So erstellen und verwalten Sie Kontakte in Outlook 2013

Outlook nützt nicht viel, wenn Sie keine Kontakte haben. Natürlich können Sie auch unterwegs E-Mail-Adressen eingeben, aber das ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es ist besser, Ihre Kontakte bereits in Outlook zu haben, damit Sie mit nur wenigen Klicks eine schnelle Nachricht senden können.

In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir die ersten Schritte mit Outlook besprochen, und heute möchten wir dies um die Arbeit mit Kontakten erweitern. Ihre Kontakte stehen im Mittelpunkt Ihrer Outlook-Erfahrung, diejenigen, mit denen Sie korrespondieren und wie Sie die Anwendung verwenden.

Wie Sie vielleicht erwarten, können Sie mit Outlook eine Menge Kontaktverwaltung durchführen, und es ist sehr sinnvoll, ein Adressbuch einzurichten, bevor Sie es verwenden.

Erstellen eines Adressbuchs

Um mit der Verwaltung Ihrer Kontakte zu beginnen, öffnen Sie zunächst den Personenmodus, damit Sie sich an die Arbeit machen können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kontakte zu Ihrem Adressbuch hinzuzufügen. Am Anfang importieren Sie Ihr Adressbuch wahrscheinlich aus einer anderen Quelle wie Ihrem Webmail oder einem anderen E-Mail-Programm.

Beachten Sie, dass Sie für jedes E-Mail-Konto, das Sie haben, ein Adressbuch haben. In dieser besonderen Situation haben wir ein lokales Adressbuch für unsere lokale Outlook-Datendatei und ein weiteres ist mit unserem E-Mail-Konto verknüpft.

Lassen Sie uns auf jeden Fall die Grundlagen behandeln, damit Sie Kontakte manuell hinzufügen können, wenn Sie kein Adressbuch zum Importieren haben. Im folgenden Screenshot sehen wir einen Teil unseres neuen Adressbuchs, der vorerst komplett leer ist.

Um zu beginnen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Neuer Kontakt“ und es öffnet sich ein neues Kontaktfenster. Das erste, was Ihnen vielleicht auffällt, ist, wie beschäftigt es aussieht, aber keine Angst, wenn Sie sich die vielen Funktionen auf der Multifunktionsleiste ansehen, werden Sie feststellen, dass es sich um ein ziemlich normales, alltägliches Kontaktformular handelt.

Lassen Sie uns dann auf den Punkt kommen und einen Kontakt für How-To Geek herstellen, indem Sie die entsprechenden Werte eingeben. Sie können auch ein Bild hinzufügen, das unnötig ist, aber immer noch eine nette Geste für das langweilige Adressbuch.

Nachdem Sie Ihren Kontakt oder Ihre Kontakte eingegeben haben, klicken Sie entweder auf „Speichern und schließen“ oder klicken Sie auf „Speichern und neu“, um einen weiteren Kontakt zu erstellen. Lass uns das tun. Wir haben die Wahl zwischen einem ganz neuen Kontakt oder einem neuen Kontakt für dasselbe Unternehmen.

In diesem Fall wählen wir letzteres, um Zeit beim Tippen zu sparen, und klicken dann auf „Speichern und schließen“, um unsere neuen Adressbucheinträge anzuzeigen.

Nicht schlecht, wir haben bereits zwei Kontakte, die wir mailen können, aber das ist zeitaufwändig. Es wäre viel einfacher, wenn wir Kontaktinformationen aus einer anderen Quelle nach Outlook verschieben könnten.

Wenn Sie einen Webmail-Dienst oder einen anderen verwenden, sind Ihre Kontakte höchstwahrscheinlich dort und müssen in Outlook importiert werden. Wenn Sie jeden Kontakt einzeln eingeben möchten, können Sie dies natürlich gerne tun. Wir empfehlen jedoch, Ihre Hauptkontaktliste zu importieren, sei es von Thunderbird, Gmail oder einem anderen E-Mail-Dienst.

Kontaktdatensätze importieren und exportieren

Unabhängig davon, ob Sie Gmail oder Yahoo Mail! verwenden oder ein E-Mail-Konto aus dem Jahr 1997 haben, das Sie sorgfältig verwaltet und gepflegt haben, Kontakte und alles, müssen Sie unweigerlich Kontakte in Massen in Ihre Outlook-Kontakte aufnehmen.

Dazu können Sie Kontakte aus einer anderen Quelle exportieren und anschließend in Outlook importieren. Normalerweise ist dies leicht zu bewerkstelligen, indem Sie einfach auf die Einstellungen oder Optionen Ihres E-Mail-Kontos oder Clients zugreifen und dann die Option Kontakte exportieren auswählen.

Normalerweise müssen Sie sie dann nur noch in Outlook importieren. Dies ist ein ziemlich einfacher Vorgang, der in den meisten E-Mail-Anwendungen ähnlich ist. Wir empfehlen Ihnen, unseren Artikel zu lesen, der erklärt, wie Sie Kontakte in Outlook exportieren und importieren und umgekehrt.

vCard? Was ist eine vCard?

Vielleicht haben Sie schon vCards (Virtual Card File oder .VCF) gehört, vielleicht haben Sie sogar eine erhalten oder verwenden eine. vCards sind ein standardmäßiges elektronisches Visitenkartenformat, das Sie mit anderen austauschen können, beispielsweise durch eine E-Mail-Signatur oder einen Anhang.

Unabhängig davon gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Sie vCards in Outlook handhaben können. Das wahrscheinlichste Szenario ist, dass Sie möglicherweise einen Kontakt von einer vCard importieren oder auf diese exportieren müssen. How-To Geek hat eine vollständige Beschreibung dieses Prozesses, die Sie schnell auf den neuesten Stand bringt.

Manchmal haben Sie möglicherweise viele vCards in einer einzigen vCard-Datei gespeichert. Wenn Sie jedoch versuchen, diese Datei zu konvertieren, wird nur die erste vCard in der Datei importiert. Um diese Einschränkung zu überwinden, müssen Sie zuerst in eine .CSV-Datei konvertieren und diese dann in Outlook importieren. Wir empfehlen Ihnen, diesen Artikel zu lesen, um eine vollständige Beschreibung dieses Prozesses zu erhalten.

Schließlich können Sie alle Ihre Kontakte in einzelne vCards oder eine einzelne Master-vCard exportieren, wie im vorherigen Absatz beschrieben. Auch hier haben wir ein großartiges kleines Tutorial dazu, damit Sie auf dem Laufenden sein sollten, wie Sie Ihre vCards relativ einfach in Outlook ein- und auslagern können.

Kontaktgruppen erstellen und verwalten

Lassen Sie uns jetzt über Gruppen sprechen, da die Möglichkeit, eine Nachricht schnell an eine ausgewählte Gruppe von Seelen zu senden, sicherstellt, dass Sie nicht vergessen, jemanden einzuschließen, und Sie davor bewahren, jeden Namen in das Feld An: einzugeben.

Um eine Kontaktgruppe einzurichten, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „Neue Kontaktgruppe“.

Nach dem Öffnen müssen Sie zunächst entscheiden, wie Sie Ihre Gruppe nennen möchten (hier nennen wir unsere „CES 2015“) und dann auf „Mitglieder hinzufügen“ klicken und „Aus Outlook-Kontakten“ auswählen. Sie können auch im Handumdrehen einen neuen Kontakt erstellen oder ein anderes Adressbuch auswählen, beispielsweise wenn Sie Personen aus dem Verzeichnis Ihres Unternehmens aufnehmen möchten.

Aus der Liste wählen wir unsere Gruppenmitglieder aus. Denken Sie daran, dass Sie Mitglieder auswählen können, indem Sie „STRG“ gedrückt halten und mit der linken Maustaste auf jedes Mitglied klicken. Unabhängig davon, wann immer Sie neue Mitglieder hinzufügen möchten, wählen Sie den oder die Namen aus und klicken auf die Schaltfläche „Mitglieder ->“, wodurch sie der Gruppe hinzugefügt werden.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „OK“.

Sie kehren zum Gruppenverwaltungsbildschirm zurück, wo Sie die Mitglieder Ihrer neuen Gruppe überprüfen und andere Änderungen vornehmen können. Sie können die Gruppe beispielsweise als Vcard- oder Outlook-Kontakt weiterleiten, Notizen zur Gruppe hinzufügen, der gesamten Gruppe eine E-Mail senden oder ein Meeting nur mit diesen Gruppenmitgliedern erstellen.

In unserem Fall klicken wir einfach auf „Speichern und schließen“, um die Gruppe offiziell zu erstellen und zum Outlook-Hauptfenster zurückzukehren. Wir sehen jetzt unsere neue Gruppe in unserer Kontaktliste, gekennzeichnet durch das Gruppensymbol. Auf der rechten Seite sehen Sie das Mitglied der Gruppe und es gibt Symbole, mit denen Aktionen ausgeführt werden können. In diesem Beispiel steht nur das E-Mail-Symbol zur Verfügung, sowie die Schaltfläche „Bearbeiten“.

Beachten Sie, dass Sie am schnellsten eine E-Mail an eine Gruppe senden können, indem Sie einfach den Namen der Gruppe in das Feld An: eingeben. In diesem Fall könnten wir also „CES 2015“ eingeben und Outlook weiß, dass die Nachricht an alle in dieser Gruppe gesendet werden soll .

Personenoptionen

Wenn Sie auf „Datei -> Optionen“ klicken, können Sie Outlook auf verschiedene Weise in verschiedenen Kategorien konfigurieren.

Hier sind Ihre Mitarbeiteroptionen. Im Gegensatz zu anderen Kategorien in den Outlook-Optionen sind die Personenoptionen nur wenige und ziemlich einfach zu sortieren.

Mit den hier angebotenen Optionen können Sie entscheiden, wie Namen abgelegt werden, ob ein zusätzliches Stichwortverzeichnis angezeigt wird und ob Online-Status und Fotos angezeigt werden.

Die Verwaltung von Outlook-Kontakten ist ziemlich einfach, aber wie Sie gesehen haben, können Sie noch viel mehr tun, um sie ordnungsgemäß zu verwalten. Es verleiht viel mehr, um Ihre Outlook-Erfahrung abzurunden, wenn Sie mehr Informationen in Ihren Kontakten haben als nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse.

Wenn Sie jedoch immer noch etwas wie Gmail als primären E-Mail-Anbieter verwenden möchten, können Sie Outlook weiterhin verwenden, um Ihre Kontakte zu verwalten und sie gleichzeitig mit Ihrem Gmail-Konto zu synchronisieren.