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So erstellen und verwenden Sie eine E-Mail-Vorlage in Microsoft Outlook

So verwenden Sie das Snooze-Tool von Outlook Online

E-Mail-Vorlagen in Microsoft Outlook sind einfach zu erstellen, aber nicht so einfach zu navigieren, wenn Sie tatsächlich eine verwenden möchten. Glücklicherweise können Sie eine Vorlage erstellen und sie zum leichteren Zugriff an das Menüband anheften.

Vorlagen sind sehr nützlich für sich wiederholende E-Mails, die Boilerplate-Text verwenden. In Outlook ist es einfach, eine Vorlage zu erstellen und zu speichern. Das Öffnen erfordert jedoch eine Menge Menüklicks. Es ist einfacher, die E-Mail einfach im Ordner „Entwürfe“ zu speichern und dann den Inhalt zu kopieren und in eine neue E-Mail einzufügen.

Das funktioniert, aber Sie können das Leben viel einfacher machen, wenn Sie die Vorlagenauswahl zum Menüband hinzufügen. Dies reduziert die Anzahl der Mausklicks und ermöglicht es Ihnen, Vorlagen wie vorgesehen zu verwenden. Eine Bibliothek mit nützlichen vorgefertigten E-Mails, die Sie aus einem Menü auswählen können, spart Ihnen viel Zeit.

Zunächst zeigen wir Ihnen, wie Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen und dann dem Menüband eine Vorlagenauswahl hinzufügen.

Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage

Bevor Sie eine Vorlage anheften können, müssen Sie eine erstellen. Öffnen Sie Microsoft Outlook und erstellen Sie eine neue E-Mail. Passen Sie es an, wie Sie möchten.

Vorlagen speichern den Betreff, den Textkörper und alle Formatierungen, einschließlich Farben, Hintergrundbilder, Ihre Unterschrift usw. Sobald Ihre Vorlagen-E-Mail wie gewünscht aussieht, klicken Sie auf „Datei“.

Klicken "Datei" in Outlook.

Wählen Sie „Speichern unter“.

Klicken "Speichern als."

Ändern Sie im Fenster «Speichern unter» das Feld «Speichertyp:» in «Outlook-Vorlage (*.oft)» und klicken Sie dann auf «Speichern».

Outlooks "Speichern als" Dialog Form.

Ihre Vorlage ist jetzt einsatzbereit.

So öffnen Sie E-Mail-Vorlagen mit Outlook

Um eine E-Mail-Vorlage so zu öffnen, wie Outlook es von Ihnen erwartet, müssen Sie zur Registerkarte «Startseite» navigieren und dann auf Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen klicken.

Um eine Vorlage in Outlook zu öffnen, müssen Sie auf . klicken "Heim," auswählen "Neue Dinge," klicken "Weitere Artikel," und dann klick "Wählen Sie Formular.".

Im Fenster „Formular auswählen“ müssen Sie dann das Dropdown-Menü „Suchen in:“ in „Benutzervorlagen im Dateisystem“ ändern. Schließlich können Sie dann auf Ihre Vorlage doppelklicken, um sie zu öffnen.

In dem "Formular auswählen" Panel, müssen Sie auf das "Nachsehen in:" Dropdown und wählen Sie "Benutzervorlagen im Dateisystem," und doppelklicken Sie dann auf Ihre Vorlage.

Eine neue E-Mail mit dem Inhalt der Vorlage wird geöffnet. Dies funktioniert, aber es ist kein schneller Prozess. Es ist auch leicht, den Menüpfad zu vergessen.

Es wird viel einfacher, Ihre Vorlagen zu öffnen, wenn Sie dem Menüband die Option «Formular auswählen» hinzufügen.

So öffnen Sie E-Mail-Vorlagen auf einfache Weise

Wir werden der Registerkarte „Start“ im Outlook-Menüband eine neue Schaltfläche hinzufügen, damit wir das Bedienfeld „Formular auswählen“ direkt von dort aus öffnen können.

Um zu beginnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Registerkarten im Menüband und wählen Sie dann «Menüband anpassen».

Klicken "Anpassen der Multifunktionsleiste" in Outlook.

Ändern Sie im Bereich «Menüband anpassen» das Dropdown-Menü «Beliebte Befehle» in «Alle Befehle».

Ändere das "Beliebte Befehle" Dropdown zu "Alle Befehle."

Scrollen Sie nach unten und wählen Sie «Formular auswählen».

Klicken "Wählen Sie Formular."

Um diese Schaltfläche zum Menüband hinzuzufügen, müssen Sie sie zunächst einer der Gruppen in der rechten Spalte hinzufügen.

Die Liste der Gruppen, die derzeit im Outlook-Menüband angezeigt werden.

Wir werden unsere Schaltfläche zum Tab «Start» in einer eigenen Gruppe neben «Neu» hinzufügen. Um Outlook mitzuteilen, dass Sie dies tun möchten, klicken Sie auf „Neu“ und dann auf „Neue Gruppe“.

Klicken "Neu," und dann klick "Neue Gruppe."

Klicken Sie auf die neue hinzugefügte Gruppe und dann auf «Umbenennen». Ändern Sie den Namen in «Vorlagen» (oder was auch immer Sie möchten) und klicken Sie dann auf «OK».

Klicken "Neue Gruppe (Benutzerdefiniert)," klicken "Umbenennen," Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie dann auf "OK."

Der Name der neuen Gruppe ändert sich in Ihren Namen. Der letzte Schritt besteht darin, die Schaltfläche der Gruppe hinzuzufügen. Wählen Sie in der Spalte auf der linken Seite «Formular auswählen», klicken Sie auf «Hinzufügen», um es der Gruppe hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf «OK».

Klicken "Wählen Sie Formular," klicken "Hinzufügen," und dann klick "OK."

Ihre neue Gruppe mit der Schaltfläche „Formular auswählen“ wird nun auf der Registerkarte „Startseite“ angezeigt.

Die "Formular auswählen" Schaltfläche in einer neuen Gruppe im Menüband angezeigt.

Jetzt können Sie einfach auf «Formular auswählen» klicken, um das Panel zu öffnen und sich das Klicken durch eine Vielzahl von Menüs zu ersparen.

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