So erstellen Sie eine Indextabelle wie ein Profi mit Microsoft Word

Ein Index bietet dem Leser die Möglichkeit, wichtige Wörter in unserem Dokument leicht zu finden, aber das Erstellen eines Index von Hand ist sehr mühsam und zeitaufwändig. Glücklicherweise können Sie in Word automatisch eine Indextabelle erstellen.

Der übliche Ansatz zum Erstellen einer Indextabelle in Word besteht darin, jedes Wort, das wir indizieren möchten, manuell zu markieren, aber die andere Alternative besteht darin, ein Konkordanzdokument zu verwenden, um unser Masterdokument automatisch zu indizieren, was wir im heutigen Artikel behandeln werden.

Generieren des Index

Beginnen wir mit der Erstellung einer zweispaltigen Tabelle in unserer Konkordanzdatei. Schreiben Sie die Wörter, die Sie für die Indexierung markieren möchten, in die linke Spalte. Schreiben Sie den Text, den Sie in die Indextabelle des Masterdokuments in die rechte Spalte verwenden möchten.

Schließen Sie die Konkordanzdatei und öffnen Sie die Referenzregisterkarte Ihres Masterdokuments, um unser Masterdokument zu indizieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „AutoMark“ und wählen Sie das Konkordanzdokument, wenn Word Sie auffordert, die AutoMark-Datei anzugeben.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche OK geklickt haben, sehen Sie, dass Word einige Indexeintragsfelder in unserem Dokument erstellt.

Wir können diese Felder ausblenden, indem wir auf der Registerkarte «Startseite» auf die Schaltfläche «Absatz anzeigen/ausblenden» klicken.

Gehen Sie zum Ende des Masterdokuments und klicken Sie noch einmal auf die Schaltfläche „Index einfügen“ und diesmal auf die Schaltfläche OK, um den Index zu erstellen.

Das ist alles, was wir zum Erstellen einer Indextabelle mit einer Konkordanzdatei haben. Schauen wir uns genauer an, wie wir den Indexstil anpassen können.

Erstellen von Querverweisen im Index

Word ermöglicht es uns, verschiedene Arten von Indexen zu erstellen. Hier haben wir einen Index mit Untereintrag, der besonders nützlich ist, wenn wir eine Reihe eng verwandter Konzepte in unserem Dokument gruppieren möchten.

Der Trick beim Erstellen eines Untereintrags besteht darin, den Text in der rechten Spalte unserer Konkordanzdokumententabelle durch einen Doppelpunkt (:) zu trennen. Word behandelt alle Wörter, die nach dem Doppelpunkt stehen, als Untereintrag im Index.

Ein weiterer nützlicher Indextyp ist ein Querverweisindex, der normalerweise in der Form „Siehe auch …“ vorliegt.

Leider können wir in unserer Indextabelle keine Querverweise mit einer Konkordanzdatei erstellen, daher müssen wir das Indexfeld manuell bearbeiten, indem wir «t» nach dem indizierten Wort gefolgt vom querverwiesenen Wort hinzufügen.

Pflege des Index

Eine der Herausforderungen bei der Verwaltung eines Indexes in Word besteht darin, dass Word keine Schaltfläche oder kein Menü bereitstellt, auf das wir einfach klicken können, um die Indexfelder zu löschen, wenn wir unsere Konkordanzdatei erneut erstellen möchten.

Wir müssen ein Visual Basic-Skript verwenden, um die Indexfelder in unserem Dokument zu löschen. Die meisten von Ihnen denken bestimmt „Visual Basic Script, ich bin kein Programmierer! Was ist das ?». Keine Sorge, es ist nicht so schlimm, wie es sich anhört. Kopieren Sie einfach dieses einfache Skript, das von den großartigen Jungs von geschrieben wurde, und fügen Sie es ein TechRepublik in den Visual Basic-Editor von Word und führen Sie ihn aus, um die Indexfelder Ihres Masterdokuments zu bereinigen.

Sub DeleteIndexEntries()
Dim doc As Document
Dim fld As Field
Set doc = ActiveDocument
For Each fld In doc.Fields
fld.Select
If fld.Type = wdFieldIndexEntry Then
fld.Delete
End If
Next
Set fld = Nothing
Set doc = Nothing
End Sub


Öffnen Sie den Visual Basic-Editor, indem Sie Alt+F11 drücken und dieses Skript in den Editor einfügen. Führen Sie das Skript aus, indem Sie auf die Schaltfläche „Ausführen“ klicken, um die Indexfelder des Masterdokuments zu bereinigen.

Ihr Masterdokument sollte keine Indexfelder mehr haben. Wir können nun das Masterdokument neu indizieren und die Indextabelle über das Menü „Index einfügen“ neu erstellen.

Anwenden verschiedener Indextabellenformate

Ja, Index ist definitiv nützlich für Ihren Leser, aber wahrscheinlich denken einige von Ihnen: „Warum sieht die Indextabelle so langweilig aus. Kann ich das Aussehen ändern, um es attraktiver zu machen? Die Antwort ist, dass die Indextabelle nicht einfach aussehen muss.

Wir können den Stil der Indextabelle anpassen, indem wir eines der verfügbaren Formate auswählen, um das Erscheinungsbild der Indextabelle anzupassen.

Hier ist ein Beispiel, wie das Indexformat aussieht.

Wir können sogar unseren eigenen Stil auf die Indextabelle anwenden, indem wir „Aus Vorlage“ auswählen und auf die Schaltfläche „Ändern“ klicken.

Wählen Sie einen der verfügbaren Indexstile aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Ändern“, um unseren eigenen Stil zu erstellen.

Wir können den Schriftstil der Indextabelle anpassen.

Gibt der Indextabelle einige Rahmen oder Nummerierungen;

… um der Indextabelle ein bestimmtes Look-and-Feel zu verleihen.

Das ist alles, was wir zum Erstellen von Indextabellen mit Microsoft Word haben. Haben Sie noch weitere tolle Tipps zum Erstellen von Dokumenten? Teile dein Fachwissen in den Kommentaren.