So erstellen und verwalten Sie Kontaktgruppen in Outlook 2010

Wenn Sie feststellen, dass Sie tagsüber ständig E-Mails an dieselben Personen senden, ist es mühsam, deren Adressen einzeln einzugeben. Heute schauen wir uns an, wie Kontaktgruppen erstellt werden, um den Prozess erheblich zu vereinfachen.

Kontaktgruppen erstellen

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Neue Elemente Weitere Elemente Kontaktgruppe.

Dies öffnet das Fenster Vertragsgruppe. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen, klicken Sie auf und wählen Sie die Personen aus, die Sie aus Ihren Outlook-Kontakten, Ihrem Adressbuch oder Ihren neuen hinzufügen möchten.

Wenn Sie aus Ihrem Adressbuch auswählen, können Sie durchblättern und die gewünschten Kontakte hinzufügen. Wenn Sie eine große Anzahl von Kontakten haben, möchten Sie diese möglicherweise suchen oder die erweiterte Suche verwenden.

Wenn Sie Ihrer Gruppe einen neuen E-Mail-Kontakt hinzufügen möchten, müssen Sie nur den Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse eingeben und dann auf OK klicken. Wenn Sie möchten, dass das neue Mitglied zu Ihrer Kontaktliste hinzugefügt wird, stellen Sie sicher, dass es aktiviert ist.

Nachdem Sie die gewünschten Kontakte in der Gruppe haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Wenn Sie jetzt eine Nachricht verfassen, sollten Sie in der Lage sein, den Namen der von Ihnen erstellten Kontaktgruppe einzugeben.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Mitglieder der Gruppe enthalten sind, klicken Sie auf das Plus-Symbol, um die Kontakte zu erweitern. Sie erhalten ein Dialogfeld, in dem Sie darüber informiert werden, dass die Mitglieder der Gruppe angezeigt werden und Sie es nicht erneut reduzieren können. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Meldung nicht erneut anzuzeigen, und klicken Sie dann auf OK.

Dann werden die Mitglieder der Gruppe im Feld An angezeigt. Natürlich können Sie auch eine Kontaktgruppe in die Felder CC oder Bcc eingeben.

Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern zu einer Kontaktgruppe

Nach dem Erweitern der Gruppe stellen Sie möglicherweise fest, dass einige Kontakte nicht enthalten sind oder dass ein alter Kontakt nicht mehr in der Gruppe enthalten sein soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche An…

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kontaktgruppe und wählen Sie Eigenschaften.

Jetzt können Sie fortfahren und Mitglieder hinzufügen…

Oder markieren Sie ein Mitglied und entfernen Sie es. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Wenn Sie E-Mails an mehrere Personen senden müssen, können Sie durch das Erstellen von Kontaktgruppen Zeit sparen, indem Sie diese nicht einzeln eingeben. Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten, ist das Erstellen von Kontaktgruppen nach Abteilungen ein Muss!