So erstellen und verwalten Sie Aufgaben in Outlook 2013

Wenn Sie zu den Leuten gehören, die ein Whiteboard oder einen Notizblock mit einer sich ständig weiterentwickelnden To-Do-Liste haben oder Ihr Schreibtisch und Ihre Monitore mit Post-its geschmückt sind® Sie an wichtige Ereignisse erinnern, dann ist dies der Artikel für Sie.

Mit Outlook können Sie To-Do-Listen erstellen, die aus Aufgaben bestehen, mit denen Sie alle möglichen Dinge tun können, z. B. Fälligkeitstermine, Erinnerungen, Kategorien und mehr festlegen. Der springende Punkt ist, eine aktivere Art von Aufgabenliste zu erstellen, mit der Sie interagieren können und die Sie ehrlich hält.

Arbeiten in der Aufgabenansicht

Wir haben in letzter Zeit die verschiedenen Feinheiten von Outlook 2013 besprochen. Wenn Sie damit noch nicht vertraut sind, empfehlen wir Ihnen, unsere Einführung zu lesen.

Andernfalls öffnen Sie Outlook bis zur Aufgabenansicht und sehen Sie sich um. Auf den ersten Blick werden Sie feststellen, dass es ziemlich leer und karg ist. Das liegt daran, dass wir es noch nicht mit der Vielzahl von Dingen gefüllt haben, die wir erledigen müssen und Besorgungen zu erledigen haben.

Lassen Sie uns durchgehen und Ihnen zeigen, wie Sie Aufgaben wie ein Profi verwenden und Ihr Leben mit Outlook weiter organisieren. Mit etwas Zeit und Arbeit haben Sie ein umfangreiches Set an Aufgaben, die Sie so einrichten können, dass Sie an die Fälligkeit erinnert oder sogar einer anderen Person zugewiesen werden können!

Aufgaben hinzufügen

Zu Beginn möchten Sie Aufgaben hinzufügen. Sie werden feststellen, dass sich auf der linken Seite der vertraute Ordnerbereich befindet. Sie können dieser Ansicht neue Ordner hinzufügen und Ihre Aufgaben effektiv in Kategorien einteilen. Sie können sogar eine neue Ordnergruppe erstellen, um Ihre Aufgaben bei Bedarf wieder zwischen Berufs- und Privatleben zu trennen.

Zu Beginn werden Sie feststellen, dass es eine Aufgabenordnergruppe namens Meine Aufgaben und zwei Unteraufgabenordner gibt: Aufgabenliste und Aufgaben. Wenn wir mit der rechten Maustaste auf den obersten Ordner klicken, können wir eine «Neue Ordnergruppe» erstellen, die wir Arbeitsaufgaben nennen.

Sie können eine Schnellaufgabe hinzufügen, indem Sie auf „Klicken Sie hier, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen“ oder auf „Neue Aufgabe“ im Home-Menüband klicken. Sehen Sie sich die folgende unbenannte Aufgabe an, auf die Sie eine Reihe von Optionen anwenden, die Aufgabe und ihre Details anzeigen und verwalten können.

Füllen wir unsere Aufgabe ein wenig mit einigen grundlegenden Details aus und klicken wir dann auf „Speichern & schließen“. Sie können Ihr Startdatum, Enddatum (sofern zutreffend), den Status, die Priorität und den Abschlussprozentsatz auswählen. Sie können auch das Kontrollkästchen „Erinnerung“ aktivieren und sich von Outlook benachrichtigen lassen, wenn Ihre Aufgabe fällig ist.

Anzeigen, Ändern und Aktualisieren von Aufgaben

Nachdem wir einige Aufgaben erstellt haben, können wir sie in unserer Aufgabenansicht aufgelistet sehen. Sie können hier einige grundlegende Bastelarbeiten durchführen, z. B. das Fälligkeitsdatum ändern oder eine Kategorie zuweisen, aber wenn Sie wirklich anzeigen und bearbeiten möchten, müssen Sie zum Öffnen doppelklicken.

Hier ist noch einmal unsere Aufgabe. Wir können Änderungen wie Status oder Priorität vornehmen oder auf die Schaltfläche „Details“ klicken.

Wenn mit der Aufgabe weitere Details verbunden sind, können Sie diese hier eingeben. Obwohl dies für die meisten Menschen nicht relevant ist, ist dies ein großartiger Ort, um zu verfolgen, wie viel sie Sie ungefähr kosten, wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern oder Beratern zu tun haben.

Es gibt noch ein paar andere Dinge, die wir erwähnen können, bevor wir zu den Wiederholungen übergehen. Nehmen Sie sich beim Stöbern in der Aufgabenoberfläche einen Moment Zeit, um zu beachten, dass Sie die Aufgabe löschen oder weiterleiten können, wenn Sie der Meinung sind, dass es sich nicht lohnt, sie weiterzuverfolgen, bzw. wenn Sie eine andere Person dazu benötigen.

Sie können die Aufgabe auch verwalten, z. B. als erledigt markieren, zuweisen und einen Statusbericht senden. Wir werden in Kürze mehr darüber sprechen. Sehen wir uns zunächst kurz an, wie Sie wiederkehrende Aufgaben einrichten.

Arbeiten mit wiederkehrenden Aufgaben

Das Erstellen einer wiederkehrenden Aufgabe entspricht dem Erstellen eines wiederkehrenden Termins oder einer wiederkehrenden Besprechung. Der Dialog, den Sie sehen, wenn Sie auf die Schaltfläche „Wiederholung“ klicken, wird Ihnen wahrscheinlich ziemlich bekannt vorkommen.

Hier also unsere Aufgabe „Über Arbeitssachen sprechen“, die jede Woche am Mittwoch wiederholt wird und kein Ende in Sicht ist. Beachten Sie auch, dass selbst dann, wenn Sie die Aufgabe nicht bis zur Wiederholung der Aufgabe abgeschlossen haben, eine weitere generiert wird.

Sie können dies überschreiben, indem Sie die Option „Neue Aufgabe neu generieren“ auswählen, die die Aufgabe nicht neu generiert, anstatt sie automatisch am x Tag zu wiederholen, bis die aktuelle Aufgabe als abgeschlossen markiert ist.

Eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen

Wir haben unser «Gespräch über Arbeitssachen!» Aufgabe alles vorbereitet, jetzt müssen wir sie nur noch an jemand anderen verpfänden! Klicken Sie im Abschnitt «Aufgabe verwalten» der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche «Aufgabe zuweisen».

Dadurch wird die Aufgabe als E-Mail geöffnet, die Sie dann an andere adressieren können. In diesem Fall weisen wir nur jemand anderem die Aufgabe zu, über Arbeitsthemen zu sprechen, und senden sie ihm per E-Mail.

Wenn Sie die Adresse in das Feld „An“ eingeben möchten, können Sie dies tun, oder Sie können den glücklichen Namen aus Ihrem Adressbuch pflücken. Sie haben kein Adressbuch eingerichtet? Lesen Sie, wie Sie Kontakte erstellen und verwalten, einschließlich des Imports Ihrer Kontakte aus Gmail direkt in Outlook.

Dieser Empfänger erhält dann eine E-Mail mit der Option „Akzeptieren“ oder „Ablehnen“. Wir wollen den Boss nicht verärgern, also nehmen wir einfach die Aufgabe an. Außerdem ist es nie eine schlechte Idee, über Arbeitssachen zu sprechen!

Schließlich, wenn die Machthaber den Fortschritt (oder dessen Fehlen) bei Ihrer derzeit zugewiesenen Aufgabe wissen möchten. Sie können ihnen einen Statusbericht senden.

Insgesamt ist es wahrscheinlicher, dass der durchschnittliche Outlook-Heimbenutzer Aufgaben verwendet, um Besorgungen zu erledigen oder Hausarbeiten zu erledigen, aber es ist nützlich, die gesamte Bandbreite Ihrer Fähigkeiten zum Erstellen von Aufgaben zu kennen. Lassen Sie uns nun zum Rest des Home-Menübands übergehen und darüber sprechen, was Sie tun können, um Aufgaben von dort aus zu verwalten.

Aufgaben verwalten und nach Ansicht sortieren

Im Laufe der Woche werden einige Aufgaben erledigt und andere nicht. Diejenigen, die Sie ausfüllen, können Sie als abgeschlossen markieren und vergessen. Aber diejenigen, die Sie nicht erreichen, müssen irgendwie verwaltet werden, oder Sie haben einfach eine ständig wachsende Liste von verfehlten Aufgaben.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, sie zu verwalten. Sehen wir uns diesen Bereich des Menübands an und zeigen Ihnen dann, wie Sie diese Werkzeuge optimal nutzen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche «Aus Liste entfernen» klicken, wird es als vollständig markiert und aus der Liste entfernt. Wenn Outlook auf ein Problem stößt, beispielsweise wenn die Aufgabe wiederholt oder unvollständig ist, werden Sie gefragt, was Sie dagegen tun möchten.

Sie können auch direkt mit den Aufgaben arbeiten, die Sie in Ihrer Aufgabenliste sehen. Sehen Sie sich den folgenden Screenshot für weitere Details an. Sie sehen, dass Sie einfach auf das Flaggensymbol klicken können, um es als abgeschlossen zu markieren, oder Sie können mit der rechten Maustaste klicken, um Ihre Nachverfolgungsoptionen anzuzeigen.

Ihr seht hier im nächsten Screenshot, dass morgen unsere Aufgabe „Fußball gucken rumsitzen“ ansteht, aber auch für nächste Woche markiert ist. Das Erstellen einer Folgeaufgabe dupliziert sie im Grunde für die Zeit, die Ihnen am besten passt, um sie möglicherweise abzuschließen. In diesem Fall könnten wir die Aufgabe von morgen als erledigt markieren oder entfernen, aber diese doppelte Aufgabe wäre noch nächste Woche fällig.

Beachten Sie, dass Sie Aufgaben aus einem von fünf voreingestellten Intervallen nachverfolgen oder eine benutzerdefinierte Nachverfolgung erstellen können.

Schließlich kann das Ändern Ihrer Ansicht dazu beitragen, eine große Anzahl von Aufgaben zu durchdringen. Wenn es nicht in der Multifunktionsleiste angezeigt wird, können Sie auf die Schaltfläche «Ansicht ändern» klicken und diese Optionen sehen.

So könnte eine einfache Liste aussehen. Die Ansicht unterscheidet nicht zwischen Abschlusszuständen oder Kategorien oder irgendetwas anderem. Es präsentiert einfach alle Ihre vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Aufgaben in einer einfachen Ansicht.

Sortieren wir hingegen unsere Sicht nach aktiven Aufgaben, sehen wir, dass die Dinge für uns sehr eingeengt sind.

Denken Sie immer daran, Ihre Aufgabenansicht zu ändern, damit Sie sie schnell durchsuchen oder ausblenden können, um ein maximales Produktivitätspotenzial zu erzielen!

Aufgabenoptionen

Lassen Sie uns zum Schluss die Aufgabenoptionen kennenlernen oder neu kennenlernen. Mit den Aufgabenoptionen können Sie Einstellungen ändern und ihr Verhalten und Aussehen ändern. Sie erreichen sie über das Menü Datei, indem Sie auf «Optionen -> Aufgaben» klicken.

Sie können Optionen für Erinnerungen an Aufgaben mit Fälligkeitsdaten, Farben für überfällige und abgeschlossene Aufgaben, Arbeitszeiten und andere einfache Optimierungen festlegen. Wenn Sie jetzt also möchten, dass überfällige Aufgaben hellblau sind oder Sie standardmäßige Erinnerungen am Ende des Tages statt am Anfang möchten, können Sie die Änderungen hier vornehmen.

Wie Sie sehen, entpuppt sich Outlook als sehr abgerundete Anwendung, und wir haben noch nicht einmal über Kalender und Notizen gesprochen! Wir hoffen, Sie können Aufgaben verwenden, um Ihre organisatorischen Fähigkeiten ein paar Stufen zu verbessern. Sie sind wirklich einfach einzurichten und zuzuweisen, und es ist schön, diese Erinnerungen zu haben und zu sehen, wie all die Dinge auf Ihrer Liste langsam abgehakt werden.

In der Zwischenzeit sind wir daran interessiert, von Ihnen zu hören. Haben Sie eine Frage oder einen Kommentar, den Sie uns hinterlassen möchten? Schauen Sie in unserem Diskussionsforum vorbei und feuern Sie los.