So erstellen Sie serverseitige Regeln in Outlook

Serverseitige Regeln werden auf dem Server und nicht im Outlook-Client ausgeführt, sodass Sie Regeln anwenden können, bevor Nachrichten Ihr System erreichen. Hier erfahren Sie, wie sie funktionieren und was Sie damit machen können.

Was sind serverseitige Regeln?

Wenn Sie normale Regeln in Outlook einrichten, funktionieren diese nur, wenn die Outlook-App auf Ihrem System geöffnet ist. Diese werden aufgerufen, weil sie in der Outlook-Client-App funktionieren. Sie eignen sich hervorragend zum Filtern von E-Mails in verschiedene Ordner, da die Regeln ausgelöst werden, wenn Sie Outlook öffnen oder wenn Nachrichten in Ihrem Posteingang eingehen.

Aber was ist, wenn Sie Regeln wünschen, die beim Schließen von Outlook ausgelöst werden, z. B. das Weiterleiten von Nachrichten an einen Kollegen, während Sie im Urlaub sind? Dazu benötigen Sie , die auf dem Server arbeiten, der Ihre E-Mails verarbeitet, unabhängig davon, ob Sie Outlook auf Ihrem Computer geöffnet haben. In Outlook können Sie auch diese erstellen, also lassen Sie uns den Vorgang durchgehen.

Vorbehalt: Serverseitige Regeln funktionieren, wenn Sie Microsoft Exchange für Ihren E-Mail-Server verwenden (entweder Cloud-basiertes O365 oder einen lokalen Exchange-Server), jedoch nicht, wenn Sie Outlook verwenden, um E-Mails von einem Anbieter wie Gmail oder Yahoo! zu verarbeiten. Sie können weiterhin eine Abwesenheitsantwort und Regeln für ein Nicht-Microsoft-Konto einrichten, aber Sie müssen Outlook eingeschaltet und ausgeführt lassen. Wenn Sie das brauchen, haben wir eine Anleitung für Sie.

So richten Sie serverseitige Regeln ein

Sie erstellen normale (clientseitige) Regeln im Regel-Manager, indem Sie zu Start > Regeln gehen, aber wir verwenden diese nicht. Gehen Sie stattdessen zu Datei > Optionen und klicken Sie auf die Schaltfläche «Automatische Antworten».

Um mit der Erstellung einer serverseitigen Regel zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Regeln“.

Dadurch wird das Bedienfeld „Automatische Antwortregeln“ angezeigt, und wie Sie sehen, können Sie nicht viel tun, außer auf die Schaltfläche „Regel hinzufügen“ zu klicken.

Im sich öffnenden Fenster Regel bearbeiten können Sie Ihre neue serverseitige Regel erstellen.

Sie werden sehen, dass die Optionen für diese Regeln viel einfacher sind als im Regelmanager. Dies liegt daran, dass Sie auf Aktionen beschränkt sind, die vom Server ausgeführt werden können. Wenn Sie möchten, dass Outlook beim Eintreffen einer Mail Ihres Chefs einen bestimmten Ton abspielt, können Sie dies nur mit einer clientseitigen Regel tun.

Nehmen wir an, einer aus dem Team ist abwesend und möchte, dass alle E-Mails zu How-To-Geek in einen bestimmten Ordner verschoben und an eine bestimmte Person weitergeleitet werden. Zuerst würden sie die Option «Direkt an mich senden» auswählen. Als nächstes würden sie «How-To-Geek» in die Betreffzeile eingeben. Sie würden dann die Option «Kopieren nach» auswählen und einen Ordner auswählen. Und schließlich würden sie die Option «Weiterleiten» aktivieren, den Empfänger aus dem Adressbuch auswählen und dann auf «OK» klicken.

Die Regel wird der Liste der serverseitigen Regeln hinzugefügt und dann unabhängig davon ausgeführt, ob Outlook geöffnet ist.

Sie können beliebig viele dieser Regeln hinzufügen. Und natürlich können Sie mit ihnen mehr machen als mit dem einfachen Beispiel, das wir hier gezeigt haben. Sie können sie verwenden, um die Bedeutung von Nachrichten von bestimmten Kontakten zu ändern oder die bestimmte Wörter im Betreff enthalten. Oder Sie können eine serverseitige Regel festlegen, dass bestimmte Arten von Nachrichten gelöscht werden, bevor sie Ihren Posteingang erreichen.