet haben) zurückzukehren.

Jetzt können Sie die resultierende .rwz-Datei auf einem externen oder Netzlaufwerk sichern oder mit anderen Personen teilen.

So importieren Sie Ihre Outlook-Regeln

Angenommen, Sie haben Ihren neuen Computer eingerichtet, Office installiert, die gesicherte Outlook-Datendatei (die Regeln werden nicht in Outlook-Datendateien gespeichert) von Ihrem alten Computer importiert, und Sie können Ihre E-Mails abrufen. Lassen Sie uns die von Ihnen erstellten und gesicherten Regeln importieren, damit Outlook bei eingehenden E-Mails automatisch Maßnahmen ergreifen kann. Öffnen Sie das Dialogfeld «Regeln und Warnungen» auf eine der beiden zuvor beschriebenen Arten. Beachten Sie, dass die Liste der Regeln leer ist. Um dies zu beheben und Ihre Regeln zu importieren, klicken Sie auf „Optionen“.

Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen“ auf „Regeln importieren“.

Das Dialogfeld „Regeln importieren von“ wird angezeigt. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie Ihre Regelsicherungsdatei gespeichert haben, wählen Sie die .rwz-Datei aus und klicken Sie dann auf „Öffnen“.

Sie werden feststellen, dass sich die Liste der Regeln im Dialogfeld «Regeln und Warnungen» hinter dem noch geöffneten Dialogfeld «Optionen» mit Ihren benutzerdefinierten Regeln füllt. Klicken Sie im Dialogfeld „Optionen“ auf „OK“, um es zu schließen und zum Dialogfeld „Regeln und Warnungen“ zurückzukehren.

Wenn Sie die E-Mails vor dem Importieren Ihrer Regeln überprüft haben, können Sie Ihre Regeln jetzt für die bereits erhaltene E-Mail ausführen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste über der Liste der Regeln im Dialogfeld „Regeln und Warnungen“ auf „Regeln jetzt ausführen“.

Wählen Sie im Dialogfeld «Regeln jetzt ausführen» die Regeln aus, die Sie ausführen möchten, und klicken Sie auf «Jetzt ausführen». Sobald die Regeln ausgeführt wurden, klicken Sie auf „Schließen“ und dann auf „OK“ im Dialogfeld „Regeln und Warnungen“, um es zu schließen. Jetzt werden Ihre Regeln automatisch ausgeführt, überprüfen die E-Mails, die Sie erhalten, und führen die von Ihnen angegebenen Aktionen hinter den Kulissen aus.

HINWEIS: Einige Regeln funktionieren möglicherweise nicht auf anderen Computern, wenn bestimmte Ordner, Personen usw. in den Regeln verwendet werden, die auf dem ursprünglichen Computer erstellt wurden, aber auf den anderen Computern nicht verfügbar sind.