So erstellen Sie einen Flow von Grund auf neu

Microsoft Flow ist ein triggerbasiertes System zum Erstellen automatisierter Workflows. Es stehen viele Vorlagen zur Verfügung, aber wenn sie nicht für Sie geeignet sind, erfahren Sie hier, wie Sie einen brandneuen Flow von Grund auf neu erstellen.

Du benötigst einen kostenlosen oder kostenpflichtigen Plan, um Flow zu nutzen, also mach weiter und melde dich für einen an falls noch nicht geschehen. Gehen Sie zum Office 365-App-Launcher (die neun Punkte in der oberen linken Ecke) und klicken Sie auf Flow, um ihn zu starten.

Schritt 1: Erstellen Sie einen neuen Flow

Die Startseite führt Sie direkt in die Vorlagen, aber wir werden einen Flow von Grund auf neu erstellen, klicken Sie also im Menü auf der linken Seite auf „Meine Flows“.

Wenn Sie noch nie einen Flow erstellt haben, ist diese Seite leer. andernfalls enthält es alle Flows, die Sie zuvor erstellt haben. Klicken Sie auf Neu > Aus leer erstellen, um einen neuen Flow von Grund auf neu zu starten.

Schritt 2: Wählen Sie einen Trigger

An dieser Stelle müssen Sie einen Auslöser auswählen, um Ihren Flow zu starten. Sie können nach einem bestimmten Dienst suchen oder einen aus der Liste auswählen. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil unter den beiden Symbolreihen, um alle verfügbaren Dienste anzuzeigen.

Wir werden einen einfachen Ablauf einrichten, der eine E-Mail sendet, wenn eine Datei in einem bestimmten Ordner in OneDrive geändert wird. Dies ist nützlich, wenn Sie einen Ordner für jemanden freigegeben haben und wissen möchten, wann dieser etwas im Ordner ändert. Um diesen Flow einzurichten, müssen wir eine Triggeraktion auswählen, bei der es sich um eine OneDrive-Dateiänderung handelt. Klicken Sie zunächst auf den OneDrive-Dienst.

Stellen Sie sicher, dass Sie auf das richtige OneDrive geklickt haben – es gibt „OneDrive“ (das in kostenlosen und persönlichen Office 365-Abonnements enthalten ist) und „OneDrive for Business“ (das in Business-Plänen enthalten ist). Wenn Sie auf den OneDrive-Dienst klicken, müssen Sie sich erneut bei Office 365 anmelden, um sicherzustellen, dass Sie immer noch Sie sind. Nachdem Sie sich angemeldet haben, wird eine Liste mit OneDrive-Triggern angezeigt. Wir suchen nach dem Trigger «Wenn eine Datei geändert wird», der sich weiter unten befindet.

Klicken Sie auf „Wenn eine Datei geändert wird“, um die Optionen für diesen Auslöser zu öffnen. Die einzige erforderliche Option besteht darin, den Ordner auszuwählen, der die Dateien enthält, die Sie überwachen möchten, klicken Sie also auf das Ordnersymbol.

In einem Dialogfeld wird die OneDrive-Dateistruktur angezeigt, beginnend mit „Root“. Sie können dies auswählen, wenn Sie benachrichtigt werden möchten, wenn eine Datei in OneDrive geändert wird, oder Sie können auf den Pfeil neben Root klicken, um Ihre OneDrive-Ordnerstruktur zu durchsuchen und den Ordner auszuwählen, den Sie überwachen möchten.

Wir haben unseren /How-To Geek-Ordner ausgewählt.

Schritt 3: Wählen Sie eine auszuführende Aktion aus

Das ist der sortierte Trigger, also müssen wir jetzt eine Aktion auswählen, die ausgeführt werden soll. Klicken Sie auf „Neuer Schritt“, um die Optionen wieder zu öffnen.

Wir möchten eine E-Mail senden, wenn ein Element im How-To Geek-Ordner geändert wird, daher müssen wir den Outlook.com-Dienst auswählen. Es gibt viele Dienste zur Auswahl (und ärgerlicherweise nicht in alphabetischer Reihenfolge), also geben Sie «Outlook» als Filterbegriff ein und wählen Sie den Outlook.com-Dienst.

Wählen Sie die Aktion «E-Mail senden».

Dadurch werden die Optionen «E-Mail senden» angezeigt. Sie können beginnen, zu sehen, wie der Flow Gestalt annimmt, mit einem Auslöser oben und Aktionen unten.

Fügen Sie die E-Mail-Adresse, an die Sie die E-Mail senden möchten, in das Feld „An“ ein. Wenn Sie in das Feld «Betreff» klicken, werden Sie feststellen, dass rechts ein Feld «Dynamischer Inhalt» angezeigt wird. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, der E-Mail eine Betreffzeile basierend auf der geänderten Datei hinzuzufügen. Wir möchten, dass die Betreffzeile lautet „[file name] geändert wurde“, wobei „[file name]“ wird durch den Namen der Datei ersetzt. Klicken Sie dazu im Bereich „Dynamischer Inhalt“ auf „Dateiname“.

„Dateiname“ erscheint in der Zeile „Betreff“. Fügen Sie den Text «wurde geändert» hinzu (nicht vergessen, vor dem Wort «hat» ein Leerzeichen einzufügen).

Wir möchten es auch leicht machen, die Datei zu finden, also gehen Sie in der Zeile „Body“ erneut zum Panel „Dynamischer Inhalt“ und klicken Sie auf „Dateipfad“, um dies zum Text hinzuzufügen. Der Flow ist jetzt abgeschlossen, klicken Sie also auf Speichern.

Schritt 4: Testen Sie den Flow

Der nächste Schritt besteht darin, den Fluss zu testen. Klicken Sie oben rechts auf die Option Test.

Klicken Sie im sich herausschiebenden Fenster «Testablauf» auf «Ich führe die Triggeraktion aus» und klicken Sie auf «Speichern und testen».

Lassen Sie nun die Registerkarte mit Ihrem Flow geöffnet, wechseln Sie zu dem Ordner, den Sie in OneDrive überwachen, und nehmen Sie eine Änderung an einer Datei vor (Sie können dies in der OneDrive-Web-App oder in OneDrive auf Ihrem Computer tun). Speichern Sie die Änderung und kehren Sie zu der Registerkarte zurück, auf der Flow geöffnet ist. Sie sehen eine Meldung, die Ihnen mitteilt, dass der Flow erfolgreich ausgeführt wurde.

Wenn Sie Ihre E-Mail überprüfen, sehen Sie, dass eine E-Mail-Benachrichtigung an Sie gesendet wurde, wobei die Betreffzeile den Dateinamen und den hinzugefügten Text enthält und der Text den Dateipfad enthält.

Dies ist natürlich ein einfacher Ablauf, aber Sie können mehrere Auslöser und Aktionen für eine Vielzahl von Diensten hinzufügen sowie Variablen verwenden, Genehmigungskriterien einrichten, Daten an bestimmte Sicherheitsgruppen in Office 365 weiterleiten und vieles mehr. Microsoft fügt regelmäßig neue Funktionen hinzu, und während viele dieser Funktionen auf Geschäftsbenutzer ausgerichtet sind (und nur in Business-Plänen verfügbar sind), sind viele von ihnen auch für Heimanwender verfügbar und nützlich.